ПРЕДМЕТ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

1. Международные и межнациональные профессиональные объединения специалистов в области связей с общественностью.

Профессиональные объединения PR-специалистов как инструмент саморегулирования. Международные и национальные профессиональные объединения в области связей с общественностью: основная характеристика и направления деятельности.

Регулирование и саморегулирование в связях с общественностью. Документы саморегулирования:

- Лиссабонский кодекс – Европейский кодекс профессионального поведения в области PR, Кодекс CERP (Одобрен Генеральной Ассамблеей Европейской конфедерации Public Relations (CERP) в Лиссабоне 6 апреля 1978 года, исправлен 13 мая 1989 года);

- Кодекс профессионального поведения Международной ассоциации

по связям с общественностью, Кодекс IPRA (принят Международной ассоциацией PR (IPRA) на ее Генеральной ассамблее в Венеции в мае 1961 г.)

- Афинский кодекс (принят Генеральной Ассамблеей IPRA в Афинах в мае 1965 года, в том же году принят CERP, в апреле 1968 года был дополнен в Тегеране).

- Профессиональная хартия Международного комитета ассоциации консультантов по связям с общественностью 1991 года (ICO);

- Российский кодекс профессиональных и этических принципов в области связей с общественностью.

В России нет закона о PR. Деятельность специалистов этой сферы регулируется федеральными законами РФ о СМИ и рекламе. На заре появления в России PR-профессии (в начале 90х) рынок склонялся к тому, что подобный закон необходим. Сейчас тема эта практически не поднимается. Видимо, большая часть PR-сообщества согласилась с тем, что действующие федеральные законы и те инструменты саморегулирования, которыми в данный момент располагает рынок, способны в полной мере заменить закон профессиональный.

PR-специалисты далеко не всегда выступают в роли только посредников при передачи информации из компаний в СМИ. Они являются разработчиками стратегических идей. И порой стратегию воплощает в жизнь либо клиентская пресс-служба, либо внешний подрядчик.

Единственный документ, регулирующий деятельность в области СО - это кодекс.Но кодекс - не является нормативным актом, соблюдение его не обязательно. Так что руководствоваться им или нет - дело совести каждого отдельного агентства или консультанта. Существует следующие этические кодексы:

Российский кодекс профессиональных принципов в области связей с общественностью. Кодекс PR-менеджера.Принят на заседании Исполнительного Совета Российской Ассоциации по связям с общественностью 26 сентября 2001 года...

Афинский кодекс Международной Ассоциации по связям с общественностью (IPRA)Принят Генеральной Ассамблеей IPRA и CERP в Афинах, в мае 1965... и изменен в Тегеране, в апреле 1968Венецианский кодекс Международной Ассоциации по связям с общественностью (IPRA)Принят в Венеции, май 1961...

CERP: Европейский кодекс профессионального поведения в области PR (Лиссабонский кодекс).Официально принят Генеральной ассамблеей Европейской Конфередерации PR в Лиссабоне в апреле 1978г. и подписан 18 Национальными Ассоциациями (из 15 европейских стран), являющимися институциональными членами CERP

Профессиональная хартия Международного комитета ассоциаций ПР-консультантов ICO (Римская хартия)Этический кодекс специалистов по коммуникациям. Принят в октябре 1991 года на заседании ICCO в Риме..

Кодекс профессиональной этики российского журналиста.

Российский кодекс этики журналиста. Кодекс одобрен Конгрессом журналистов России 23 июня 1994 года...

Помимо кодексов инструментом саморегулирования выступают также профессиональные объединения, основными задачами которых являются:

- обмен и накопление информации между наиболее профессиональными специалистами в области PR, осуществление собственных PR проектов,

- экспертная и консультационная помощь молодым специалистам, преподавателям и студентам в области PR, представление сообщества начинающих pr-специалистов. Специалисты делятся опытом, решают профессиональные задачи и повышают репутацию своей специальности и др.

