Acc2007_L4_формы

MS Access

Формы

Создание кнопки

1.Кнопка Использовать мастера в группе Элементы управления должна быть нажата.

2.Щелкнуть по кнопке Кнопка в группе Элементы управления.

3.Щелкнуть мышью по нужной области формы. После этого запустится Мастер.

4.В первом окне выбрать действие, которое необходимо выполнить при нажатии кнопки (в левом списке выбираются категории действий, в правом – сами действия).

5.В следующем окне выбрать текст или рисунок, который должен быть помещен на кнопке.

6.В последнем окне ввести название кнопки.

Для некоторых действий Мастер открывает и другие окна для задания характеристик выбранного действия.

Создание набора вкладок

1.Щелкнуть по кнопке Вкладка в группе Элементы управления.

2.Щелкнуть мышью по тому месту в области данных, где должен находиться левый верхний угол вкладок, или указать с помощью мыши прямоугольную область, чтобы задать размер вкладок.

Будет создан элемент Вкладка из двух страниц.

Добавить, удалить или изменить последовательность вкладок можно командами Добавить вкладку, Удалить вкладку и Последовательность вкладок в контекстном меню элемента.

Для изменения имени вкладки надо открыть страницу свойств этой вкладки и в строке Имя указать новое имя. По умолчанию подпись вкладки совпадает с ее именем.

После создания вкладок на них размещаются элементы управления.

Создание многостраничной формы

В многостраничной форме все страницы должны быть одинаковой высоты. Размер окна формы также должен соответствовать размеру страниц.

Чтобы определить место конца одной и начала новой страницы, надо щелкнуть мышью по кнопке Разрыв страницы в группе Элементы управления, а затем – по нужному месту в форме.

Составные формы

Составными, или иерархическими, называются формы с внедренными в них другими формами. Форма, которая встраивается в другую форму, называется подчиненной. Форма, в которую встраивается подчиненная форма, называется главной.

11

MS Access

Формы

Составная форма удобна для вывода данных из таблиц, связанных отношением «один-ко-многим»: в этом случае в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме.

Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы, как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая.

Главная форма может содержать любое число подчиненных форм. Можно создавать подчиненные формы двух уровней вложенности.

Существует несколько способов создания подчиненных форм.

I способ:

1.Отдельно создать формы, которые должны стать главной и подчиненной в составной форме.

2.Открыть главную форму в режиме Конструктора.

3.Перетащить подчиненную форму из области переходов в главную форму.

4.Проверить, связаны ли главная и подчиненная форма: открыть окно свойств объекта Подчиненная форма, вкладку Данные.

Свойства Основные поля и Подчиненные поля должны содержать имена полей, по которым связаны главная и подчиненная формы. Если эти свойства не определены, щелкнуть по кнопке с тремя точками и в открывшемся диалоговом окне указать имена связывающих полей.

II способ (при этом способе подчиненную форму можно не создавать заранее):

1.Создать главную форму и открыть ее в режиме Конструктора.

2.Кнопка Использовать мастера в группе Элементы управления должна быть нажата.

3.Щелкнуть по кнопке Подчиненная форма/отчет в группе

Элементы управления.

4.Щелкнуть мышью по тому месту формы, куда следует поместить подчиненную форму.

5.В первом окне открывшегося диалогового окна выбрать объект, на основе которого будет создана подчиненная форма. Им может быть таблица или запрос (если форма не создана заранее) или готовая форма.

6.Если форма не была создана заранее, в следующем окне выбрать поля, которые надо включить в форму.

7.В следующем окне определить поля, по которым связываются главная и подчиненная формы. Можно выбрать их из списка или задать самостоятельно.

12

MS Access

Формы

8. В последнем диалоговом окне задать имя для подчиненной формы.

III способ – с помощью Мастера форм (при этом способе не надо заранее создавать ни главную, ни подчиненную форму):

1.На вкладке Создание в группе Формы в списке кнопки

Другие формы выбрать команду Мастер форм.

