Информатика лабораторный практикум ИЭМ

61

Для изменения типа уже построенной диаграммы необходимо:

вызвать контекстное меню на области построения диаграммы;

выбрать команду Тип диаграммы;

выбрать в диалоговом окне Тип диаграммы нужный вариант;

нажать кнопку ОК.

Диапазон данных

Диапазон данных определяется перед началом построения диаграммы. Выделение данных может быть выполнено перед вызовом Мастера диаграмм или на втором шаге выполнения мастера. Во время выделения данных необходимо выделять заголовки столбцов. Если диапазоны несмежные, то выделение столбцов выполняется с нажатой клавишу CTRL. Для изменения диапазона данных уже построенной диаграммы необходимо вызвать контекстное меню на области построения диаграммы, выбрать команду Исходные данные, в поле Диапазон установить курсор и отредактировать или ввести заново диапазон данных и нажать кнопку ОК.

Для быстрого построения гистограммы нужно: выделить диапазон данных вместе с заголовками столбцов и строк, а затем нажать клавишу

F11.

Параметры диаграммы

Параметры диаграммы могут быть назначены после построения диаграммы или на третьем шаге выполнения Мастера диаграмм. К параметрам диаграммы относятся заголовки диаграммы, легенда, подписи данных, оси и линия сетки, таблица данных.

Для изменения параметров уже построенной диаграммы необходимо вызвать контекстное меню на области построения диаграммы, выбрать команду Параметры диаграммы, на вкладках диалогового окна Параметры диаграммы установить все необходимые параметры и нажать клавишу ОК.

Так же можно изменить любой объект диаграммы – фон, стенки, цвета столбиков.

Для изменения объектов диаграммы достаточно: дважды щелкнуть на изменяемый объект (подписи, фон, стенки), в результате откроются

соответствующие окна диалога Формат оси, Формат области диаграммы,

Формат стенок, после выбора соответствующих параметров надо нажать кнопку ОК.

Для быстрого форматирования элементов диаграммы можно выделить элемент диаграммы и с помощью панели инструментов назначить тип шрифта, начертание, размер, цвет, формат числа и т.д.

Сервис,

62

Размещение диаграммы

Построенная диаграмма может размещаться на листе с исходными данными или на отдельном листе.

Чтобы изменить размещение диаграммы, надо вызвать контекстное меню на области построения диаграммы, выбрать команду Размещение, выбрать вариант размещения диаграммы и нажать на кнопку ОК.

2.2.4.Использование средства "Подбор параметра"

и"Поиск решения"

При решении задач часто возникает необходимость определить, какими должны быть исходные данные, чтобы получить известный результат. Например, требуется определить, каким должен быть размер первоначального вклада в банк, чтобы через известное время получить на счете заданную сумму при неизменной процентной ставке и начислении по схеме простых процентов.

Для решения подобных задач Excel располагает средством,

называемым Подбор параметра.

Если команда Подбор параметра отсутствует в меню выполните команду Сервис/Надстройка и установите флажок Пакет анализа в окне диалога Надстройка. Для работы с командой Подбор параметра необходимо подготовить лист, чтобы в листе находились формула для расчета, пустая ячейка для искомого значения и другие величины, которые используются в формуле.

Ссылка на пустую ячейку должна обязательно присутствовать в формуле, так как именно она является переменной, значение которой ищет Excel. Во время подбора параметра в переменную ячейку непрерывно заносятся новые значения, пока не будет найдено решение поставленной задачи.

Общая постановка задач, решаемых указанным средством, может заключаться в следующем. Требуется определить неизвестное Х из соотношения F(A, Х, Y, Z) = B, при известных значениях A, Y, Z и B.

Вычислительная схема решения этого уравнения рассматриваемым методом представлена на рис. 32.

Рис. 32. Общая схема решения средством "Подбор параметра"

63

Построение этой схемы решения заключается в следующем. Резервируются две ячейки для ввода значений параметров уравнения A (ячейка В1) и B (ячейка В5) , три ячейки для значений аргументов X, Y, Z (соответственно ячейки В2, В3, В4) и одна ячейка для ввода собственно левой части уравнения (ячейка В6).

Следует заметить, что ячейка для значения X (ячейка В2) оставляется пустой, поскольку именно в нее Excel будет помещать результат, т.е. решение заданного уравнения.

Затем выполняется следующая последовательность действий:

Сервис/Подбор параметра. В окне диалога Подбор параметра в поле ввода

Установить в ячейке вводится ссылка на ячейку В6, в поле ввода Значение вводится значение В (число, а не ссылка), в поле ввода Изменяя ячейку вводится ссылка на ячейку В2.