Характеристика международных и российских профессиональных объединений в области связей с общественностью

• Российская Ассоциация по связям с общественностью (РАСО), занимающаяся решением вопросов общеотраслевого значения. Среди основных целей РАСО - создание инфраструктуры отрасли Public Relations в России, защита интересов PR-отрасли, развитие кадрового потенциала PR-отрасли и совершенствование высшего и последипломного образования в сфере связей с общественностью, а также сертификация PR-специалистов. Миссия РАСО - «консолидация усилий отдельных операторов PR-рынка для решения вопросов общеотраслевого значения».

• Ассоциация компаний консультантов в области связей с общественностью - АКОС, член ICCO (International Communications Consultancy Organisation) - Международного комитета ассоциаций PR-консультантов. АКОС создана как объединение российских независимых компаний-консультантов в области общественных связей.

• Российское отделение IABC (Международной ассоциации бизнес-коммуникаций). Цель работы - формирование активной коммуникационной среды России через объединение усилий лучших отечественных специалистов в сфере бизнес-коммуникаций.

• International Association of Business Communicators (IABC). IABC – одна из наиболее авторитетных международных профессиональных организаций. Членство в Ассоциации предоставляет возможность получения необходимой информации для повышения профессиональных навыков в области маркетинговых коммуникаций, связей с общественностью, управления человеческими ресурсами и др.

• Confederation Europeenne des Relations Publiques (CERP). Европейская конфедерация PR представляет около 22 тыс. PR-специалистов, консультантов, преподавателей, исследователей и студентов в Европе. Основная задача – установление контактов, обменов и сотрудничества между PR-ассоциациями и их членами по всему миру.

• International Public Relations Association (IPRA). Международная ассоциация по связям с общественностью IPRA объединяет PR-специалистов со всего мира с целью создания и поддержания высоких профессиональных стандартов, налаживания обмена информацией и сотрудничества, а также разработке программ профессионального развития.

• International Communications Consultancy Organisation (ICCO). Международная организация бизнес-коммуникаторов.

• Public Relations Society of America (PRSA). Основные задачи - разработка и совершенствование профессиональных стандартов, предоставление своим членам возможностей для профессионального развития и обучение, проведение исследовательских программ.

• Global Alliance for Public Relations and Communication Management. Глобальный альянс по связям с общественностью и управлению коммуникациями объединяет национальные и местные ассоциации по PR по всему миру. Основная цель Альянса – помочь мировой PR индустрии в обмене идеями и лучшими практическими наработками.

• Institute for Public Relations (IPR). Институт по связям с общественность (IPR) – единственное независимое объединение в сфере связей с общественностью, занимающееся исследованиями и образованием. IPR инициирует и проводит исследования, необходимые в каждодневной работе PR-ассоциаций, агентств, PR-специалистов.

Существует множество международных и национальных кодексов профессио­нальной этики:

Кодекс профессионального поведения и этики ИПРА (1961),

Положения кодекса РАСО разработаны экспертами РАСО на основе признанных в мировом ПР-сообществе документов – Лиссабонского кодекса, Римской хартии, которые приняты Международной ассоциацией и Европейской конфедерацией по СО.

Каждый из названных кодексов содержит общие профессио­нальные принципы, принципы взаимоотношения с клиентами, прин­ципы взаимодействия с коллегами в сфере связей с общественнос­тью, со СМИ и представителями других профессий, а также обязательства по отношению к своей профессии.

Так, например, в 1927г. вице-президент по паблик рилейшнз компании Ати Т Артур Пейдж предложил следующие правила: (можно отнести к императивам)

 

1. Говори правду. Пусть люди знают, что происходит. Обрисуй им точную картину характера компании, ее идеалов и действий.

2. Докажи это на практике восприятие организации общественностью на 90% определяется тем, что она делает, и на 10% тем, что она говорит.

3. Прислушивайся к потребителю. Для успешного служения общественности необходимо понимать ее потребности и интересы. Держи высшее руководство и других служащих в курсе того, какова реакция общественности на продукцию, политику и действия компании.

4. Думай о завтрашнем дне. Прогнозируй реакцию общественности и избегай действий, вызывающих трудности. Заботься о репутации.