2.В первом окне Мастера в списке поля Таблицы и запросы выбрать таблицы (или запросы), из которых надо взять поля для формы, из списка Доступные поля выбрать нужные поля. (порядок выбор таблиц не имеет значения).

3.Во втором окне выбрать вид представления: из списка таблиц (запросов) выделить ту, поля которой будут размещены в главной форме. Включить режим Подчиненные формы.

4.В следующем окне выбрать вид подчиненной формы: ленточный или табличный.

5.Далее выбрать стиль оформления.

6.В следующем окне ввести имена форм и выбрать дальнейшие действия.

Сводные таблицы

Сводная таблица - это динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в базе данных.

Сводные таблицы позволяют создавать динамические перекрестные таблицы, данные в которых обобщаются по нескольким измерениям.

С помощью сводной таблицы можно подсчитать промежуточные итоги с любым уровнем детализации.

Сводные таблицы легко трансформировать: менять местами строки и столбцы, добавлять, удалять поля, устанавливать условия фильтрации и т.д.

Основными элементами сводных таблиц являются:

область Данные – ячейки сводной таблицы, в которых содержатся итоговые данные; над значениями полей, помещенных в эту область, выполняются сводные вычисления (обобщающие, консолидирующие, итоговые и т.д.);

область Столбцы – значения полей, помещенных в эту область, размещаются вдоль верхнего края сводной таблицы в качестве заголовков столбцов;

область Строки – значения полей, помещенных в эту область, размещаются вдоль левого края сводной таблицы в качестве заголовков строк;

13

MS Access

Формы

область Фильтр– эта область как бы добавляет третье измерение в сводную таблицу; поле, помещенное в эту область создает раскрывающийся список своих значений;

область Детали – строка или столбец, в которых показаны общие итоги для всех ячеек строки или столбца;

Области Столбцы и Строки могут быть иерархическими, т.е. иметь вложенные области.

Создание сводных таблиц

1.Сводные таблицы создаются на базе существующей таблицы или запроса.

Сводная таблица может существовать как сохраненный режим таблицы (запроса) или как отдельный объект базы данных – форма.

В первом случае надо открыть нужную таблицу (запрос) в режиме

Сводной таблицы (группа Режимы на вкладке Главная), во втором – выделить нужную таблицу (запрос) и на вкладке Создание в группе Формы в списке кнопке Другие формы выбрать вариант Сводная таблица.

2.Откроется окно конструктора сводных таблиц. При щелчке по любому месту этого окна открывается окно Список полей сводной таблицы. Если закрыть это окно, то повторно его можно вывести на экран щелчком по кнопке Список полей в группе Показать или скрыть на вкладке Работа со сводными таблицами – Конструктор.

3.Переместить поля из списка в области сводной таблицы можно одним из следующих способов:

в списке полей выделить нужное поле, из раскрывающегося списка внизу окна Список полей сводной таблицы выбрать нужную область, щелкнуть по кнопке Добавить в;

перетащить мышью поле из списка полей в нужную область.

4. Для добавления итоговых вычислений надо щелкнуть по заголовку столбца, для которого нужно вычислить итоги, и на вкладке

Работа со сводными таблицами – Конструктор в группе Сервис в

списке кнопки Автовычисления выбрать нужную операцию.

Вывод на экран подробных и итоговых данных

Данные сводной таблицы имеют иерархическую организацию: их можно подразделить на подробные и итоговые.

В каждом столбце и каждой строке сводной таблицы имеются кнопки Показать/скрыть . Кнопка Скрыть удаляет с экрана подробные данные своего столбца (строки), оставляя только итоговые данные. Кнопка Показать возвращает на экран подробные данные.

Кнопка Без подробностей, расположенная в группе Показать или скрыть на вкладке Работа со сводными таблицами –

14

MS Access

Формы

Конструктор скрывает подробные данные во всей таблице. Кнопка С подробностями возвращает на экран подробные данные.

