Информатика лабораторный практикум ИЭМ

41

рабочем листе, надо щелкнуть первую ячейку диапазона, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкнуть последнюю ячейку диапазона. Для перемещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки. Чтобы выделить все ячейки листа, надо щелкнуть по кнопке Выделить все. Чтобы выделить несмежные ячейки или диапазоны ячеек, надо выделить первую ячейку или первый диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно выделить остальные ячейки или диапазоны. Чтобы выделить всю строку или весь столбец, надо щелкнуть заголовок строки или столбца. Чтобы выделить смежные строки или столбцы, надо выделить первую строку или первый столбец, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно выделить остальные строки или столбцы. Чтобы отменить выделение ячеек на рабочем листе, надо щелкнуть любую ячейку на листе.

Пользователь может производить следующие действия с рабочими листами книги: добавлять, удалять листы, переименовывать, перемещать листы, копировать рабочие листы книги, выделять все листы, назначать цвет ярлыка листам книги.

Все операции, которые можно выполнять с листами рабочей книги Excel, удобно выбирать из контекстного меню на ярлычке листа

(рис. 24).

Переименовать, перетащить

Рис. 24. Манипуляции с листами

Для переименования листа, надо вызвать контекстное меню на ярлычке листа и выбрать команду Переименовать, ввести новое имя и нажать клавишу ENTER. Для быстрого переименования листа надо: дважды щелкнуть по ярлычку листа, ввести новое имя с клавиатуры и для завершения нажать клавишу ENTER.

42

Для добавления листа надо: вызвать контекстное меню на ярлычке листа, выбрать команду Добавить… и в диалоговом окне дважды щелкнуть по шаблону листа.

Для быстрого добавления листа, надо выполнить команду

Вставка/Лист.

Для копирования листа надо вызвать контекстное меню на ярлычке листа, выбрать команду Переместить/Скопировать…, в диалоговом окне указать перед каким листом поместить копию, включить параметр

Создавать копию и щелкнуть ОК.

Для быстрого копирования листа надо зацепить его ярлычок, удерживая клавишу CTRL, и переместить его в нужное место.

Для перемещения листа надо: вызвать контекстное меню на ярлычке листа, выбрать команду Переместить/Скопировать…, в диалоговом окне указать перед каким листом поместить выбранный лист, щелкнуть ОК.

Для быстрого перемещения листа зацепите его ярлычок и переместите его в нужное место.

Для удаления листа надо: вызвать контекстное меню на ярлычке листа, выбрать команду Удалить и в диалоговом окне подтвердить удаление, щелкнув кнопку Удалить.

Для выделения нескольких листов книги надо щелкнуть ярлычок первого листа, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно щелкнуть ярлычки остальных листов.

Если пользователь выделил несколько листов, то выбранная команда будет применена ко всем выделенным листам.

В таблицу можно добавлять строки, столбцы или ячейки (рис. 25).

Рис. 25. Вставка и удаление элементов рабочего листа

Чтобы вставить одну или несколько строк в таблицу, надо: выделить столько строк, сколько нужно вставить и выбрать в меню Вставка команду Строки.

43

Чтобы вставить один или несколько столбцов в таблицу, надо: выделить столько столбцов, сколько нужно вставить и выбрать в меню

Вставка команду Столбцы.

Чтобы вставить одну или несколько ячеек в таблицу, надо: выделить столько ячеек, сколько нужно вставить, выбрать в меню Вставка команду Ячейки…, в диалоговом окне Добавление ячеек указать вариант вставки и щелкнуть ОК.

Чтобы быстро вставить диапазон ячеек, строк или столбцов, надо: выделить такой диапазон, который нужно вставить и в контекстном меню выбрать команду Добавить ячейки.

Чтобы удалить строки, столбцы или ячейки, надо: выделить диапазон, который надо удалить, выбрать команду Удалить в меню Правка или в контекстном меню выделенного диапазона.

При загрузке программы Excel автоматически создается чистая рабочая книга с именем Книга 1. Чтобы быстро создать такую же чистую рабочую книгу, надо щелкнуть по кнопке Создать на панели инструментов Стандартная. Excel позволяет создать рабочую книгу "с чистого листа" и на основе шаблона.

Шаблон – это специальная рабочая книга с уже готовыми "основами" таблиц для различных целей. Например, Авансовый отчет, Счетфактура, Карточка табельного учета и т. п.