5. Строй связи с общественностью так, как будто от этого полностью зависит судьба компании. Корпоративные связи - функция менеджмента. Ни одно стратегическое решение не может выполняться до тех пор, пока не будет определено его влияние на связи с внутренней и внешней общественностью. Работник паблик рилейшнз - творец политики, а не просто публицист.

6. Будь уравновешенным, терпеливым, пребывай в хорошем настроении. Готовь почву для чудес в области связей с общественностью настойчиво, спокойно, обращая внимание на информацию т контакты. В случае возникновения кризиса вы будете к нему готовы, точно зная, что нужно делать для его преодоления.

В настоящее время появилось очень много людей, готовых критиковать паблик рилейшнз. В основном они это делают из-за предубеждения к этой сфере деятельности, а главная причина такого их отношения кроется в невежественности. Некоторые из них даже получают большое удовольствие от того, что порочат честное имя PR. Это еще больше подчеркивает необходимость того, чтобы сотрудники PR-служб в своей деятельности строго придерживались кодекса правил профессионального поведения. Мы, конечно, не хотим сказать, что в наших рядах все непорочные. Конечно, и среди PR-специалистов есть люди, которые действуют нечестно, но такое происходит, к сожалению, и среди представителей других профессий.

В международной практике PR есть свои кодексы правил профессионального поведения. В качестве примера можно привести знаменитый Афинский кодекс Международной ассоциации паблик рилейшнз (Code of Athens of the Internatiol Public Relations Association), принятый в Афинах в 1965 г. и модифицированный в 1968 г. в Тегеране. Акцент в этом кодексе делается на правах человека. IPRA имеет членов в 70 странах мира. У Афинского кодекса есть как сильные, так и слабые страны. Его положения сформулированы блистательно и не могут быть подвернуты какому-либо сомнению, но, к сожалению, выполнение многих принципов этого Кодекса контролировать невозможно. Кроме того, до настоящего времени не возникало ситуаций, когда проводились бы расследования причин невыполнения этого Кодекса, а тем более ни один из членов IPRA не был наказан за свои нарушения. Так по этому поводу выразился один их членов Ассоциации: «У IPRA есть что жевать, но, к сожалению, нет зубов».

В отличие от кодекса IPRA, кодекс правил практической деятельности, разработанный Британским институтом паблик рилейшнз (Code of Pratice of the British Institute of Public Relations), является вполне рабочим документом, который создан для того, чтобы оказывать помощь в практической PR-работе.

Подобный кодекс правил поведения имеется и у Ассоциации консультантов по паблик рилейшнз (Public Relations Consultans Association – PRCA). В отличие от кодекса IPR, который относится к отдельным людям, его кодекс охватывает сферу регулирования отношений между ее членами (консалтинговыми агентствами и корпорациями). В 1990 и 1991 гг. в тот и другой кодексы были внесены существенные изменения. PRCA сделала из предыдущего краткого варианта кодекса более развернутый и детализированный документ, в котором описывается не только то, что не надо делать, но и то, что делать необходимо. В 1990 г. IPR пересмотрел спорную и абсурдную ст. 9 кодекса, запрещающую оплату в соответствии с полученным результатом.

В первоначальном изложении эта статья гласила, что не должно быть платежей, размер которых зависит от полученных результатов. Такая формулировка в свое время была предложена с целью запретить всякого рода вымогательства, при помощи которых, скажем, некоторые недобросовестные операторы предлагали предоставить 100 вырезок из прессы за 100 фунтов стерлингов. Неопределенность первоначальной формулировки заключалась в том, что PR-практик мог остаться без работы, а PR-консультант мог потерять своего клиента, если результаты их деятельности в конечном счете не увенчаются успехом. Ложные выводы состояли в том, что считалось, что паблик рилейшнз является нематериальной сферой деятельности. PR-специалист, работающий в органах местной власти, также получает вознаграждение в соответствии с показанными результатами. В связи с этим в апреле 1990 г. на ежегодном собрании членов Ассоциации ст. 9 была аннулирована. На ежегодном собрании в 1991 г. старая система правил поведения была заменена на аналогичную той, которая принята в PRCA. Таким образом, сегодня две системы правил поведения при осуществлении PR-деятельности в Великобритании оказались в основном совместимы.

