Министерство образования и науки РФ ФГБОУ ВПО «Сибирский государственный индустриальный университет»

Кафедра управления качеством и документоведения

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Совершенствование работы службы ДОУ

в условиях ОАО «Западно-СибирскийВыполнила:

студентка гр. ЗД-08у

испытательный центр» Погорелова Т.Ю.

Руководитель:

ст.преподаватель Абатурова А.А.

1

Цель и задачи дипломной работы

Цель – разработка мероприятий по внедрению систем электронного документооборота в организацию ОАО «Западно- Сибирский испытательный центр».

Задачи:

1)Исследование и анализ состояния проблемы традиционных

иэлектронных технологий ДОУ.

2)Рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией, классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

3)Разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

4)Внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках данного предприятия.

5)Оценка экономической эффективности внедрения

автоматизированных программ.

2

Схема документооборота в ОАО «Западно-Сибирский испытательный центр»

входящие документы исходящие документы

Руководители Директор структурных подразделений

Секретарь Исполнители

3

Сравнительный анализ недостатков

бумажного и электронного документооборота

Недостатки бумажного документооборота

неизбежная потеря документов, следовательно и информации

попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу

накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны

Недостатки электронного документооборота

несанкционированный доступ к конфиденциальной информации

вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя

как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении

большие затраты времени на подготовку и	не установлен порядок признания
согласование документов, как следствие –	юридической силы электронных документов
малая скорость обработки и информации	государственными органами и судами
избыточность документооборота, большая	отсутствует официально признаваемая
потеря времени на обработку	методика (стандарт) работы с электронными
корреспонденции и на ознакомление с	документами, обеспечивающая признание их
документами	юридической4	силы

Сравнительный анализ недостатков

бумажного и электронного документооборота

	Недостатки бумажного документооборота	Недостатки электронного
		документооборота

избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку корреспонденции и на ознакомление с документами

противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения

бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений

невозможность установления истории работы с документами

непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, избыточные затраты на бумагу и копирование

отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение и уничтожение

5

Сравнительный анализ работы с бумажными и электронными документами

Работа с бумажными документами	Работа с электронными документами
(традиционная технология)	(автоматизированная технология)
Ручной прием документов,	Автоматизированный прием
поступивших по электронным каналам	документов, поступивших по
(факс, телеграф, электронная почта)	электронным каналам
Ручная печать карточек, подготовка	Автоматизированная пересылка проекта
сводок, справок, отчетов, реестров	между согласующими и
	утверждающими должностными
	лицами по заранее заданному маршруту
Размножение документов и карточек,	Автоматическая рассылка необходимого
транспортировка и передача их	числа электронных версий документов
исполнителям	и карточек по компьютерной сети
Ручная регистрация факта передачи	Автоматическая регистрация фактов
документов и резолюций должностному	пересылки и получения документов и
лицу, которая часто не выполняется	резолюций по компьютерной сети
ввиду халатности сотрудников	6

Сравнительный анализ работы с

бумажными и электронными документами

Работа с бумажными документами (традиционная технология)

Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений

Ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений

Почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров

Работа с электронными документами (автоматизированная технология)

Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений

Автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа

Автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты

7

Сравнительная таблица основных характеристик систем

электронного документооборота

Итоговая оценка функциональных возможностей

Регистрация и ввод документов

Работа с документами

Управление потоками работ и контроль

Поиск и анализ информации

Информационная

безопасность

Поддержка бумажного документооборота

Стандартные средства настройки

ИТОГО

	Docs	Globus	PayD	1C:Д	БОСС		ДЕЛО	ЕВФР	МОТ
Direct		Profess	ox	окум	-			АТ	ИВ
	Visio	ional		ентоо	Рефер
um	n			борот	ент
9,5	10,5	7,5	7	7,5	9		9	13,5	6,5
15,5	16,5	12	11,5	12	15,5		16,5	18	10,5
14	16	10	12	6,5	13		11,5	12,5	10
8	9,5	8,5	8,5	7	9		8,5	9,5	6,5
12,5	13,5	11,5	12,5	11	13		12,5	13	11,5
3	3	3	2	3	2		4	4	1
8	9	6	7	4,5	7,5		7,5	10	5,5
70,5	78	58,5	60,5	51,5	69	8	69,5	80,5	51,5

Преимущества системы «ЕВФРАТ- Документооборот»

1.Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

2.Организация современной технологии делопроизводственного процесса на основании действующих стандартов и нормативов.

3.Более наглядный и удобный интерфейс системы.

4.Более простой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполнении основных функций системы (регистрация документа, поиск).

5.Создание единого информационного пространства предприятия.

6.Обеспечение надежности учета и хранения документов.

7.Организация эффективной защиты информации.

8.Гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

9.Возможность работы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерных технологий.

10.Отсутствие особых условий установки и эксплуатации.

9

План мероприятий по внедрению СЭД

1.Предпроектное обследование. Подготовка проектной документации.

2.Приобретение системы «ЕВФРАТ- Документооборот».

3.Обучение сотрудников.

10