Служба материально-технического снабжения на предприятии

Служба снабжения во многом определяет эффективную работу предприятия. Это подтверждает тот факт, что материальные издержки составляют наиболее важную статью общих затрат и могут доходить до 60 - 80 % всех издержек на производство и реализацию продукции.

Отсюда вытекают две основные задачи Службы снабжения:

• материальное обеспечение предприятия необходимыми товарами и услугами по закупке сырья, материалов, комплектующих в необходимом количестве и качестве в нужное время и в нужном месте;

• выполнение названной функции службы снабжения с позиции экономической целесообразности.

Эффективная деятельность структурных подразделений предприятия, отвечающих за снабжение, должна основываться на максимальном владении оперативной информацией о реальных поставках предприятию сырья, материалов, комплектующих изделий и т.д. и существующих потребностях предприятия в них. В связи с этим такие подразделения должны располагать следующей оперативной информацией:

• текущая потребность в отдельных видах сырья, материалов. комплектующих изделий и т.д.;

• объем запасов сырья и материалов на складе;

• объем производственного задела (незавершенного производства);

• сроки выполнения текущих заказов.

Кроме того, независимо от размера и сферы деятельности предприятия структурные подразделения, отвечающие за снабжение, должны иметь необходимую оперативную информацию о:

- производителях сырья и материалов и их заменителей;

- оптовых ценах на основные виды сырья и материалов;

- условиях отгрузки сырья и материалов;

- требованиях к формам оплаты поставщиков.

Руководствуясь общей классификацией материальных ресурсов различают:

• сырье (сырьевые материалы) предметы труда, подвергшиеся ранее воздействию труда и подлежащие дальнейшей переработке (например, древесина);

• основные материалы предметы труда, которые составляют материальную основу (субстанцию) готового продукта (например, металл, мука для производства хлеба);

• вспомогательные материалы – предметы труда, играющие вспомогательную роль в производственном процессе или способствующие осуществлению его (например, лаки, краски, смазочные материалы);

• покупные полуфабрикаты и комплектующие - предметы труда, входящие в готовый продукт и обуславливающие определенные затраты труда на сборку (монтаж) или дополнительную обработку на данном предприятии (например, заготовки из металла, подшипники);

• инвестиционные материалы.

В соответствии с концепцией логистики в процессе обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы снабжения.

Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи:

- что закупить;

- сколько закупить;

- на каких условиях закупить.

Кроме того, необходимо выполнить работы:

- заключить договор;

- проконтролировать исполнение договора;

- организовать доставку:

- организовать складирование.

Что, сколько и у кого закупить — задачи сложные по своей природе. В России их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись.

Для повышения эффективности работы службы снабжения предлагаю рассмотреть два варианта организации службы снабжения:

Эти варианты, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

На рисунке 1 представлен вариант организационной структуры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим, задачи что закупить и сколько закупить решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи, у кого и на каких условиях закупить решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, то есть заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Другой вариант, представленный на рисунке 2, предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, Начальника Службы снабжения. Такая структура создает широкие возможности логической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Рисунок 1.1 – Реализация функции снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия

Рисунок 1.2 – Реализация функции снабжения в процессе работы

одного подразделения предприятия

Для обеспечения материально-техническими ресурсами в ОАО существует Сектор комплектации. Его функции заключаются в своевременном определении потребностей в материалах, полуфабрикатах, покупных комплектующих, покупном инструменте на основное производство и вспомогательные нужды; заключении договоров на закупку; приобретении и доставке на склады

Эффективность работы службы снабжения можно оценить по двум направлениям:

- с точки зрения обеспеченности и использования материальных ресурсов;

с точки зрения уровня, динамики и структуры затрат, связанных со снабженческой деятельностью предприятия.

Рассмотрим алгоритм определения потребности в материальных ресурсах для функционирования ОАО «РЗП»представлен на рисунке 3.

Процесс формирования потребности в материальных ресурсах состоит из трех этапов.

Этап 1. Формирование исходной информации для определения потребности в материальных ресурсах.

На данном этапе формируется необходимая информация для определения потребности в материальных ресурсах в зависимости от выбранных методологических подходов и методов расчета потребности.

Этап 2. Определение сводной потребности в материальных ресурсах.

Методологической основой при определении сводной потребности в материальных ресурсах должен служить системный подход, предусматривающий расчеты потребностей во всех звеньях логической цепи, начиная с рынка закупок и заканчивая потреблением продукции и услуг. С этих позиций система показателей для определения сводной потребности предприятия в материальных ресурсах представлена на рис. 4.

Этап 3. Выбор методов определения потребности в материальных ресурсах.