Кодекс профессионального поведения IPR (IPR Code of Proffesional Conduct) содержит следующие основные положения.

(1).Поведение PR-сотрудников в ходе своей деятельности

Член Ассоциации обязан:

1.1. Точно соблюдать высшие стандарты в практической деятельности, связанной с паблик рилейшнз, в своих отношениях с работодателями и клиентами (бывшими и настоящими), коллегами и профессионалами, другими специалистами, занимающимися паблик рилейшнз и прочими видами деятельности, поставщиками, посредниками, представителями медиа, обеспечивающих коммуникации, со служащими и прежде всего с общественностью; действуя при этом на основе справедливости и честности.

1.2. Осознавать, понимать и соблюдать данный Кодекс правил поведения со всеми поправками, вносимыми к нему, а также любые другие нормы поведения, которые могут содержаться в данной системе; оставаться верным содержанию и рекомендациям наставлений и практических руководств, публикуемых IPR, вести свою практическую деятельность в строгом соответствии с этими документами.

1.3. Поддерживать данный Кодекс правил поведения и объединяться с другими членами Ассоциации в целях реализации ее решений по любым ситуациям, возникающим в связи с использованием данного Кодекса. Член Ассоциации, который сознательно подстрекает своих коллег, чтобы те действовали вразрез правилам поведения, записанным в данном Кодексе, и который сам является участником подобных действий, считается нарушителем Кодекса правил поведения. Сотрудники, нанятые членом Ассоциации, поведение которых не соответствует нормам, записанным в Кодексе правил поведения, должны подвергнуться дисциплинарному наказанию, наложить которое должен член Ассоциации, которому они подчиняются.

Член Ассоциации не должен:

1.4. Заниматься любым видом деятельности или быть замеченным в участии в любом мероприятии, которое дискредитирует репутацию Института или репутацию и интересы PR-профессии.

(2).Поведение PR-сотрудников в отношении общественности, медиа и других сфер профессиональной деятельности

Член Ассоциации обязан:

2.1. Заниматься своей деятельностью, строя ее на уважении к общественному интересу.

2.2. Иметь постоянные и конкретные обязанности по отражению истинного положения вещей и не допускать намеренного или необдуманного распространения неверной, а также вводящей в заблуждение информации, уделять должное внимание контролю истинности информации до ее распространения.

2.3. Гарантировать, что фактические интересы любой организации, с которой он взаимодействует в рамках своей профессиональной деятельности, заявлены должным образом.

2.4. Работая в Ассоциации наравне с лицами других профессий, разделять и уважать кодексы правил поведения, принятые для этих сфер деятельности.

2.5. Уважать установленные и регулируемые правила поведения, которые утверждены государственными властями и которые имеют огромное значение для тех видов деятельности, которыми занимаются его работодатели и клиенты, или которые приняты по просьбе работодателя или клиента.

2.6. Гарантировать, что личности всех руководителей, должностных лиц и советников, к услугам которых пришлось прибегнуть, его работодателя или компании в целом, которые имеют офис для связей с общественностью, являются либо членами Парламента, либо представителями местных властей или зарегистрированных законным образом организаций, занесены в реестр IPR.

2.7. Соблюдать конфиденциальность относительно любой информации, получаемой или передаваемой в ходе выполнения своих профессиональных действий.

2.8. Не выходить с предложением, не брать на себя ответственность, не давать повода работодателю или клиенту предлагать или гарантировать любые акции, которые могут оказать отрицательное влияние на правительство, орган законодательной власти, владельцев общественных структур, членов организаций любых законодательных органов или организаций, а также средств коммуникации.

(3).Поведение в отношениях с работодателями и клиентами

Член Ассоциации должен:

3.1. Охранять конфиденциальность информации о настоящих и бывших работодателях и клиентах, не позволять другим разглашать подобные конфиденциальные материалы, дабы тем самым не нанести вред и не причинить ущерб работодателям и клиентам и не нарушить финансовое благополучие члена Ассоциации (за исключением тех работодателей и клиентов, которые предоставили ему специальные разрешения для обнародования этой информации). Исключением из правил может быть такая ситуация, когда разглашению подлежат конфиденциальные материалы по решению суда или по закону.

