12.3. Оценка потребностей в производственных помещениях

При использовании производственных помещений необходи­мо руководствоваться определенными юридическими требовани­ями и создавать условия для контроля за их соблюдением. Это позволит успешно решать дальнейшую судьбу занимаемых помещений в процессе роста бизнеса или при его кардинальных технологических изменениях.

В частности, в законодательстве по труду есть положения, отражающие юридические требования, которые необходимо со­блюдать в офисе.

Реконструкции помещений должны производиться в соответ­ствии с нормами и положениями, указанными в законодательных актах местной администрации.

Необходим контроль эксплуатационных качеств производ­ственных помещений и затраты, связанные с улучшением этих качеств.

Местоположение офиса является также важным условием, способствующим успеху процветания того или иного офиса. Все фирмы стремятся занять самые престижные места в центре на­селенного пункта. Наблюдается острая конкурентная борьба, ар­битром которой становится рыночная, либо аукционная цена, а в ряде случаев муниципальные органы власти. Например, неуем­ное стремление частных фирм в центр Москвы позволило мэ­рии расселить по семейным квартирам в других районах города жителей коммунальных квартир и получить значительные на­логовые поступления. Положительной стороной такого процесса является также модернизация старых зданий, в том числе пред­ставляющих историческую ценность.

К негативным последствиям этого явления можно отнести чрезмерную урбанизацию центра, превращение его в исключи­тельно административно-деловую часть города без коренных жителей.

Офис может быть открыт в отдельно стоящем, совмещен­ном зданиях и во встроенных помещениях. Занимаемая площадь зависит от вида деятельности, финансовых возможностей и чи­сленности работников. Фирма может занимать все здание, часть его (этаж, крыло) либо ряд отдельных помещений на правах аренды или собственности.

12.4. Обустройство и оборудование служебных помещений

Офис — это не простой рабочий кабинет или пространство приложения труда, скорее это — система организации упра­вленческого труда с определенными формами взаимоотноше­ний, условиями труда, способствующими успешному выполнению оперативных и перспективных задач с минимальными тру­дозатратами.

Еще в 1658 г. Ян Амос Каменский написал такую рекоменда­цию: "Кабинет есть место, где человек, изучающий науки, сидит вдали от людей, отдавшись занятиям. Он читает книги, которые кладет возле себя на пульт и из них в свою записную книжку заносит все лучшие места или отмечает эти места в книгах под­черкиванием или звездочкой на полях. Намереваясь заниматься ночью, он ставит свечу в подсвечнике и снимает с нее нагар свечными щипцами. Перед свечой он ставит ширмочку, обычно зеленую, чтобы не притупилась острота зрения".

Современный человек, проводящий на службе значительную часть своей жизни, совершенно закономерно желает внести в нее комфорт, респектабельность и эстетическое удовольствие. И это распространяется на все то, что окружает его на рабочем месте. Поэтому современная оргтехника, средства связи и офисная ме­бель создаются с учетом высоких требований заказчика.

При организации офиса не следует спешить, ибо вы рискуе­те не только свыкнуться с непривлекательным интерьером, но и потерять возможных клиентов, так как все временное, сделан­ное быстро, имеет тенденцию задерживаться надолго. А что­бы создать уютный, удобный и респектабельный офис, необ­ходимо начать с четкой программы действий. Конечно, это, в первую очередь, оптимизация коммерческой и другой деятельно­сти фирмы, создание удобств для повседневной работы персона­ла.

Особенность творческой (а бизнес есть высокое творчество) работы — ее незащищенность от внешних посягательств, от об­становки, условий самой работы. Оснащению кабинетов всегда придавалось и сейчас придается особое внимание. Постинду­стриальное хозяйство в своей основе представляет информаци­онную систему. Необходим инструментарий для обработки ин­формации, но это не значит, что все кабинеты надо заставлять компьютерами. Огромные суммы, затраченные на автоматиза­цию офисов, иногда экономически неоправданны.

Есть новые идеи обустройства офисов как "помещения без территории". Подобные эксперименты на фирмах, в частности в Финляндии, дают положительные результаты. Например, одна из фирм оборудовала офис мягкой мебелью — диванами и кре­слами с откидными спинками, что создало очень комфортную обстановку, располагающую к беседам, обмену идеями, а не к тому, что называется "труд за письменным столом".

Для каждого отдельного помещения необходимо составить наилучший вариант расположения мебели. С этой целью неко­торыми фирмами подготовлены компьютерные программы. До­статочно иметь несколько параметров помещения и размещае­мой в нем мебели, чтобы с помощью компьютера составить два, три наиболее подходящих варианта планировки помещений.

Интерьер помещений. Необходимо помнить следующие основные позиции каждого помещения:

— пол, стены и потолок;

— оконные проемы и их оборудование;

— мебель, сейфы, стеллажи и другое специальное оборудо­вание;

— технические средства труда;

— отопление, водоснабжение, кондиционирование;

— освещение и цветовые решения;

— декоративные, архитектурные, растительные элементы дизайна;

— эмблемы, носители фирменного стиля.

Интерьер офиса расскажет о вашей фирме, о степени духов­ного развития, интересах, финансовой состоятельности, успехе. И задача при создании фирмы — обеспечить себе с помощью дизайна доброжелательный, престижный имидж.

Удачный дизайн делает помещения, которые изначально не были предназначены для этой цели, функционально пригодными для этой фирмы.

Цветовая палитра помещения требует серьезного внима­ния, так как создает индивидуальность этой фирмы. Продуман­ное цветовое оформление не только улучшит освещенность, но и создаст хорошее настроение. Следует избегать активного си­него и сочно голубого цвета — будет клонить ко сну. Работа в красном помещении утомляет, да и посетители в подобной обста­новке чувствуют себя неуютно, неуверенно. Неплохое влияние оказывают оттенки зеленого цвета, фисташковый фон, особенно если на этом фоне есть картина, календарь. Непременная деталь офиса — зеленое пятно, предпочтительно искусственное деревце, которое украсит кабинет, создаст определенный настрой, отдых глазу.

Воздействие шума на сотрудников фирмы оказывает ощу­тимое влияние на их работоспособность, поэтому необходимо снизить уровень шума при помощи шумопоглощающих мате­риалов. Однако в некоторых суперсовременных офисах удалось создать стерильно чистую звуковую среду, освобожденную от каких-либо шумов, что также привело к отрицательным послед­ствиям — быстрой утомляемости работающих, появлению ми­грени, низкой производительности труда. Причина — человека лишили привычного окружения, закрыли доступ шума в офис. Необходимо позаботиться о другом звуковом наполнении. Это могут быть магнитофонные записи полюбившихся мелодий или каких-либо других естественных звуков (птичье пение, журча­ние ручья и т. д.). Психологи и акустики уже создали несколько "меню", где подобраны сочетания звуков, снижающие утомляе­мость при напряженной работе.

Необязателен, но желателен в комнате ионизатор воздуха.

Обустройство помещений. Для правильного обустрой­ства помещений, прежде всего, следует определить и учесть вкусы сотрудников. Необходимо попытаться отразить специфику фир­мы в ее интерьере, в подборе мебели и оборудовании, которые должны быть максимально комфортными и функциональными.

Необходимо подумать и обустроить места переговоров с кли­ентами фирмы. Следует помнить, что применение аудиовизуаль­ной техники сделает рутинную работу более привлекательной, повысит престиж фирмы в глазах клиента.