- •Оглавление
- •Введение
- •I аналитическая часть
- •Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «как есть»
- •Характеристика предприятия и его деятельности
- •Организационная структура управления предприятием
- •Программная и техническая архитектура ис предприятия
- •Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
- •Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
- •Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
- •Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
- •Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
- •Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «как должно быть»
- •Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
- •Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
- •Выбор и обоснование способа приобретения ис для автоматизации задачи
- •Обоснование проектных решений
- •Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
- •Обоснование проектных решений по программному обеспечению
- •Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
- •II проектная часть
- •Разработка проекта автоматизации
- •Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
- •Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
- •Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
- •Информационное обеспечение задачи
- •Информационная модель и ее описание
- •Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
- •Характеристика результатной информации
- •Программное обеспечение задачи
- •Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
- •Характеристика базы данных
- •Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
- •Описание программных модулей
- •Контрольный пример реализации проекта и его описание
- •III обоснование экономической эффективности проекта
- •Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
- •Расчет показателей экономической эффективности проекта
- •Заключение
- •Список использованной литературы
- •Приложения
Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
Анализ показал, что в АО «Браир» для ведения документооборота в настоящее время не применяются системы автоматизации. Большая часть документов создается и обрабатывается с помощью программы Microsoft Word, а для хранения используется файловое хранилище в пределах каждого рабочего места.
Основные функции отдела делопроизводства АО «Браир» приведены на рис. 1.6.
Рис.1.6. Основные функции отдела делопроизводства АО «Браир»
Как видно из рис. 1.6, к основным функциям отдела делопроизводства АО
«Браир» относятся:
обработка поступающих документов;
регистрация документов в журналах с последующим распределением по специалистам;
ведение архивов документов по поддержке бизнеса и частных клиентов;
поиск документов для защиты интересов клиентов в судах и органах власти.
В настоящее время сотрудники АО «Браир» сталкиваются с проблемами быстрого поиска необходимых документов для работы с клиентами. Многие проекты по поддержке бизнеса проводятся несколькими сотрудниками, однако отсутствие единой среды для хранения документов приводит к сбоям, потерям важной информации и задержкам времени обслуживания клиентов.
Схема документооборота АО «Браир» приведена на рис. 1.7.
Рис. 1.7. Схема документооборота АО «Браир»
Как видно из рис. 1.7, при поступлении документа в организацию, отделом делопроизводства АО «Браир» производится регистрация входящего документа в журнале и отправка его специалисту в зависимости от содержимого.
После рассмотрения документа экспертом для отправки ответа клиенту специалистом подготавливается исходящий документ, который также регистрируется сотрудником отдела делопроизводства в журнале исходящих документов и отправляется клиенту.
Как видно из схемы документооборота, процесс работы с документами в организации не автоматизирован, что увеличивает нагрузку на отдел делопроизводства АО «Браир» и приводит к задержкам времени в работе экспертов.
Сравнительный анализ временных показателей по обработке электронных документов АО «Браир» с помощью табл. 1.2.
Таблица 1.2 Сравнительный анализ временных показателей по обработке электронных
документов АО «Браир»
Функция |
Затраты времени, мин. |
Частота появления за полгода, заявок |
Количество привлеченных специалистов |
Регистрация заявок на оказание консультационных услуг |
от 30 до 40 |
500-1000 |
3 |
Регистрация входящих документов |
35 |
3000 |
от 1 до 3 |
Регистрация в журнале исходящих документов |
30 |
3000 |
2 |
Регистрация и распределение внутренних локальных документов в организации |
30 |
5000 |
2 |
Ведение архива и осуществление поиска документов в архиве |
30 |
700 |
1 |
Ведение журнала документов |
20 |
1000 |
3 |
Визирование документов у руководящего персонала |
30 |
от 500 до 1000 |
1 |
Как видно из табл. 1.2, работа с документами занимает достаточно много времени и в данном процессе в настоящее время участвуют три специалиста отдела делопроизводства. Поскольку все документы создаются в программе
Microsoft Word, то их целостность и безопасность при передаче данных не обеспечивается.
Поэтому в деятельности АО «Браир» существует необходимость внедрения системы электронного документооборота, которая позволит сократить время на поиск и оформление документов и повысить безопасность работы с документами в целом.
Внедрение системы электронного документооборота в АО «Браир» позволит повысить контроль корреспонденции документов внутри организации, увеличить скорость обработки электронных документов в процессе их рассмотрения, согласования и утверждения, улучшить поиск документов за счет хранения всех документов в единой среде, снизить риски информационной безопасности, поскольку в системе электронного документооборота поддерживаются механизмы защиты данных.