3.2. Информировать работодателя или клиента о любом финансовом интересе, который имеется у этого члена или его сотрудников в отношении любой компании или человека, чьи услуги он рекомендует.

3.3. Иметь право принимать гонорары, комиссионные или другие выплаты от лиц, не являющихся его работодателем или клиентом, в том случае, когда работодатель или клиент об этом знают.

3.4. Иметь право вести или повторно вести переговоры с работодателем или клиентом по условиям, которые представляют собой четкое формулирование требований к выполняемой работе, а также принимать во внимание иные факторы, не ограничиваясь только вопросами, связанными с рабочим временем и опытом работ. Такие специальные факторы, которые используются в своей практике также и профессиональными советниками, должны касаться всех деталей специфической ситуации, а в особенности следующих:

a Сложность задачи, ее легкость, а также особые трудности, связанные с ее выполнением.

b Требуемое профессиональное мастерство или специализированные навыки, а также особенности, связанные с повышенной ответственностью.

c Количество документации, которую необходимо внимательно прочитать или подготовить, а также ее важность.

d Месторасположение и обстоятельства, в условиях которых выполняется работа, полностью или частично.

e Сфера действия, масштаб и объем решаемой задачи, а также ее важность в качестве вида деятельности, влияния на окончательное решение или выполнения проекта для работодателя или клиента.

Член Ассоциации не должен:

3.5. Злоупотреблять информацией, относящейся к бизнесу работодателя или клиента, ради извлечения финансовой или иной собственной выгоды.

3.6. Использовать внутреннюю информацию в своих корыстных целях.

3.7. Оказывать помощь работодателю и клиенту в соответствии с условиями договора, который может повлечь нарушение независимости члена, его объективности и честности.

3.8. Одновременно представлять интересы конфликтующих сторон, но может представлять конкурирующие интересы заинтересованных сторон, получив на то специальное их разрешение.

3.9. Гарантировать, что результаты, которые находятся вне сферы непосредственного влияния члена Ассоциации, будут достигнуты или, наоборот, будет предотвращено их достижение.

(4).Поведение PR-сотрудников в отношениях со своими коллегами

Член Ассоциации должен:

4.1. Оставаться верным принципам высших стандартов точности и правдивости, избегать экстравагантных утверждений и незаслуженных сравнений, получать незаслуженные почести за идеи и мысли, заимствованные у других.

4.2. Иметь право предлагать свои способности и услуги потенциальным работодателям и клиентам, либо по собственной инициативе, либо по предоставлению одного из клиентов, при условии, что при этом он и не пытается нарушить действующий контракт или приуменьшить репутацию и способности любого другого члена Ассоциации, который уже работал с потенциальным работодателем или клиентом.

Член Ассоциации не должен:

4.3. Наносить вред профессиональной репутации или практической деятельности другого члена ассоциации.

(5).Толкование Кодекса

5.1. При толковании данного Кодекса следует применять законы графства (Laws of Land).

5. Кодекс правил профессионального поведения Британской ассоциации отраслевых редакторов

В основе приведенного ниже краткого Кодекса правил поведения, которыми пользуются редакторы внутрифирменных изданий, лежит идея Лес Холлоуэй (Les Holloway), председателя Британской ассоциации отраслевых редакторов (British Association of Industial Editors – BAIE) в 1988–99 гг. Он включает «семь заповедей».

(1). Целостность коммуникаций

Члены Ассоциации должны принимать все возможные меры для того, чтобы не позволить опубликовать или распространить неверную информацию.

(2). Конфиденциальная информация

Члены Ассоциации, которые доверительно передают информацию или получают ее в процессе выполнения ими своих профессиональных обязанностей, не должны публиковать и не должны разглашать такого рода информационные материалы, за исключением случаев, когда того требует закон.

(3). Оскорбление других членов

Члены не должны, действуя со злым умыслом, вредить профессиональной репутации других членов Ассоциации.

(4). Репутация профессии

Члены Ассоциации не должны вести себя таким образом, чтобы дискредитировать репутацию Ассоциации или практическую деятельность в сфере внутренних корпоративных коммуникаций.

