1.Создание отчетов.

Задание:

• Изучить раздел справки по созданию отчетов;

• Создать текущий и итоговый отчет.

1. Пуск/ программы /MS OFFICE/MS ACCES 2010/

2.Открытие базы данных.

2.1 В меню “Файл” выберите команду “Открыть ”, Выберите базу данных и нажмите кнопку “OK”.

2.2 В окне “База данных” на ленте Создание щелкните по кнопке Мастер отчетов , выберите таблицу КЛИЕНТЫ .

В окне “Создание отчетов” перенесите все поля в окно “Выбранные поля”, нажав кнопку “>>” и нажмите кнопку “Далее”. Пропустите окна сортировка и добавления уровней группировки, для этого в этих окнах нажмите кнопку “Далее”. Выберите макет отчета “В столбец” и нажмите кнопку “Далее”. Задайте имя для отчета – ЗАКАЗЫ, нажмите кнопку “Готово”. На ленте Инструменты конструктора отчетов / Конструктор выберите Тему, Шрифты и Цвета по желанию. На экране просмотрите текущий отчет с помощью ленты Конструктор/ Режим/Предварительный просмотр.Закройте окно “Отчет”.

3. Создание итогового отчета.

3.1 Для создания итогового отчета сначала необходимо создать запрос. Щелкните левой клавишей мыши по Ленте Создание / Конструктор запросов. Выделите таблицу “Модели компьютеров” в окне “Добавление таблицы”, нажмите кнопку “Добавить” и закройте окно “Добавление таблицы”.

3.2 Перенесите с помощью мыши из верхней части окна из таблицы “Модели компьютеров”, поля “МОДЕЛЬ”, “ЦЕНА”, “СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ”, “ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА”, а затем поля “ЗАКАЗЧИК”, “ГОРОД”, “ДАТА ЗАКАЗА”,”КОЛИЧЕСТВО”,”СКИДКА” из таблицы “Клиенты” в поля бланка запроса. Перенос можно осуществить одним из способов:

1. двойной щелчок по имени поля в таблице;

2. прижать левую кнопку мыши и перетащить поле в бланк запроса;

3. в строке Поле бланка запроса из списка выбрать нужное поле таблицы.

Отмените вывод на экран полей “ГОРОД”, “ДАТА ЗАКАЗА” (убрать галочки). В строке “УСЛОВИЯ ОТБОРА”, в столбце с полем “ГОРОД” введите с клавиатуры МОСКВА, а в столбце с полем “ДАТА ЗАКАЗА” введите с клавиатуры условия >1.01.96.

Установите курсор на первое пустое поле в бланке запроса и нажмите правую кнопку мыши, выберите пункт “Построить”. В окне построителя выражений в левой колонке дважды щелкните мышью по имени базы данных, затем по вкладке Таблицы, затем по имени таблиц.

3.3 Включая то одну, то другую таблицу и выбирая из средней колонки соответствующие поля двойным щелчком и постройте формулу :

СУММА: = (<ЦЕНА>+<СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ>+<ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА>)*<КОЛИЧЕСТВО>- (<ЦЕНА>+<СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ>+<ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА>)*<КОЛИЧЕСТВО>*<СКИДКА>.

3.4 Закройте окно, для этого нажмите кнопку “ОК”. В появившемся окне выберите кнопку “Да”, сохраните запрос под именем СТОИМОСТЬ. Закройте окно запроса, используя кнопку “х”. В окне “База данных” щелкните по корешку “Запросы”, выделите запрос “Стоимость” и щелкните по кнопке “Открыть”. Просмотрите созданный Вами запрос. Закройте окно запроса, используя кнопку “х”.

4. Создание итогового отчета.

4.1 Щелкните левой клавишей мыши по Ленте Создание/ Мастер отчетов .. В окне “Создание отчетов” в строке “Таблицы/Запросы” выберите из списка запрос СТОИМОСТЬ и перенесите поля “МОДЕЛЬ”, “ЗАКАЗЧИК”, “ КОЛИЧЕСТВО”, “СУММА” в окно “ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ” двойным щелчком или при помощи кнопок > или >> , нажмите кнопку “Далее”. В следующем окне “ДОБАВЛЕНИЯ УРОВНЕЙ ГРУППИРОВКИ” нажмите кнопку “Далее”.

Следующее окно “ЗАДАНИЕ ПОРЯДКА СОРТИРОВКИ ЗАПИСЕЙ” также пропустите и нажмите кнопку “Далее”. Выберите вид макета отчета – “В столбец”, нажмите кнопку “Далее”. Выберите стиль “ Строгий” и нажмите кнопку “Далее”.

Задайте имя отчета – СТОИМОСТЬ, нажмите кнопку “Готово”.

Просмотрите отчет. Закройте окно отчета.

5. Модификация отчета.

5.1 Откройте отчет “СТОИМОСТЬ” в режиме “КОНСТРУКТОРА”.

5.2 Щелкните левой клавишей мыши по Ленте Инструменты конструктора отчетов/Конструктор/Темы и выберите нужный вам стиль оформления отчета.

5.3 Просмотрите получившийся отчет.

5.4 Закройте окно отчета.

5.5 Закройте окно базы данных.

6. Выход из программы.

6.1 В меню “Файл “ выберите команду “Выход”.