При определении потребности в материальных ресурсах необходимо учитывать два принципиально разных подхода. Первый подход предусматривает определение потребности после момента ее возникновения, т.е. после получения заказа на выпуск продукции. При втором подходе осуществляется расчет потребности в материальных ресурсах на основе анализа расхода материалов в предыдущих периодах.

Выбор того или иного подхода к определению потребности в материальных ресурсах, а также методов ее расчета зависит от особенностей потребления конкретных видов материалов и наличия необходимых исходных данных для проведения расчетов.

Рисунок 3 – Алгоритм определения потребности в материальных

ресурсах

Рисунок 4 – Схема показателей для определения годовой

потребности в материальных ресурсах

После того, как предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

Поиск потенциальных поставщиков.

На этом этапе могут быть использованы следующие методы:

- объявление конкурса;

изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;

посещение выставок и ярмарок;

переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

Анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика. относят следующие:

- удаленность поставщика от потребителя;

• сроки выполнения текущих и экстренных заказов ;

• наличие резервных мощностей;

• организация управления качеством у поставщика;

• психологический климат у поставщика (возможности забастовок);

• способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

- финансовое положение поставщика, его кредитоспособность и др.

Оценка результатов работы с поставщиками.

Важным условием бесперебойной работы предприятия является полная обеспеченность потребности в материальных ресурсах источниками покрытия. Диаграммы на рисунке 5 показывают фактическую обеспеченность материальными ресурсами по кварталам и степень выполнения производственных планов. Из рисунка видна прямая зависимость между выполнением производственных планов и уровнем обеспеченности материальными ресурсами. Довольно низкое значение Коб.ф объясняется недостаточным и несвоевременным выделением финансовых ресурсов на нужды Службы снабжения.

Рисунок 5 – Фактическая обеспеченность материальными ресурсами и

выполнение производственных планов

Проверяется также качество полученных материалов от поставщиков, соответствие их стандартам, техническим условиям и условиям договора и в случаях их нарушения предъявляются претензии поставщикам.

Анализ производился на начало каждого квартала. При анализе учитывался запас материальных ресурсов на складах предприятия, которые могут быть использованы в плановом периоде.

Одним из критериев работы служб снабжения служат показатели своевременности поставок. Анализ поставок в ОАО «РЗП» в течение 3 квартала 2005 года показывает, что около 70% ТМЦ поставлены раньше сроков, установленных договорами. И только в двух случаях (ниже 1% общего объема) поставщиками были сорваны сроки и по этим фактам предъявлены претензии.

Неритмичная поставка сырья и материалов порождает простои оборудования, потери рабочего времени, необходимость сверхурочных работ. Простои не по вине рабочих им оплачиваются, сверхурочные работы оплачиваются по повышенной тарифной ставке. Все это увеличивает себестоимость выпускаемой продукции и соответственно снижает прибыль предприятия.

Рисунок 6 – Коэффициент неравномерности поставок по кварталам

Рисунок 7 – Коэффициент неравномерности поставок по месяцам

В ОАО «РЗП» в процессе реструктуризации сфер бизнеса в течение последних лет формируется двумерная структура управления, близкая к матричной. По мере ее формирования и внедрения удается частично у стран ять отмеченные недостатки.

Однако этого нельзя сказать о структуре управления системой материально-технического снабжения. До настоящего времени она представляет собой классический пример линейно-функциональной структуры. На лицо явное противоречие между общей тенденцией реструктуризации предприятия, совершенствованием его организационной структуры и безнадежно отставшей в этом плане, негибкой структурой управления материально-техническим снабжением.

Матричная структура управления отражает взаимодействие отделов сектора комплектации с другими подразделениями предприятия. Изменение структуры управления снабжением, приведение ее в соответствие с новой структурой предприятия, постоянное совершенствование — основное условие повышения эффективности всей системы материально-технического снабжения.

Следующим по важности мероприятием, от внедрения которого в значительной мере зависит эффективность работы служб снабжения, должно быть внедрение автоматизированного учета запасов ТМЦ на основе современных информационных технологий. Речь идет не только об учете материалов на складах службы снабжения, необходимо наладить автоматизированный учет материалов, комплектующих изделий в производственных подразделениях (цехах, корпусах).

К числу мероприятий по повышению эффективности работы службы снабжения следует отнести повышение квалификации персонала. Рассмотрим данные по персоналу отдела снабжения:

.Рисунок 8 - Изменение численности работающих по категориям

Рисунок 8 - Изменение состава руководителей по образованию.

Рисунок 10 - Изменение состава специалистов по образованию

Таблица 1 - Показатели движения ,сменяемости, текучести кадров за 2005 год в службе снабжения

принято за год	110 человек
выбыло за год	95 чел.
оборот по приему	12,6%
оборот по выбытию	11,0%
коэффициент восполнения	113%
коэффициент постоянства	87,0%
сменяемость	11,0%
текучесть	3,1%