(5). Правовые требования

Члены Ассоциации должны стремиться к тому, чтобы средства коммуникации, за которые они несут ответственность, действовали в соответствии с требованиями права, в частности в вопросах, касающихся авторских прав, исковых заявлений и опубликованных материалов.

(6). Нарушения Кодекса

В том случае, если у члена Ассоциации есть основания считать, что другой ее член вовлечен в практическую деятельность, которая не совместима с Кодексом, ему вменяется в обязанности информировать Совет Ассоциации (Councie of the Association) либо через ее председателя, либо через его заместителя, либо через исполнительного руководителя Ассоциации. Совет должен предпринять соответствующие действия в соответствии с обстоятельствами и условиями, которые строго определены в Уставе Ассоциации. Член Ассоциации, по поводу деятельности которого вынесено постановление, в соответствии с Уставом Ассоциации имеет право обратиться с апелляционным заявлением в Сенат Ассоциации (Senate of the Association).

(7). Поддержание данного Кодекса

Каждый член Ассоциации должен поддерживать систему правил профессионального поведения и объединять для этого свои усилия с другими членами Ассоциации, претворяя его в жизнь.

6. Требования правового характера.

Внимание BAIE сосредоточено на принимаемых законах по авторским правам, исковым заявлениям и публикуемым выходным данным. Поскольку члены BAIE – сами издатели, подобные правовые вопросы для них очень важны. Выходные данные – это своего рода паспорт издательства или типографии, который часто печатается мелким шрифтом в конце каждого печатного издания, и в случае возникновения спора позволяет подтвердить фактическую сторону спора.

(((2))). Рабочие мероприятия и специальные события в связях с общественностью.

Технологии производства коммуникативных событий. Информационный (новостной) повод. Виды рабочих мероприятий для СМИ и др. внешних целевых аудиторий: пресс-конференция, брифинг, презентация, выставка, прием, клубный вечер. Виды рабочих мероприятий для др. внешних целевых аудиторий: презентация, выставка и ярмарка, прием, клубный вечер. деловой завтрак, акции благотворительности и спонсорство, семинары, действия компании и др. Мероприятия связей с общественностью в режиме он–лайн. Внутрикорпоративные рабочие мероприятия и специальные события: юбилеи, конференции по итогам года, календарные даты. Техническое и эстетическое оформление мероприятия.

Информационный повод - событие, новость, служащие основанием для редакционной публикации в прессе, сюжетом для теле- и радиожурналистов.

Некоторые уверяют, что послать в редакцию материал или приглашение репортеров на фуршет или на частную встречу за накрытым столом, вручение подарка на презентации - лучшее средство обеспечить себя положительной публикацией.

Действительно, эти тактики время от времени будут открывать для вас двери, но никогда не заменят последовательной работы по производству новостей.

Необходимо уметь создавать информационный повод, использовать любой повод для контактов с прессой: новый офис, изделие или услуга, расширение бизнеса или сокращение персонала, достижения и награды - все примечательное , что происходит в ва­шем бизнесе необходимо превращать в новости для СМИ. Не упускайте возможности выпустить пресс-релиз, собрать пресс-­конференцию, поделиться с репортером новостью, дать интервью, написать заметку в местную газету. Отправляйте информацию факсом, электронной почтой, раздавайте журналистам в ходе мероприятий.

Спец. Мероприятие - тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и является одним из её ключевых этапов.

PR-специалист занимается подготовкой спец. мероприятия. Направления работы:

1. Творческая часть

Разработка концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый эффект. Более того тщательно прописывается программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.

2. Административная часть

Функции PR-специалиста сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. Также: определение места проведения мероприятия, времени, продолжительности события

3. Работа со СМИ.

Данная работа может быть выстроена в 3 этапа:

• составление базы представителей СМИ (составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и звонки по базе - заинтересованы или нет?);

• приглашение и аккредитация представителей СМИ на спец. мероприятие;

• работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов (пресс-кит)

Виды спец. мероприятий:

1. Пресс-конференция - важнейшее средство PR, требующее тщательной подготовки, состоящей из следующих этапов:

• Выбор даты и времени проведения (не допускать совпадения с другими мероприятиями: вторник, среда, четверг с 10 до 15 ч.)