Аналогично можно решать уравнения относительно другой переменной Y, Z (но только одной) – изменяются лишь ссылки на ячейки в поле ввода Изменяя ячейку.

Средство Поиск решения представляет собой мощный инструмент решения таких задач, которые удовлетворяют следующим критериям:

цель (результат) задачи определяется как достижение определенного, максимального или минимального значения для некоторой функции, т.е. решение задач вида F(A, X, Y, Z) = В или

F(A, X, Y, Z) extr(min,max);

на аргументы и параметры функции накладываются

определенные ограничения в виде системы линейных или нелинейных равенств (неравенств).

Рассмотрим применение указанного средства для решения системы линейных уравнений.

Пусть задана система линейных уравнений вида:

a11x1 a12x2 a13x3 b1a21x1 a22x2 a23x3 b2

a31x1 a32x2 a33x3 b3

Примем первое уравнение за функцию цели, которую для данной задачи требуется установить равной значению b1. Остальные уравнения системы примем за систему ограничений.

Таким образом, задача сформулирована для решения средством

Поиск решения.

Подготовим вычислительную схему решения. Зарезервируем три ячейки для решения системы (интервал В1:В3) и для их интерпретаций (интервал А1:А3). В ячейку В4 введем левую часть первого уравнения: =a11*B1+a12*B2+a13*B3; в ячейку В5 – левую часть второго уравнения:

64

=a21*B1+a22*B2+a23*B3; в ячейку В6 – левую часть третьего уравнения: =a31*B1+a32*B2+a33*B3. Здесь аij – числа, используемые непосредственно в формулах, хотя для обеспечения большей гибкости вычислительной схемы для них можно было бы зарезервировать ячейки, а B1, B2, B3 – ссылки на ячейки, зарезервированные для x1, x2, x3.

Окончательно вычислительная схема представлена на рис. 33.

Рис. 33. Общая схема решения задачи

Завершив формирование схемы вычисления, запускаем средство "Поиск решения" последовательностью действий Сервис/Поиск решения. В появляющемся диалоговом окне Поиск решения (рис. 34) необходимо сделать следующие установки. В поле Установить целевую ячейку ввести ссылку на ячейку В4, в разделе Равной в поле Значению ввести значение b1, в поле Изменяя ячейки ввести ссылки на ячейки В1:В3 (ячейки, зарезервированные для значений неизвестных). Для того чтобы сформировать ограничения, в разделе Ограничения нажимается кнопка

Добавить…

Рис. 34. Диалоговое окно средства Поиск решения

В появляющемся диалоговом окне Добавить ограничение (рис. 35) формулируются ограничения следующим образом: в поле Ссылка на ячейку вносится ссылка на ячейку, в которой расположено второе уравнение системы (ячейка В5), в поле Ограничение, состоящее из двух элементов вначале выбирается из списка знак отношения "=", затем вводится значение b2. В окне Добавить ограничение нажимается кнопка Добавить. Аналогичным образом строится второе ограничение.

65

Рис. 35. Диалоговое окно Добавить ограничения

После ввода ограничений диалоговое окно Добавить ограничение закрывается кнопкой ОК и происходит возврат к окну Поиск решения.

При этом в поле ввода раздела Ограничение появляются сформированные ограничения. Воспользовавшись кнопками Изменить и Удалить, можно скорректировать либо удалить любое ограничение.

Теперь все параметры средства Поиск решения заданы, и его можно запустить в работу. Для этого необходимо в диалоговом окне Поиск

решения нажать кнопку Выполнить.

После завершения работы средства Поиск решения в ячейках, зарезервированных для значений неизвестных, сформируется решение системы линейных уравнений, а на экране появится диалоговое окно Результаты поиска решения, содержащее информацию об окончании процесса поиска решения. Для того, чтобы найденные решения занеслись в зарезервированные для них ячейки, необходимо установить флажок Сохранить найденное решение. Кроме того, по результатам решения можно создать отчет и сценарий из найденных значений неизвестных.

2.1.5.Ошибки в формулах

Втом случае, когда формула не может быть вычислена, Excel выводит в ячейке значение ошибки. Ниже представлены ошибки и возможные причины их возникновения.

Код ошибки "########"

Возможные причины и способы их устранения:

1.Ошибка появляется в том случае, когда вводимое числовое значение или результат выполнения формулы не помещаются в ячейке. Для ее устранения необходимо увеличить ширину столбца или изменить формат числа ячейки.

2.·Ошибка может появиться при определении числа дней между двумя датами, а также при определении количества часов между двумя временными промежутками. Для ее устранения необходимо проверить правильность ввода соответствующей формулы, а также выбрать числовой формат ячейки отличный от формата даты или времени.

