6.4. Организация документооборота

При организации первичного учета в организации следует иметь в виду, что это весьма трудоемкий процесс, поэтому проблема его упрощения и совершенствования актуальна и, как показывает практика, сложная и длительная по времени. Решение ее зависит от специалистов многих служб организации. При этом, если не будет создана система организации первичного учета в организа­ции, вряд ли будет эффективна работа системы управления в целом.

Своевременность получения информации для нужд управле­ния в значительной мере зависит от четкости составления графи­ка документооборота. Документооборот — это движение докумен­тов от момента их составления до сдачи в архив. График докумен­тооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бух­галтерского учета в организации. Он является средством обслужи­вания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности. Как сред­ство обслуживания рабочего места график документооборота обес­печивает:

- ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

- выполнение работ в соответствии с планом индивидуально­го распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должност­ным обязанностям;

- выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;

- выполнение работ в течение установленной продолжитель­ности рабочего дня.

График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности, обеспечивает:

— своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;

— своевременное получение учетной информации для опера­тивного руководства организацией.

График документооборота разрабатывается главным бухгалте­ром с предварительным изучением всех особенностей организа­ции, ее структуры и структуры управления, организации и техно­логии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно со­ставлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматри­вать как составную часть производственного задания, а его на­рушение — нарушением трудовой и производственной дисцип­лины.

При установлении состава первичных документов, включае­мого в график документооборота, используют Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета.

Соблюдение сроков составления и сдачи документов в бухгал­терию организации обуславливает необходимость определения должностных лиц учетной, плановой, технологической и других служб, принимающих участие в составлении, подписании и сдаче документов на последующие стадии их обработки.

Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания от­ветственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент со­ставления документа.

Подготовленный график документооборота утверждается ру­ководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связан­ных с составлением тех или иных документов. Ниже приведена примерная схема графика документооборота (на примере состав­ления документов по учету основных средств) (табл. 6.1).

До разработки схемы (графика) документооборота необходи­мо в организации сперва разработать план-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления не­обходимой информации. План-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ можно оформить по ниже при­веденной форме:

№ п/п	Наименование должности по штатному расписанию, Ф.И.О. работника бухгалтерской и других служб, ответственных за ведение учета, отчетности и представления информации	Ведет бухгалтерские счета (№, название)	Составляет первичные и сводные документы (форма, №)	Ведет и составляет регистры учета, отчетность, представляет информацию
1	2	3	4	5

Важными предпосылками для рациональной разработки пла­на-графика распределения обязанностей по выполнению учетных работ, а также в целом для организации учета являются:

— ознакомление со структурой и особенностями технологии и организации производственных процессов и видов деятель­ности. Изучение структуры управления организацией, усло­вий работы ее отделов, взаимоотношений отдельных под­разделений организации и ее бухгалтерии, определение по­рядка документации. Без изучения указанных особенностей невозможно правильно построить первичный, аналитичес­кий и синтетический учет.

— определение характера и объема необходимых учетных све­дений. В современных условиях хозяйствования и экономи­чески обоснованного руководства работой организации нуж­на объективная и достоверная информация о ходе и резуль­татах производства, себестоимости продукции (работ, ус­луг), расчетных взаимоотношениях с клиентами, объемах реализации и других важнейших показателях. Так как эту информацию представляет бухгалтерия, главный бухгалтер организации совместно с руководящими работниками зара­нее определяет объем необходимой информации, ее содер­жание и сроки представления;

Таблица 6.1