• Выбор подходящего помещения (необходимо проверить наличие необходимого оборудования: стулья, стол регистрации, микрофоны и др.)

• Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции (приглашения за 7 дней и содержат: тему, полное имя основных докладчиков, немного подробностей, нужно убедить в необходимости присутствия; обозначить дату, место проведения, время, продолжительность пресс-конференции)

• Подготовка текстов докладов (готовятся заранее, должны быть доступны всем, рассылаются отсутствующим журналистам (+пресс-кит))

• Отслеживается готовность (накануне), готовится список участников конференции для раздачи представителям прессы).

• Заключительный этап (в день конференции) Все приготовления должны быть закончены за 30 минут до начала (худший вариант). Сотрудники, задействованные в мероприятии, должны иметь бейджи.

После выступлений докладчики отвечают на вопросы СМИ. Возможна организация индивидуальных интервью.

Может предполагаться фуршет.

2) Брифинг-встреча официальных лиц с представителями средств массовой информации, на которой вкратце излагается официальная позиция по определенному вопросу или согласованная сторонами, участвующими в международных переговорах, заседаниях, конференциях, информация об их ходе, взглядах сторон и т. д.

3) Презентация - это эффективный способ представить общественности компанию, продукт, услугу, результаты, выход на новый рынок. При организации данного мероприятия необходимо уделить огромное внимание прессе, т. к. его основной целью является получение максимального количества публикаций по поводу представленного объекта. Презентацию можно очень удачно привязать к определенному информационному поводу, это поможет повысить интерес СМИ.

Виды презентаций:

1 – представляемые продукты:

- Презентация товара или услуги; особенно часто используется коммерческими структурами, из-за острой конкуренции постоянно внедряющими новые виды товаров или услуг. Регулярный вывод на рынок новинок с помощью ярких и запоминающихся событий обеспечивает хороший приток покупателей или клиентов, и тем самым позволяет продукции компании удерживаться в завоеванной нише рынка.

- Презентация персонала пока еще остается в России относительно редкой PR-акцией в силу недостаточно серьезного отношения значительной части российского бизнеса к продуманной кадровой политике, объяснимого переизбытком в некоторых регионах рабочей силы. За рубежом в солидных фирмах представление целевым аудиториям (СМИ, властным структурам, экспертам, бизнес-сообществу) нового руководящего сотрудника высшей квалификации с впечатляющим послужным списком всегда обставляется с большой помпой: это впрямую работает на создание позитивного корпоративного имиджа и повышает доверие к компании.

- Презентация города как PR-акция получила распространение в связи с постепенной интеграцией России в мировое сообщество и глобальный рынок, а также с включением ряда наших городов в борьбу за крупные экономические или имиджевые проекты, способные принести существенные экономические дивиденды, высокого экономического или культурного потенциала, инвестиционной привлекательности или налаживания взаимовыгодных связей.

- Презентацию целой страны обычно организуют на крупных международных выставках, например, на всемирных выставках категории EXPO, организуемых Международным бюро выставок и ярмарок.

2- по масштабности и особенностей представляемого продукта презентации условно делят на две большие категории: бо-пре и теа-презентации.

Бо-пре презентации (от французского beau monde ≈ высший свет, их еще называют салонными презентациями), устраивают для продвижения штучного или уникального товара/услуги среди избранных и ограниченных аудиторий. Обычно их используют при продвижении особо сложных и дорогостоящих товаров или услуг, требующих подготовленной аудитории: эксклюзивные коллекции одежды известных мировых модельеров, эксклюзивная недвижимость, уникальные инвестиционные проекты и т.п.

Теа-презентации, или театрально-зрелищные презентации, наоборот, нашли широкое распространение среди коммерческих структур, выпускающих массовую продукцию, и рассчитаны на большие целевые аудитории. Нередко теа-презентации сопровождаются развлекательными шоу-программами, концертами звезд эстрады, спортивными состязаниями, призванными максимально завлечь будущих покупателей или клиентов.