7. Выключите компьютер, для этого щелкните мышью по кнопке “Пуск “ и выберите команду “Завершение работы”.

Приложение

Имя поля не должно содержать в себе более 64 знаков. В имени поля допустимы все специальные знаки, за исключением точки, восклицательного знака и угловых скобок, также, недопустимо повторение имен полей.

Каждому полю сопоставляется определенный тип данных, который можно выбрать из раскрывающегося списка столбца – ТИП ДАННЫХ. Каждое поле может содержать данные только одного типа ACCESS различают следующие типы данных: ТЕКСТОВЫЙ, МЕМО, ЧИСЛОВОЙ, ДАТА/ВРЕМЯ, ДЕНЕЖНЫЙ, СЧЕТЧИК, ЛОГИЧЕСКИЙ.

Каждое поле имеет ряд свойств, которые можно определить. Набор возможных свойств поля зависит от типа данных поля.

Поля имеют следующие свойства: РАЗМЕР ПОЛЯ, ФОРМАТ ПОЛЯ, ЧИСЛО ДЕСЯТИЧНЫХ ЗНАКОВ.

МАСКА ВВОДА – образец данных, которые вводятся в поле, позволяет контролировать правильность данных при вводе.

ПОДПИСЬ ПОЛЯ – обозначение поля, которое должно быть распечатано в форме и отчете. Если ничего не задано, то имя поля берется автоматически.

ЗНАЧЕНИЕ ПО УМОЛЧАНИЮ - значение в поле вводится автоматически.

УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ - определяет выражение, которое ограничивает значения при вводе данных.

СООБЩЕНИЕ ОБ ОШИБКЕ – сообщение появляется, если вы нарушите при вводе условие, определенное в УСЛОВИИ НА ЗНАЧЕНИЕ.

ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ПОЛЕ – определяется, если данные в поле вводятся обязательно.

ПУСТЫЕ СТРОКИ.

ИНДЕКСИРОВАННОЕ ПОЛЕ – определяется, если нужен ускоренный поиск и сортировка.

Лабораторная работа № 5(19)

План занятий:

1. Самостоятельная обзорная работа по теме:

Создание базы данных на основе ACCESS.

Задание (общее для всех вариантов):

• Создать структуру предлагаемой базы данных;

• Заполнить сформированные таблицы 5-ю записями;

• Создать форму (простую) для вашей базы данных;

• Оформить ее: вставить заголовок, вставить соответствующий теме рисунок, создать кнопку закрытия формы;

• Создать простой отчет на фирменном бланке (вставить в заголовок рисунок и название организации).

Вариант №1

• Создать базу данных для библиотеки, содержащую следующие сведения о книгах.

ШИФР	АВТОР	НАЗВАНИЕ? КНИГИ	ИЗДАТЕЛЬСТВО	ГОД ИЗДАНИЯ	СТОИМОСТЬ
03-83	Анатолий Виноградов	Три цвета Времени	Лениздат	1983	13.30р.
01-89	В.Ф.Одоевский	Повести и рассказы	Художественная литература	1989	17.50р.
25-44	Стендаль	Красное и черное	Правда	1978	20.10р.
10-51	Е.Тарле	Наполеон	Ритм	1992	15.00р.
11-18	М.Булгаков	Мастер и Маргарита	Молодая гвардия	1991	30.15р.

Вариант №2

• Создать базу данных для автомагазина, содержащую следующие сведения об автомобилях.

КОД МОДЕЛИ	МОДЕЛЬ	МОЩНОСТЬ ДВИГАТЕЛЯ	ДРУГОЕ ОСНАЩЕНИЕ	ГОД ВЫПУСКА	ЗАВОДСКАЯ ЦЕНА
12579	Corolla LiftbackXL	53/75	Автомогнитола; раздвижная крыша	1997	35700
12580	Corolla LiftbackGT	69/90	Автомогнитола, раздвижная крыша, лаковое покрытие “металлик”	1998	39200
12651	Corolla CompactXL	90/135	Раздвижная крыша, электроподъемник окон	1998	37900
12653	Corolla CompactGT	100/139	Автомогнитола; раздвижная крыша, аллюминивые дворники	1997	41100
12410	Corolla Combi	60/90	Навесной багажник, раздвижная крыша, электроподъемник окон	1998	46200

Вариант №3

• Создать базу данных для фирмы звукозаписи, сожердащую следующие сведения о кассетах.

КОД	ИМЯ ГРУППЫ/И ИСПОЛНИТЕЛЯ	НАЗВАНИЕ АЛЬБОМА	ГОД ВЫПУСКА	ФИРМА	ЦЕНА
517 007-2	ABBA	ABBA GOLD	1992	Polydor	95
CDP 7 48507-2	Paul McCartney	All the best!	1995	MPL Communications	105
JPG 5411-393	Deadpan	Thee – piece	1996	JPG Records	65
539 189-2	Portishead	Portishead	1997	GO!Beat	110
CK 33453	Pink Floyd	Wish You Were Here	1975	CBS	90
CDP 32 1759 2	Sinead O'Connor	I Do Not Want What I Haven′t Got	1990	Engligh Records	85

Самостоятельная работа.

Создание отчетов в базе данных ACCESS.