MS Access Таблицы

1. Основные понятия

Программа Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), т.е. программа, предназначенная для создания, хранения и обработки баз данных.

База данных представляет собой упорядоченную последовательность наборов данных, описывающих характеристики отдельных объектов. Полный набор характеристик одного объекта называется записью. Для каждой характеристики в записи отводится определенное место, называемое полем. Поля имеют уникальные имена. Записи нумеруются. Поле и запись – структурные единицы базы данных.

Объекты субд

Компьютерная база данных представляет собой хранилище объектов. Объектами СУБД Microsoft Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы являются основой базы данных. Данные в таблицах организованы таким образом, что каждое поле расположено в отдельном столбце, а каждая запись – в отдельной строке. В таблицу вносятся необработанные данные.

Запросы предназначены для обработки данных. Например, с помощью запроса можно создать новую таблицу, отобрав нужные поля и записи из существующих таблиц, выполнить вычисления, добавить и удалить записи и т. д. Запросы – основной рабочий инструмент СУБД.

Формы – это интерфейсы, которые используются для работы с данными. При помощи форм можно просматривать, вводить и редактировать данные. Формы часто содержат командные кнопки, которым программным путем назначается выполнение различных задач, таких как фильтрация данных, открытие других форм, отчетов и т.д. Формы позволяют задавать условия работы других пользователей с информацией, содержащейся в базе данных, например, ограничить набор отображаемых полей и разрешенных операций. Это помогает защитить данные и гарантировать правильность их ввода.

Отчет предназначен для создания печатного документа. Позволяет эффективно организовать данные при выводе на печать.

Макрос – это программа, написанная на специальном языке программирования, которая выполняет необходимые действия над объектами базы данных. Макросы являются в некотором роде надстройкой над Visual Basic for Application, которая позволяет пользователю решать некоторые задачи, не зная программирования, т. к. макросы создаются путем выбора макрокоманд из списка. Макросы часто связываются с командными кнопками, расположенными в формах

Модуль – это программа на языке Visual Basic for Application. Модуль представляет собой набор описаний, операторов и процедур, которые хранятся в одном программном блоке.

Типы межтабличных связей

База данных, представленная связанными между собой таблицами, называется реляционной.

Существует три типа межтабличных связей:

• связь типа «один-к-одному» означает, что каждой записи в первой таблице может соответствовать не более одной записи во второй таблице, а каждой записи во второй таблице – не более одной записи в первой таблице;

• связь типа «один-ко-многим» означает, что одной записи в первой таблице, называемой главной, могут соответствовать несколько записей во второй, подчиненной, таблице; но каждой записи во второй таблице соответствует не более одной записи в первой таблице;

• связь типа «многие-ко-многим» означает, что каждой записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а каждой записи во второй таблице – несколько записей в первой таблице.

Для реализации связей «многие-ко-многим» следует создать дополнительную таблицу пересечения, с помощью которой одна связь «многие-ко-многим» будет сведена к двум связям «один-ко-многим».

В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь ключевое поле (или ключ). Ключ – это одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. В ключевом поле не должно быть повторяющихся или пустых значений. Если в качестве ключевого определено одно поле таблицы, такой ключ называется простым. В случае, когда все поля в таблице имеют повторяющиеся значения, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Такой ключ называется составным.