Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «как должно быть»
Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке программного обеспечения существует достаточно много систем электронного документооборота, наиболее популярными среди которых являются системы электронного документооборота Documentum, 1С: Документооборот и Docsvision.
Система управления электронным документооборотом Documentum позволяет организовать комплексную работу с входящими, исходящими и внутренними документами, снизить трудоемкость решаемых задач и отслеживать контроль статуса выполнения документов.
Архитектура системы управления электронным документооборотом Documentum приведена на рис. 1.9.
Потоковый сканер
Сервер
распознавания
Администраторы Мобильные
рабочие
места
Пользователи
МФУ
Справочники
СУБД
Аудит
Серверы обработки очередей
Контент- серверы
Серверы балансировки нагрузки
Серверы приложений
СУБД
Solr
Отчёты
Сервер обработки очередей
Контент- серверы
Данные пользователя
Серверы обработки очередей
СУБД
Контент-
серверы
Документы
СУБД Серверы
обработки
очередей
СУБД
Solr
Архив
Серверы обработки очередей
Контент-
серверы
Аудит
Контент-
серверы Файловое
хранилище
Рис. 1.9. Архитектура системы управления электронным документооборотом Documentum
К достоинствам использования СЭД Documentum относятся:
возможность организации совместной работы с электронными документами различных структурных подразделений;
наличие единой точки доступа для работы с документами;
ускорение процессов поиска электронных документов за счет наличия единого файлового хранилища;
информационная техническая поддержка производителем в любой момент времени;
исключение рисков потери документов за счет наличия механизмов резервирования и восстановления данных.
Система электронного документооборота Documentum позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых документов, упрощает процедуры их создания отслеживания во время согласования. В ней поддерживается режим обсуждения электронных документов в режиме реального времени и обеспечения их защиты электронной подписью.
В состав системы электронного документооборота Documentum входят модули для регистрации документов, фильтрации и сортировки в разрезе сотрудников подразделений, а также отслеживания статуса (на утверждение, рассмотрение, отклонен).
В состав системы электронного документооборота Documentum входят следующие модули:
модуль управления процессом создания документов с поддержкой технологий их распознавания и перевода в текстовый формат, экспорта в текстовый редактор MS Office;
модуль рассылки документов, позволяющий определять маршрутизацию для прохождения документов;
модуль утверждения документов для реализации многоуровневой процедуры нанесения резолюции на документы во время согласования;
модуль для архивирования электронных документов в разрезе времени;
модуль для обеспечения защиты системы электронного документооборота;
модуль для генерации отчетов и принятия управленческих решений;
модуль для ускорения процессов поиска необходимых документов. Дополнительную защиту в системе электронного документооборота
Documentum для автоматической проверки содержания документов на правильность.
Среди систем электронного документооборота следует отметить систему 1С: Документооборот, которая обеспечивает автоматизацию процессов управления документами и их распределение в организации. Среди характерных отличий системы электронного документооборота 1С: Документооборот следует отметить, что кроме основных модулей в ее состав входят модули совместного обсуждения документов, управления рабочим временем, преобразования электронных документов из текстового формата в PDF-формат [21].
Функциональные возможности системы электронного документооборота 1С: Документооборот приведены на рис.1.10.
Рис. 1.10. Функциональные возможности системы электронного документооборота 1С: Документооборот
К основным функциональным возможностям системы электронного документооборота 1С: Документооборот относятся:
организация корреспонденции документов внутри предприятия;
обеспечение хранения документов и файлов в единой системе;
обновление версий системы 1С: Документооборот в режиме реального времени;
ведение учета делопроизводства и бизнес-процессов предприятия;
ведение учета и контроля исполнения документов;
ускоренный полнотекстовый поиск по документам, размещенным в архиве;
учет рабочего времени.
Кроме перечисленных систем на рынке программного обеспечения свое распространение получила система электронного документооборота Docsvision, в которой поддерживается контроль перемещения электронных документов между структурными подразделениями [22].
Функциональные возможности системы электронного документооборота Docsvision приведены на рис.1.11.
Рис. 1.11. Функциональные возможности системы электронного документооборота Docsvision
Как видно из рис. 1.11 в состав системы электронного документооборота Docsvision входит модуль делопроизводства, который выступает журналом, позволяющим классифицировать документы по различным признакам, в разрезе времени и статусу выполнения.
Выполним сравнительный анализ рассмотренных систем электронного документооборота по различным характеристикам, используя данные таблицы 1.3.
Таблица 1.3 Сравнительный анализ систем электронного документооборота по различным
характеристикам
Функции |
Система электронного документооборота Documentum |
Система электронного документооборота 1С: Документооборот |
Система электронного документооборота Docsvision |
Регистрация документов |
Да |
Да |
Да |
Создание шаблонов документов |
Да |
Да |
Да |
Возможность распознавания документов |
Нет |
Нет |
Да |
Возможность работы с документами через web- интерфейс |
Нет |
Нет |
Нет |
Возможность получения удаленного доступа к документам |
Нет |
Нет |
Нет |
Осуществление поиска документов по реквизитам с учетам монографии |
Да |
Да |
Да |
Поддержка механизма маршрутизации и отслеживание текущего состояния документа |
Да |
Да |
Да |
Стоимость, руб. |
300000 |
250000 |
450000 |
Система шифрования данных и поддержка механизма электронной подписи |
Да |
Да |
Да |
На основании сравнительного анализа можно сделать выводы, что достоинством внедрения приобретенного программного продукта является то, что он позволяет организовать совместную работу с документами в безопасном режиме и поддерживать механизмы электронной подписи. Недостатком внедрения приобретенной системы электронного документооборота является высокая стоимость и невозможность организации работы с документами на удаленном расстоянии.