Фильтрация строк и столбцов сводной таблицы

В заголовке каждой строки и каждого столбца сводной таблицы имеется кнопка, открывающая список значений в этой строке (столбце). Из этого списка можно выбирать значения, которые нужно отобразить или скрыть.

Сводные диаграммы

Сводная диаграмма служит для графического представления сводных данных.

Сводная диаграмма, так же как и сводная таблица, может существовать как сохраненный режим таблицы (запроса) или как отдельный объект базы данных – форма.

Для создания сводной диаграммы надо:

1.Открыть нужную таблицу (запрос) в режиме Сводной диаграмм (группа Режимы на вкладке Главная) или выделить нужную таблицу (запрос) и на вкладке Создание в группе Формы в

списке кнопке Другие формы выбрать вариант Сводная диаграмма.

Откроется окно сводной диаграммы, имеющее области Данные,

Категории, Ряды, Фильтр.

2.Переместить поля из списка в области сводной диаграммы:

в область Данные перетащить поля, содержащие данные для

рядов;

в область Категории перетащить поле, содержащее данные для категорий;

в область Ряды перетащить поле, по которому должна производиться группировка данных; в этом случае в области Данные выбирается функция для вычисления итоговых значений (для изменения функции дважды щелкнуть по кнопке поля).

в область Фильтр перетащить поле для фильтрации.

По умолчанию строится гистограмма. Тип диаграммы можно изменить с помощью кнопки Изменить тип диаграммы в группе Тип

на вкладке Работа со сводными диаграммами – Конструктор.

Макеты элементов управления

Макеты элементов управления — это направляющие, по которым выравниваются элементы по вертикали и горизонтали. Можно представить макет элемента в виде таблицы, в каждой ячейке которой содержится элемент.

Макеты элементов управления имеют две разновидности:

табличный макет и макет в столбик.

15

MS Access

Формы

Втабличных макетах элементы расположены по строкам и столбцам с надписями в верхней строке. Табличные макеты элементов охватывают два раздела формы: обычно надписи помещаются в раздел заголовка, а элементы – в область данных. Макеты в столбик содержатся внутри одного раздела формы. В макетах в столбик элементы располагаются по вертикали с надписью слева от каждого элемента.

Вформе может быть несколько макетов элементов управления обоих типов. Например, один табличный макет для создания строки данных для каждой записи, и внизу один или несколько макетов в столбик для дополнительных данных из той же записи.

Вбольшинстве случаев при создании формы автоматически создаются макеты: макет в столбик получается при автоматическом способе создания простой и разделенной формы, а также при создании формы в режиме Макета; макет табличный – при автоматическом создании ленточной формы: Мастер форм предоставляет выбор макета. При создании формы в режиме Конструктора макет не создается.

Для создания или изменения существующего макета надо:

1.Открыть форму в режиме Макета или Конструктора.

2.Щелчком мыши выделить один из элементов, которые нужно поместить в макет.

3.Нажать клавишу Shift и выделить остальные элементы.

Если макет формы уже существовал, то для выделения всех его элементов достаточно выделить один из них, а затем щелкнуть по появившейся в левом верхнем углу макета кнопке с перекрестьем.

4. На вкладке Упорядочить в группе Макет элементов управления выбрать вариант: В столбик или Табличный.

Оформление форм

Средства для оформления форм в Microsoft Access 2007 содержат следующие вкладки и группы команд:

вкладка Инструменты Конструктора - Упорядочить;

вкладка Инструменты Конструктора – Конструктор, группа Шрифт;

вкладка Работа с макетами форм - Упорядочить;

вкладка Работа с макетами форм - Формат;

вкладка Главная группа Шрифт.

Для оформления формы в целом есть коллекция автоформатов, которая доступна на вкладке Инструменты Конструктора – Упорядочить в группе Автоформат.

16

MS Access

Формы

Практическая работа 4

Автоматическое создание форм

1.На основе таблицы Товары базы данных Торговый дом инструментом Форма создать простую форму. Добавить одну запись в эту форму (новый товар). В таблицу Заказы добавить две записи, связанные с новой записью таблицы Товары: использовать для этого таблицу, расположенную в форме.