Пользователь может создавать собственные шаблоны. Для того чтобы создать книгу на основе встроенного в Excel шаблона, нужно выбрать команду Файл/Создать, указать местоположение шаблона, щелкнув по команде На моем компьютере, выбрать на вкладке Решения (стандартные шаблоны) нужный шаблон и нажать кнопку ОК.

При создании новой рабочей книги используется шаблон Чистая книга. На вкладке Общие хранятся самостоятельно подготовленные шаблоны.

Excel позволяет открывать, изменять и сохранять рабочие книги. Для сохранения документа Excel предоставляет 2 команды: Сохранить – файл сохраняется с тем же именем в то же место. Сохранить как… – программа предлагает изменить место и/или имя

файла.

Для закрытия документа, можно выбрать команду Закрыть в меню Файл или щелкнуть по кнопке закрытия окна документа.

Для открытия уже существующего файла Excel можно найти нужный файл на локальном или сетевом ресурсе и дважды щелкнуть по его значку или в открытом окне Excel выполнить команду Файл/Открыть, в окне Открытие документа найти нужный файл и дважды по нему щелкнуть.

44

Переключиться с одной открытой рабочей книги на другую можно с помощью меню Окно или кнопок на панели задач.

Для ввода в ячейку данных достаточно выделить ячейку и ввести данные. Текст в ячейке по умолчанию выровнен по левому краю, а числа и даты выровнены по правому. Даты рекомендуется вводить в

формате ДД.ММ.ГГ (если в вашей операционной системе используется русский стандарт).

Для редактирования данных в ячейке надо дважды щелкнуть по ячейке или нажать функциональную клавишу F2 и сделать необходимые изменения.

Если введенные данные не умещаются по ширине или высоте ячейки, то необходимо увеличить ширину столбца или высоту строки. Чтобы изменить ширину столбца (высоту строки), надо навести курсор на правую (нижнюю) границу заголовка столбца (строки) и переместить ее в нужное положение.

Копирование и перемещение данных можно выполнять с помощью команд меню, контекстного меню, кнопок на панели инструментов Стандартная, комбинациями клавиш (рис. 26).

1

2

3

Команда Вставить

Рис. 26. Копирование данных

Для быстрого перемещения данных из одной ячейки (диапазона) в другую надо подвести курсор к рамке этой ячейки (диапазона), удерживая левую клавишу мыши, переместить данные в новое положение.

Для быстрого копирования данных из одной ячейки (диапазона) в другую необходимо подвести курсор к рамке этой ячейки (диапазона), удерживая левую клавишу мыши и клавишу CTRL, скопировать данные в новое положение.

Excel позволяет быстро заполнять ячейки повторяющимися данными, арифметическими прогрессиями, датами, стандартными

45

списками. Для заполнения ячеек данными вниз(вверх) по столбцу или вправо(влево) по строке удобно использовать средства автозаполнения.

При необходимости заполнить диапазон или несколько диапазонов одинаковыми данными можно выделить диапазон или несколько диапазонов ячеек, в активную ячейку ввести требуемые данные и нажать

CTRL + ENTER.

Чтобы заполнить данными диапазон ячеек вниз(вверх) по столбцу или вправо(влево) по строке, надо ввести в первую ячейку диапазона данные, подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +), удерживая нажатой левую кнопку мыши, "протянуть" данные в нужном направлении.

Чтобы заполнить диапазон данных арифметической прогрессией необходимо выбрать команду Правка/Заполнить/Прогрессия… или ввести в

ячейку значение первого элемента арифметической прогрессии, в соседнюю ячейку строки или столбца второй элемент арифметической прогрессии, выделить обе ячейки, подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +), удерживая нажатой левую кнопку мыши, "протянуть" данные в нужном направлении.

Для быстрого ввода порядковых номеров надо ввести в ячейку строки или столбца начальный номер, подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +), удерживая нажатой левую кнопку мыши и клавишу CTRL, "протянуть" данные в нужном направлении.

Чтобы заполнить последовательными датами диапазон ячеек вниз по столбцу или вправо по строке, надо ввести в первую ячейку диапазона дату, подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +), удерживая нажатой левую кнопку мыши, "протянуть" данные в нужном направлении.

Чтобы заполнить повторяющейся датой диапазон ячеек, надо ввести в ячейку дату, подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +), удерживая нажатой левую кнопку мыши, "протянуть" данные в нужном направлении.