2. Выставки и ярмарки - хорошая возможность привлечь к себе внимание ЦА, распространить информацию об организации, презентовать продукт. Участие в выставке даёт следующие возможности:

• Провести исследования (изучить спрос и потенциальный рынок продукта)

• Установить партнёрские отношения с компаниями - участниками, провести переговоры с нужными людьми,

• Получить публикации в СМИ как о компании- участнике,

• Повысить уровень известности компании среди общественности.

Процесс подготовки к участию в выставке состоит из нескольких блоков:

1. Планирование участия (определить, как будет выглядеть стенд, выбирается площадь в выставочном зале, назначаются ответственные за подготовку, планируется бюджет.

2. Организация подготовленных работ (подготовка полиграфической и сувенирной продукции, освещение стенда, подготовка и распространение приглашений ложится на организаторов, можно организовать собственную рассылку).

3. Обеспечение необходимых ресурсов для эффективности участия ( 1-ый день выставки- установление деловых контактов. В пресс- центре необходимо разместить пресс-релиз и др. материалы)

В отношении места проведения выставки делятся на передвижные (мобильные) и стационарные. Передвижные малоформатные выставки обычно не имеют постоянного места дислокации, а стационарные тяготеют к крупным выставочным центрам (в Москве это главным образом ГАО Всероссийский выставочный центр (бывшая ВДНХ), ЗАО "Экспоцентр" на Красной Пресне, культурно-выставочный центр "Сокольники", выставочный центр "Гостиный Двор", выставочный комплекс "Росстройэкспо" и ряд других).

В зависимости от тематики выставки делятся на тематические (экспозиции объединены одной узкой темой), специализированные (представляющие одну отрасль) и универсальные (посвященные различным общественно значимым темам).

3. Приемы .

Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций меж­ду руководством компании и представителями различных групп об­щественности.

Приемы обычно проводятся в следующих случаях:

• посещение компании важным лицом (группой лиц, делегаци­ей), представляющим интересы деловых партнеров, местной общественности и т. п.;

• проведение компанией крупного мероприятия (выставки, пре­зентaции, торгового показа и др.) с приглашением большого количе­ствa представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, поставщиков, потребителей и т. д.;

• подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу;

наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.;

• наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязанного с деятельностью компании­ и влияющего на ее восприятие раз­личными категориями общественности.

В перечисленных случаях организуются, как правило, предста­вительские приемы. Они носят эпизодический характер и заблаговременно и­ тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по СО.

Основные цели проведения представительских приемов

• налаживание новых перспективных взаимоотношений с потенциальными партнерами по бизнесу

• расширение и совершенствование уже существующих информационных взаимосвязей организации с различными категориями её общественности

• формирование или изменение сложившегося имиджа компании и др.

Процесс подготовки представительских приемов включает в сeбя следующие виды работ:

. определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и отдельных лиц);

. подготовка и рассылка специальных приглашений представи­телям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии;

· разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов; .

. написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей;

. составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслуживание стола;

. подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема;

. отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для про­ведения приема и обслуживания гостей.

В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных фильмов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных дополнительных затрат со стороны организаторов приема.

Основными разновидностями представительских приемов являются:

. дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.);

. вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль»;и др.);

. неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ланч)

4. Клубный вечер – это коллективное действие людей, ибо общение в клубе всегда носит активный характер. Клубные вечера способствуют удовлетворению и развитию потребности личности в социальном общении, в информации об окружающей действительности, в овладении способами социальной деятельности и разностороннем участии в ней, в социальном признании, в творчестве. он был обличен в яркую эмоциональную форму, чтобы никто не уходил с вечера равнодушным.

Наряду с устными выступлениями обычно широко используются наглядные и художественные иллюстрации, дополняющие и обогащающие каждое отдельное выступление и всю тему. Хорошо, когда демонстрируются новые методы работы, образцы продукции, действующие модели машин, схемы, диаграммы, показываются сцены из спектаклей, фрагменты из кинофильмов, произведения изобразительного искусства, исполняются различные музыкальные произведения.