Проверить, появились ли в таблицах Товары и Заказы новые записи.

2.На основе таблицы Отделы базы данных Институт создать разделенную форму.

3.На основе таблицы Заказы базы данных Торговый дом создать ленточную форму. Добавить в эту форму десять новых записей. Проверить, появились ли новые записи в таблице Заказы.

Создание форм с помощью Мастера

4.На основе таблиц Личные сведения, Служебные сведения и Отделы базы данных Институт с помощью Мастера форм создать форму Сведения о сотрудниках с полями Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Семейное положение, Образование,

Название отдела, Должность, Расположение полей – в столбец.

Создание форм в режиме Макета

5.На основе таблицы Товары базы данных Торговый дом в режиме Макета создать форму с полями Наименование товара и Название фирмы. Добавить в форму заголовок и эмблему. Для оформления применить автоформат.

6.В базе данных Институт в режиме Макета создать форму

Сотрудники с полями Фамилия, Имя, Отчество, Должность,

Название отдела. Добавить в форму заголовок. Изменить шрифты полей и надписей формы.

Создание форм в режиме Конструктора

7.На основе таблицы Товары базы данных Торговый дом в режиме Конструктора создать форму Товары со следующими элементами управления:

поле с подписью Наименование товара, связанное с соответствующим полем таблицы;

список Название фирмы с подписью, связанный с соответствующим полем таблицы Производители;

кнопки для перехода к предыдущей и следующей записи. Макет элементов управления - в столбик.

Ввести заголовок и примечание. Оформить с помощью Автоформата.

17

MS Access

Формы

8.На основе таблицы Заказы базы данных Торговый дом в режиме Конструктора создать ленточную форму Заказы.

В области данных разместить поля: Номер заказа, Клиент, Продавец. Макет - табличный.

Ввести заголовок формы.

В разделе нижнего колонтитула вставить номера страниц. Просмотреть в режиме предварительного просмотра.

9.В базе данных Институт в режиме Конструктора создать форму Личные и служебные сведения с двумя вкладками: на первой вкладке расположить поля Фамилия, Имя, Отчество, Семейное положение, Образование, на второй – Табельный номер, Должность, Название отдела. Макет в столбик.

Вкладкам присвоить имена соответственно Личные и Служебные.

В разделе примечания разместить кнопки для перехода к предыдущей и следующей записи.

Ввести заголовок формы. Оформить внешний вид формы.

10.Создать форму на основе таблицы Личные сведения, включив

в форму все поля таблицы.

Поле Автобиография расположить на второй странице. Для этого вставить перед ним элемент управления Разрыв страницы.

Поля Фамилия, Имя и Отчество переместить в область заголовка.

Вычисляемые поля

11.В базе данных Торговый дом создать форму Сведения о заказах с тремя вкладками. На вкладке Заказ разместить поля Номер заказа, Клиент, Продавец; на вкладке Товар – поля Наименование товара, Название фирмы; на вкладке Расчет – поля Количество, Цена, Стоимость.

Цена и Стоимость – вычисляемые поля: стоимость вычисляется как произведение цены товара на количество; если количество товара меньше заданного (например, 10 шт.) берется розничная цена, иначе – оптовая.

12.В базе данных Институт в режиме Конструктора создать ленточную форму Расчеты с полями Табельный номер, Название отдела, Фамилия, Оклад, Надбавка, Налог, Детское пособие. Макет табличный.

Поля Надбавка, Детское пособие и Налог – вычисляемые:

надбавка составляет 5% от оклада, если стаж работы от 5 до 10 лет, и 10%, если стаж больше 10 лет;

налог составляет 13% от суммы оклада и надбавки.

18

MS Access

Формы

детское пособие (фиксированная сумма) назначается, если детей трое или больше.

Полям Оклад, Надбавка, Налог и Детское пособие назначить денежный формат.

Составные формы

13.Используя способ перетаскивания подчиненной формы в главную, в базе данных Институт создать составную форму

ОтделыСотрудники.

