Контроль за исполнением документов включает в себя несколько последовательных этапов:

1. постановку документов на контроль;

2. проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

3. предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

4. учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации. На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Существует две формы (т.Е. Способа ведения) контроля за исполнением документов:

• ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

• автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

№ 37. Составление номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел — это процесс разработки документа, систематизирующего и отражающего список дел, ведущихся в организации. Составление номенклатуры дел должно соответствовать определённым правилам. На практике при сколько-нибудь крупном документообороте (когда невозможно помнить каждый документ отдельно) использование номенклатуры дел является практически обязательным для работы отделов бухгалтерии и кадровой службы.

Составление номенклатуры дел подразумевает охват всех документов, созданных организацией с момента основания. Основная задача данного списка — это систематизация всех бумаг и определение как системы архивного хранения документов, так и процесса работ с ними. Важной практической стороной применения номенклатуры дел является тот факт, что этот документ содержит сроки хранения для каждого дела, что даёт возможность определять ценность документов в кратчайшие сроки, а также очень помогает в составлении различных описей. Номенклатура дел является одним из базовых документов в делопроизводстве компании: на основе данного документа может разрабатываться картотека и система регистрации новых дел.

При составлении номенклатуры дел возможно решение сразу несколько проблем архивного хранения и документооборота:

• Определяется статус каждого документа: в частности, исполнен он или нет.

• Определяются дублирующиеся или недостающие документы.

• Распределение документов в хронологическом порядке.

• Группировка дел по значению, хронологии или типу.

При составлении номенклатуры дел важно понимать, что типовые схемы систематизации могут быть неприменимы для некоторых компаний: возможно, потребуется индивидуальная разработка с учётом специфики деятельности каждого отдела или подразделения вашей компании. Составление номенклатуры дел подразумевает предварительный сбор информации, разработку и согласование системы хранения с руководителем каждого подразделения или отдела, утверждение в архиве и тщательную проверку каждого документа компании.Составление или восстановление номенклатуры дел может быть весьма трудоёмкой процедурой при больших объемах документооборота, либо при тех или иных ошибках в систематизации документации, однако эта работа необходима для нормального функционирования организации.