Чтобы заполнить диапазон данных стандартными списками (дни недели и месяцы), надо ввести в ячейку строки или столбца элемент списка, подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +), удерживая нажатой левую кнопку мыши, "протянуть" данные в нужном направлении.

Стандартные списки можно просмотреть в меню Сервис/Параметры на вкладке Списки.

В ячейках Microsoft Excel могут храниться только три типа данных:

текст не более 256 символов;

число в любом настраиваемом формате, включая дату и время;

46

формула для последующего вычисления.

Настраиваются форматы данных с помощью окна диалога Формат ячеек и кнопок на панели инструментов Форматирование (рис. 27).

Окно диалога Формат ячеек можно вызвать выполнив команду Формат/Ячейки…, либо в контекстном меню выбрать команду Формат ячеек, а затем перейти на вкладку Число.

Чтобы быстро назначить выделенным данным формат, надо щелкнуть по кнопке соответствующего формата на панели инструментов Форматирование. Необходимо запомнить, что если были удалены данные в ячейке, то Excel "запомнит" формат данных, который там был установлен. При вводе данных в процентном формате следует сначала назначить формат всему диапазону, а потом вводить значения. Знак процента будет добавляться автоматически.

Процентный формат	Увеличить разрядность
Денежный формат	Уменьшить
Формат с	разрядность

разделителями

Рис. 27. Форматы данных в ячейках

Microsoft Excel позволяет отформатировать ячейки, назначив им:

выравнивание текста, перенос по словам, объединение ячеек и направление текста;

тип шрифта, размер шрифта, начертание, цвет символов;

тип линии для границы ячеек диапазона;

цвет для заливки ячеек.

Назначить формат ячейкам можно с помощью меню, контекстного меню и кнопок на панели инструментов Форматирование (рис. 28).

Чтобы отформатировать ячейки таблицы или таблицу целиком необходимо выделите диапазон данных, а затем выполнить команду Формат/Ячейки… или в контекстном меню выбрать команду Формат ячеек, в появившемся окне выбрать вкладки Выравнивание, Шрифт, Граница и

Вид.

Чтобы быстро назначить выделенным ячейкам формат, надо щелкнуть по кнопке соответствующего формата на панели

инструментов Форматирование.

47

Размер шрифта		Цвет заливки
Тип шрифта	Начертания	Границы	Цвет

шрифта

Рис. 28. Форматы ячеек

2.1.1. Формирование последовательностей (рядов) данных

Формирование арифметической прогрессии предусматривает следующую последовательность действий:

ввести в некоторую ячейку, рассматриваемую в качестве первой ячейки формируемого ряда, первый элемент арифметической прогрессии;

выделить часть строки или столбца, где будут расположены остальные элементы ряда;

выполнить последовательность действий

Правка/Заполнить/Прогрессия… В диалоговом окне Прогрессия в разделе Тип

установить переключатель Арифметическая, в поле ввода Шаг задать разность арифметической прогрессии.

Формирование геометрической прогрессии. Первые два пункта процесса формирования геометрической прогрессии аналогичны пунктам создания арифметической прогрессии. Третий пункт имеет следующие особенности: в разделе Тип выбирается переключатель Геометрическая, в поле ввода Шаг задается знаменатель прогрессии.

Формирование рядов дат. Первые два пункта создания рядов дат аналогичны пунктам создания арифметической прогрессии. Третий пункт имеет следующие особенности: в разделе Тип необходимо установить переключатель Даты, в разделе Единицы выбрать соответствующий переключатель из списка: День, Рабочий день, Месяц,

Год.

Например, отправляясь от даты 12.04.08 можно сформировать следующие ряды:

48

по дням

12.04.08	13.04.08	14.04.08	15.04.08	16.04.08	17.04.08
		по рабочим дням
12.04.08	13.04.08	14.04.08	17.04.08	18.04.08	19.04.08
		по месяцам
12.04.08	12.05.08	12.06.08	12.07.08	12.08.08	12.09.08
		по годам
12.04.08	12.04.09	12.04.10	12.04.11	12.04.12	12.04.13

Формирование рядов данных, состоящих из текста и числа.

К таким данным относятся данные типа: Кв.1, Список 1, Сорт 1 и т.п. Для создания соответствующих рядов (Кв.1, Кв.2, Кв.3 и т.д.; Список 1, Список 2, Список 3 и т.д.) используется средство Автозаполнение.