В подчиненную форму СлужебныеСведения1 включить поля

Табельный номер, Фамилия, Должность из таблицы Служебные сведения.

В главную форму включить все поля из таблицы Отделы и

подчиненную форму СлужебныеСведения1.

14.Используя Мастера форм, в базе данных Торговый дом

создать составную форму КлиентыЗаказы.

В подчиненную форму Заказы1 включить все поля из таблицы Заказы, за исключением поля Клиент.

В главную форму включить все поля из таблицы Клиенты и подчиненную форму Заказы1.

15.В базе данных Торговый дом создать составную форму с двумя уровнями подчиненных форм.

Сначала, используя элемент управления Подчиненная форма/отчет, создать составную форму ТоварыЗаказы:

В главную форму ТоварыЗаказы включить поля Наименование товара, Розничная цена и Оптовая Цена из таблицы Товары и

подчиненную форму Заказы2.

В подчиненную форму Заказы2 включить все поля из таблицы Заказы. После закрытия окна Мастера перейти в режим Конструктора и удалить из подчиненной формы поле Наименование товара.

Затем, используя способ перетаскивания, создать форму ФирмыТоварыЗаказы, включив в нее все поля из таблицы Производители и, в качестве подчиненной, форму ТоварыЗаказы.

Создание сводных таблиц

16.В базе данных Торговый дом создать сводную таблицу,

отображающую номера заказов на товары каждой фирмы и подсчитывающую количество заказов.

Основа сводной таблицы - таблица Стоимость заказов. В области столбцов расположить поле Название фирмы, в области строк – поле

Наименование товара, в области данных – поле Номер заказа. Для подсчета количества заказов выбрать операцию Число.

19

MS Access

Формы

17. В базе данных Торговый дом создать сводную таблицу, отображающую стоимость заказов на товары каждой фирмы. В область

фильтра поместить поле Название фирмы, в область строк - поле

Наименование товара, в область данных - поле Стоимость заказов.

Операция – Сумма.

18.В базе данных Институт создать сводную таблицу, в которой отображается список сотрудников в каждом отделе, занимающих каждую должность. В область столбцов поместить поле Название отдела, в область столбцов – поле Должность, в область данных – поле Фамилия.

19.Преобразовать таблицу: переместить поле Название отдела в область фильтра. Добавить итоговые вычисления: подсчет количества сотрудников в каждом отделе, занимающих каждую должность.

20.На основе таблицы Расчет зарплаты в базе данных Институт создать сводную таблицу: в область фильтра поместить поле Название отдела, в область столбцов – поле Должность, в область строк – поле ФамилияИнициалы, в область данных – поле К выдаче. Добавить итоговые вычисления по полю К выдаче.

21.Преобразовать таблицу: добавить в область данных поля

Оклад, Надбавка и Налог.

22.На основе таблицы Расчет зарплаты в базе данных Институт создать сводную таблицу с иерархической областью столбцов: поместить в область столбцов поля Название отдела, Должность,

ФамилияИнициалы, в область данных – поля Оклад, Надбавка,

Налог и К выдаче. Добавить итоговые вычисления по полям в области данных.

23.Освоить операции по скрытию и выводу на экран подробных и итоговых данных, а также фильтрацию столбцов и строк сводной таблицы.

Создание диаграмм

24.В базе данных Институт создать гистограмму, отображающую

данные из полей ФамилияИнициалы, Оклад, Надбавка и Налог из запроса Расчет зарплаты: поле ФамилияИнициалы поместить в область категорий, поля Оклад, Надбавка и Налог – в область данных.

25.В базе данных Институт создать гистограмму, отображающую данные из полей ФамилияИнициалы, К выдаче из запроса Расчет зарплаты: поле ФамилияИнициалы поместить в область категорий, поле К выдаче – в область данных, поле Отдел – в область Фильтр.

26.В базе данных Торговый дом на основе данных из таблицы Стоимость заказов создать гистограмму, отображающую суммарную стоимость заказов на каждый вид товара. В область категорий

20