66

Код ошибки "#ДЕЛ/0"

Эта ошибка возникает в случае, когда в формуле делается попытка деления на нуль.

Возможные причины и способы их устранения:

1.Ошибка появляется в том случае, когда в формуле в качестве делителя используется ссылка на ячейку, содержащую нулевое или пустое значение (если операнд является пустой ячейкой, то ее содержимое интерпретируется как нуль). Для ее устранения необходимо изменить ссылку или ввести ненулевое значение в ячейку, используемую в качестве делителя. Кроме того, в качестве делителя можно ввести значение #Н/Д. В этом случае ошибка #ДЕЛ/0! сменится на

#Н/Д, указывающая, что значение делителя не определено.

2.В формуле содержится явное деление на ноль (например, =5/(4-4); В1/(А1-А1) и т. д.). Для ее устранения необходимо проверить

правильность подготовки формулы.

Код ошибки "#Н/Д"

Обозначение этой ошибки является сокращением термина "Неопределенные Данные". Этот вид ошибки помогает предотвратить использование ссылки на пустую ячейку. Если ячейки должны содержать данные, но в настоящий момент они отсутствуют, то рекомендуется ввести в эти ячейки значение #Н/Д. Формулы, на них ссылающиеся, тоже будут возвращать значение #Н/Д вместо того, чтобы пытаться производить вычисления.

Код ошибки "#ИМЯ?"

Эта ошибка появляется тогда, когда Excel не может распознать имя, используемое в формуле.

Возможные причины и способы их устранения:

1.Используемое имя было удалено или не было определено. Для ее устранения необходимо определить соответствующее имя.

2.Имеется ошибка в написании имени. Требуется исправить имя, для чего необходимо выделите имя в строке формул, а затем осуществить последовательность действий: меню Вставка/Имя /Вставить. На экране появится диалоговое окно Вставка имени. Выберите нужное имя и нажмите кнопку OK.

3.Имеется ошибка в написании имени функции. Требуется вставить

вформулу правильное имя функции при помощи панели формул.

4.В формулу введен текст, не заключенный в двойные кавычки. Excel пытается интерпретировать как имя. Требуется заключить текст формулы в двойные кавычки. Например, правильное объединение

67

текстового фрагмента "Итого:" со значением ячейки А15 задается следующей формулой: ="Итого: "&А15.

5. В ссылке на интервал ячеек пропущен знак ":" (двоеточие). Требуется исправить формулу так, чтобы во всех ссылках на интервал ячеек использовался знак двоеточия (:).

Код ошибки "#ПУСТО!"

Эта ошибка появляется тогда, когда задано пересечение двух областей, не имеющих в действительности общих ячеек.

Код ошибки "#ЧИСЛО!"

Эта ошибка появляется тогда, когда возникают проблемы при использовании чисел в формуле или функции.

Возможные причины и способы их устранения:

1.В функции с аргументом, требующим числовой тип данных, используется другой тип данных. Требуется проверить правильность использования типов данных для аргументов функции.

2.Использована функция, при вычислении которой применяется итерация, которая не сходится и, поэтому результат не может быть получен. Для устранения этой ошибки необходимо попробовать использовать другое начальное приближение для этой функции.

3.Введена формула, возвращающая числовое значение, которое слишком велико или слишком мало, чтобы его можно было представить

вExcel. Требуется изменить формулу так, чтобы в результате ее

вычисления получалось число, попадающее в следующий диапазон: -110307 и 110307.

4. Значения параметров введенной формулы не входят в область ее определения. Например, формула содержит корень четной степени и значения параметров таковы, что под корнем образуется отрицательное число. Аналогичная ошибка может возникать при использовании в формуле логарифмических, обратных тригонометрических функций, имеющих определенную область определения. Для устранения подобных ошибок правильным будет включение данной формулы в качестве аргумента в функцию ЕСЛИ. Например, формула имеет вид: =КОРЕНЬ(А1-В1). В том случае, если значение, находящееся в ячейке В1 превосходит значение, введенное в ячейку А1, возникает ошибка "#ЧИСЛО!". Построим формулу с использованием функции ЕСЛИ:

=ЕСЛИ(А1-В1>0; КОРЕНЬ(А1-В1);"Н/О"),

где Н/О означает, что формула для данного сочетания аргументов не определена.

68

Код ошибки "#ССЫЛКА!"

Эта ошибка возникает тогда, когда используется недопустимая ссылка на ячейку.

Возможные причины и способы их устранения:

1. В формуле имеются ссылки на ячейки, которые были удалены или в эти ячейки было помещено содержимое других скопированных ячеек. Требуется изменить формулу или восстановить прежнее содержимое ячеек с помощью кнопки Отменить панели инструментов

Стандартная.

