Основные проблемы, связанные с организацией работы приёмной комиссии и пути их решения
Основной выявленной проблемой являлась неравномерность потока абитуриентов, вследствие чего в «часы пик» работа была затруднена большим столпотворением. В связи с большой очередью время индивидуальной беседы с посетителями значительно уменьшается, они не успевают задать все интересующие их вопросы, кто-то даже не решается подойти и задать эти вопросы, так как вокруг слишком много людей.
При этом, в другое время наблюдается полное отсутствие занятости сотрудников приёмной комиссии, так как, например, рано утром практически нет посетителей.
Пути решения проблемы:
- информирование абитуриентов о том, что желательно приходить подавать документы утром (прислушаются к этим пожеланиям приёмной комиссии лишь немногие студенты, но за счёт них можно будет сделать поток более равномерным)
- сокращение времени работы входа в Университет для подачи документов (приём документов может вестись также до 17:00, однако, после 15:00 или 16:00 можно переставать пускать абитуриентов, чтобы в последние часы не возникало очередного столпотворения, а ходили лишь те поступающие, кто пришёл раньше)
Неподготовленность некоторых членов приёмной комиссии к общению с абитуриентами и их родителями. Так как на работу в комиссию набираются различные студенты, среди них попадаются те, кто не может в полной мере рассказать о специальности, неподготовлен, необщителен или недостаточно компетентен.
Пути решения проблемы:
- Проведение краткого организационного собрания перед началом работы приёмной комиссии и организация ознакомительной лекции, включающей в себя общие сведения о ВШЭМ, об УрФУ, о правилах приёма и также напоминание о нормах общения с людьми, которые студенты ВШЭМ должны были к концу второго курса уже изучить на различных профильных предметах.
Возможно, небольшое премирование лучших сотрудников сможет достаточно стимулировать их к активной работе!
Некоторое неудобство, связанное с большой площадью, занимаемой приёмной комиссией, люди просто теряются и долго ищут нужные им отделы. Специально для этого есть отдельная группа работников, которые стоят на первом этаже и предлагают посетителям проводить их, но работа этой группы неэффективна, т.к. во время большого наплыва людей, их количества не хватает, а две трети своего рабочего времени они наоборот вынуждены просто стоять и ожидать.
Пути решения проблемы:
- Выдача всем без исключения на входе в здание памятки с картой расположения приёмных комиссий институтов, других необходимых отделов, пояснениями к этой карте и очерёдностью прохождения всех инстанций.
Вопросы, задаваемые абитуриентами
В первую очередь, хотелось бы отметить, что многие абитуриенты приходят подавать документы с большим количеством вопросов не только по правилам подачи документов и различным возможностям поступления, но зачастую с вопросами о программах обучения, сложности учёбы, перспективах обучения и т.д. Т.е. в приёмную комиссию они приходят вначале поговорить со студентами своих будущих специальностей. Чтобы упростить и оптимизировать работу, можно помочь абитуриентам получать эту информацию ещё до прихода в Университет. Предлагается для этого использовать интернет.
Во-первых, в значительной мере абитуриентам поможет организация и, главное, продвижение на сайте УрФУ в разделе Подачи документов Форума для общения. Существует два варианта: либо каким-либо образом продвинуть этот форум среди студентов и выпускников разных специальностей, чтобы заинтересовать их самостоятельно и добровольно отвечать на поступающие вопросы! Второй вариант – это направить от приёмной комиссии одного-двух работников в специализированную компьютерную аудиторию, где они смогут в своё рабочее время, также засчитывающееся за практику, отвечать на вопросы абитуриентов. Таким образом не придётся повторять одно и тоже каждому абитуриенту, а достаточно будет ответить на один вопрос и все, кто хотели задать аналогичные, прочитают ответ сами. Важно только, чтобы ответы были не сухими, чёткими и содержащими только указания куда идти и что делать, а являлись живым общением поступающих с, уже знающими ответы на все их вопросы, людьми!
Во-вторых возможна организация аналогичного раздела, только с односторонней связью, т.е. нужно попросить двух-трёх студентов с каждой специальности в свободной форме написать свои впечатления о их обучении, соображения насчёт его плюсов и минусов и выложить их на этот сайт, проструктурировав, чтобы можно было легко и быстро найти отзывы и «мнения изнутри» об интересующем направлении!
В-третьих, создание «горячей линии» приёма вопросов по электронной почте или даже по телефону, так как это должно ускорить ответы на вопросы по сравнению с личным общением.
В-четвёртых, продвижение в интернете на сайте университета информации о специальностях, т.к. большинство её просто не могут найти. К примеру, содержание всех специальностей, набор их предметов и учебные планы смогли бы отбросить довольно большое количество вопросов, если их предоставить в открытый доступ.
Для доказательства оптимальности приведённых предложений рассмотрим самые часто задаваемые студентами вопросы:
- Нравится ли учиться на этой специальности?
- Нет ли сожалений о том, куда я поступила?
- Интересно ли преподают, интересные ли предметы?
- Стоит ли идти, если более интересны гуманитарные/технические предметы?
- Как идёт обучение иностранным языкам?
- Есть ли возможность получать второе высшее образование, как?
- Насколько сложно учиться и легко ли вылететь?
И прочие подобные вопросы. Все эти вопросы содержат интерес к личному мнению студентов уже обучающихся на представляемой специальности, либо закончивших процесс обучения по ней. Следовательно, предложенные варианты общения абитуриентов с приёмной комиссией позволяют отбросить все вышеперечисленные вопросы и упростить/оптимизировать работы приёмной комиссии.
На любой из них легко можно давать ответы через интернет и прочие средства коммуникации.