Для его включения можно воспользоваться описанной выше процедурой формирования прогрессий, а именно: первые два шага выполняются аналогично; на третьем шаге в разделе Тип необходимо выбрать переключатель Автозаполнение или с помощью Автозаполнителя.

Формирование рядов данных на основе встроенных списков. В

рамках Excel поддерживается несколько встроенных списков:

1	Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
2	Понедельник	Вторник	Среда	Четверг Пятница		Суббота	Воскресенье
3	Янв	Фев	Мар	Апр	Май	Июн	Июл
4	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Июль

Формирование таких списков осуществляется рассмотренным ранее

средством Автозаполнение или с помощью Автозаполнителя.

Доступ к встроенным спискам можно осуществить выбрав команду

Сервис/Параметры/Списки.

В дополнение к имеющимся спискам Excel предоставляет возможность создания пользовательского списка. Для его построения вначале необходимо получить доступ к спискам, описанным выше способом, а затем сформировать требуемый список, выбрав опцию новый список и сформировав его элементы.

Формирование последовательностей на основе двух значений можно, строго говоря, использовать для построения любого, из рассмотренных выше, рядов за исключением ряда типа Геометрическая прогрессия. Это объясняется тем, что с помощью двух значений нельзя задать информацию о типе прогрессии (по умолчанию Excel использует арифметическую прогрессию).

Последовательность действий при таком способе формирования рядов следующая: в некоторые смежные ячейки вводятся первый и

49

второй элемент ряда, а затем выделяются заполненные ячейки и с помощью Автозаполнителя второй ячейки формируется ряд.

Это средство удобно использовать в том случае, когда требуется построение одновременно несколько рядов различного типа. Например, пусть требуется построить следующие ряды:

Список 1	Список 3	Список 5	Список 7	Список 9	Список 11	Список 12
12.04.00	12.05.00	12.06.00	12.07.00	12.08.00	12.09.00	12.10.00
10%	30%	50%	70%	90%	110%	130%
1-й день	5-й день	9-й день	13-й день	17-й день	21-й день	25-й день
№1	№3	№5	№7	№9	№11	№13

Введем два значения каждого ряда и выделим их так, как показано на рис. 29.

Рис. 29. Формирование последовательности на основе двух значений

Затем с помощью, показанного на рис. 29, автозаполнителя построим необходимые ряды, протащив его влево на соответствующее количество столбцов.

Копирование рядов. Естественно, что ряды можно строить путем операции копирования уже существующего ряда. Однако если требуется построить ряд на основе существующего значения и при этом транспонировав его, обычные операции копирования и вставки здесь не подойдут. Для вставки в этом случае необходимо использовать команду

Правка/Специальная вставка/Транспонировать.

2.1.2. Ввод данных типа "Формула"

Под формулой в Excel понимается последовательность символов (слово) языка формул, начинающаяся со знака "=" (равно). К алфавиту языка формул относятся имена функций, ссылки на ячейки, постоянные значения допустимых в Excel типов данных, имена ячеек и интервалов ячеек, а также операторы. В ячейке, содержащей формулу, выводится результат вычисления по этой формуле. Однако фактическим содержимым ячейки является формула, которая каждый раз будет отображаться в строке формул активной ячейки, а также в самой ячейке в режиме редактирования содержимого ячейки рис. 30.

	50
Активная	В строке формул отображается
ячейка	формула активной ячейки

=A1+B1	=B1*C1	=B1/C1
	=СУММ(A1:E1)

Режим редактирования формул

Рис. 30. Формулы в ячейках

Для задания формулы можно использовать различные технические приемы, значительно упрощающие процедуру построения формулы и гарантирующие в некоторой степени ее правильность.

Например, для ввода в формулу ссылок на ячейки рекомендуется использовать указатель мыши: щелкнуть мышью на ячейке, которая должна быть указана в ссылке данная ячейка будет обрамлена пунктирной бегущей рамкой, а ее адрес появится в формуле. Для ввода функций необходимо использовать средство Мастер функций.

Операторы

Табличный процессор Excel использует четыре категории операторов: арифметические, текстовые, адресные и операторы сравнения.

Арифметические операторы. В общем случае существует восемь операторов этого типа (табл. 1).

Таблица 1

Символ оператора	Название оператора
+ (плюс)	Сложение
(минус)	Вычитание
(минус)	Отрицание
* (звездочка)	Умножение
/ (косая черта)	Деление
% (процент)	Процент
^ (крыша)	Возведение в степень