2. Использована удаленная ссылка на не активное в настоящий момент приложение или на недоступный раздел DDE (Dynamic Data Exchange). Требуется запустить нужное приложение или проверить используется ли правильный раздел DDE.

Код ошибки "#ЗНАЧ!"

Эта ошибка возникает тогда, когда используется недопустимый тип аргумента или операнда, а также, если средствами автоисправления формулы не представляется возможным исправить формулу.

Возможные причины и способы их устранения:

1.Вместо числового или логического (ИСТИНА или ЛОЖЬ) значения введен текст, и Excel не может преобразовать его к нужному типу данных. Требуется проверить правильность задания типов операндов или аргументов в функции или формуле, а также значения ячеек, на которые ссылается формула.

2.После ввода или редактирования формулы массива нажимается клавиша ENTER. Для редактирования формулы массива требуется указать ячейку или интервал ячеек, содержащих формулу массива, нажать клавишу F2, затем отредактировать формулу и нажать сочетание

клавиш Ctrl+Shift+Enter.

3.Ссылка, формула или функция указана как массив констант. Требуется проверить, что ссылка, формула или функция не используются как массив констант.

4.Для оператора или функции, требующей одного значения, возвращается интервал. Требуется осуществить необходимые изменения, чтобы интервалу возвращалось одно значение или изменить интервал таким образом, чтобы в него попадала строка или столбец с формулой.

69

Контрольные вопросы

1.Как запустить программу Excel? Назовите основные элементы окна программы.

2.Что такое рабочая книга программы? Объясните структуру рабочей книги.

3.Как добавить, выделить, переместить, скопировать или удалить лист рабочей книги?

4.Как осуществить ввод данных в среде Excel? Объясните механизм автозаполнения.

5.Как отформатировать ячейку? Какие команды для этого можно использовать?

6.Объясните тип данных "формула". Из какие элементов обычно состоит формула в среде Excel?

7.Назовите основные операторы, используемые в формула Excel.

8.Что такое абсолютная, относительная и смешанная ссылка?

9.Назовите встроенные функции программы Excel.

10.Как осуществить непосредственный ввод формул в ячейки электронной таблицы.

11.Как копировать, перемещать или удалять формулы в среде Excel?

12.Объясните механизм табулирование функции с использованием различных типов ссылок.

13.Объясните механизм табулирование функции с использованием формул массива.

14.Объясните механизм табулирование функции с использованием таблиц подстановки (с одним и двумя "входами").

15.Как в среде Excel можно использовать средство Подбор параметра?

16.Как в среде Excel можно использовать средство Поиск решения?

17.Объясните специальные приемы решение задач (рекурсия и построение вычислительных схем специального вида).

18.Как построить диаграмму в среде Excel?

19.Как изменить параметры диаграммы в среде Excel?

20.Что такое статическое взаимодействие, динамическое взаимодействие с использованием технологии OLE?

70

3. MICROSOFT ACCESS. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

База данных – это упорядоченная информационная система, в которой информация хранится в виде таблиц и управляется специально созданной системой управления базой данных (СУБД), состоящей из таблиц, запросов, форм, макросов и отчетов. Таблицы в базе данных определенным образом связаны между собой, благодаря чему их называют реляционными базами данных (от англ. relation –отношение, родство).

Преимущества электронных баз данных: централизованное хранение информации, затрачивается меньше времени на ввод данных, быстрый отбор и поиск информации, высокая устойчивость к ошибкам.

Работа с базой данных делится на три этапа:

1)проектирование;

2)программная реализация;

3)эксплуатация.

На этапе проектирования закладываются основы будущей базы данных. Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь будет разработана база данных. На этом этапе собирается информация, изучаются задачи автоматизации, определяются объекты системы и связи междуними, для каждого объекта выявляются свойства и характеристики, проводится нормализация (разбиение) исходных таблиц, устанавливаются связи.

Этап реализации выполняется на компьютере в следующем порядке: составляются структуры таблиц, разрабатываются запросы для отбора данных, отчеты для печати, экранные формы, планируется порядок ведения и поддержки базы данных в рабочем состоянии.

Этап эксплуатации начинается с внесения в базу данных реальной информации, после чего происходит ее использование.

3.1. Открытие базы данных

Для запуска программы Microsoft Access можно воспользоваться одним из вариантов:

1.Выполнить Пуск/Программы/Microsoft Office/Microsoft Office Access.

2.Щелкнуть значок Access на Рабочем столе, если он там отображен.

3.Щелкнуть значок Access на Панели быстрого запуска, если вы

видите там этот ярлык.

После запуска Microsoft Access на экране появляется окно программы (рис. 36).