12.5. Планировка помещений и техническое обеспечение рабочих мест

Выбрав площадь под офис, следует, прежде всего, провести работы по обмеру помещения. Затем, зная число сотрудников фирмы, необходимо составить перечень оборудования и мебели.

Творческий процесс формирования пространственной среды следует начинать с подготовки чертежей, которые позволят на­глядно представить желаемую планировку. Их следует выпол­нять в масштабе 1:50, а если площадь небольшая, то — в мас­штабе 1:25. Мебель и оборудование изображают в том же мас­штабе, что и планы помещений. Для большей наглядности мож­но изготовить макет обустройства помещений, вырезав модели из бумаги.

Каждое помещение условно делится на четыре функциональ­ные зоны: входную, выходную, информационную и зону хране­ния документации. При планировке не следует забывать об опти­мальных нормах. Например, рабочая площадь, занимаемая рядо­вым сотрудником, не менее 4,25 м². Там могут быть размещены рабочий стол с приставкой для оргтехники, полка для хранения документации, рабочий стол и стул для посетителей. Кроме того, нужно предусмотреть подходы и зоны общего пользова­ния.

Определив на эскизах планировку функциональных зон, мож­но приступить к расстановке на плане мебели и оборудования. Данные предложения по организации офиса имеют общий харак­тер, и при рассмотрении вопросов оборудования рабочих мест выбрано только то оборудование, которое в какой-то мере влия­ет на интерьер помещения.

Информационная технология. Значительным современ­ным достижением науки является внедрение информационных технологий (ИТ) — обработка информации электронными сред­ствами. За последние годы возросло влияние автоматизации на производственные процессы. Например, обычный телефон трансформирован таким образом, что может сам получать со­общения с помощью автоответчика, обеспечивать большой объ­ем информации с использованием модема, посылать документы (факс), проводить конференции не покидая офиса с помощью электронной офисной АТС.

Мебель. Существует множество отечественных и зарубеж­ных фирм, которые проектируют и изготовляют перспективные образцы офисной мебели. Офисная мебель различается по степе­ни своего назначения:

— наборы для кабинета руководителя (столы со стулом, сто­лы для совещаний, наборы шкафов, кресел, тумб под аппарату­ру, шкафов для одежды);

— наборы для секретаря-референта (стол, шкаф для доку­ментов, тумбы под аппаратуру, шкафы и др.);

— рабочее место программиста (специальный стол, шкафы и др.);

— рабочее место для сотрудников фирмы (столы с тумба­ми, картотечные; шкафы для одежды, документов — открытые, закрытые, комбинированные);

— комплекты для холлов, зон отдыха (кресла, диваны, жур­нальные столики и др.).

При создании нового офиса желательно приобретать мебель в виде гарнитуров, которые обеспечат уют и комфортные усло­вия на каждом рабочем месте.

Серьезное внимание следует уделить комплектованию рабо­чих мест оргтехникой:

• настольными приборами (органайзерами, картотеками, лотками для бумаг, степлерами и др.);

— мелкоофисной техникой (дыроколами, чертежными при­надлежностями и др.);

— товарами для делопроизводства (папками, регистрами файловыми и др.);

— бумажной продукцией (бумагой, термобумагой, конверта­ми и др.);

— письменными принадлежностями (ручками, карандаша­ми, фломастерами и др.).

Этикет современного офиса — подвижная, постоянно расширяющая себя среда, которая оказывает ощутимое влияние на успешную работу фирмы. Необходимо помнить, что неотъем­лемым атрибутом современного бизнеса является вежливость, добропорядочность, честность по отношению к сотрудникам и клиентам.

Заключение. Успех коммерческой деятельности в услови­ях рынка зависит от организации современного офиса: место­расположения и типа здания, оборудования внутренних помеще­ний, оснащения рабочих мест сотрудников, руководства, а также устройства места приема партнеров и клиентов.