6.5. Порядок обработки и хранения документов бухгалтерского учета

В документах не допускаются неаккуратные оформления, подчи­стки и незаверенные исправления. С целью предупреждения воз­можных злоупотреблений все кассовые и банковые документы, а также документы, по которым произведены начисления заработ­ной платы или другие выплаты, подлежат погашению специаль­ным штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

В зависимости от назначения и установленного порядка обра­ботки документов они выписываются в одном или нескольких эк­земплярах. После совершения хозяйственных операций докумен­ты в соответствии с разработанным графиком документооборота представляются в бухгалтерию организации, где их проверяют и обрабатывают, а затем используют для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

Документы подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.

Формальная проверка документов заключается в установлении правильности оформления документов путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписей лиц, ответственных за совершение операций, четкости представления измерителей, своевременности составления и т.д.

Неправильно (некачественно) составленные документы не имеют юридической и доказательной силы, а поэтому проведен­ные по ним операции считаются недействительными или неза­конными. Формальная проверка способствует повышению ответ­ственности лиц составляющих и подписывающих документы.

Арифметическая проверка или счетная проверка проводится для определения правильности арифметических подсчетов (путем под­счета итогов, проверки правильности осуществления расчетных процедур, например, расчета распределения косвенных расходов, начисления амортизации, определения накидок, скидок и т.п.).

Проверка по существу заключается в установлении совершения хозяйственных операций, соответствия их требованиям экономи­ческой и хозяйственной целесообразности. При обнаружении в документе ошибок, неясностей и других недостатков бухгалтерия возвращает его для исправления или для пересоставления. Доку­менты, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответствен­ности.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации. Обработка документов на­чинается с таксировки.

Таксировка — это оценка натуральных показателей в денежном (стоимостном) выражении. Для проведения таксировки в доку­ментах проставляются цены и определяют суммы. Таксировке под­вергаются документы, содержащие только натуральные показате­ли. К ним относятся документы, составляемые в первичных под­разделениях организаций: акты на ликвидацию основных средств, документы по поступлению продукции от собственного произ­водства различных отраслей, например, в сельском хозяйстве — акт на оприходование приплода животных, дневник поступления продукции овощеводства и садоводства и др.

После таксировки документы подвергаются группировке. Груп­пировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально-ответственных лиц и структур­ных подразделений, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходованию материальных ценностей и денежных средств. Отдельные документы группируют в зависимости от отраженных на них хозяйственных операций и по источникам финансирова­ния поступления (приобретения) ценностей, работ, услуг и по расходу (списанию) ценностей, денег, погашению задолженнос­тей и т.д.

Группировка документов производится в сводных группировочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы полу­чить необходимые данные для составления бухгалтерских прово­док. Группировка документов в различных группировочных (нако­пительных) и сводных ведомостях облегчает дальнейшую учет­ную обработку полученных данных, например, их разноску в со­ответствующие регистры бухгалтерского учета.

Порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгал­терского учета зависит от формы бухгалтерского учета. При упро­щенных формах, форме учета Журнал — Главная книга и мемо­риально-ордерной форме корреспонденцию счетов составляют: не­посредственно на документе; в Регистрационном журнале; в Жур­нале — Главная книга; в специальном регистре бухгалтерского оформления - мемориальном ордере (проводке, контировке).

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета опера­ции, зафиксированные в документах, отражаются и регистриру­ются в журналах — ордерах и ведомостях с группировкой по кор­респондирующим счетам.

При автоматизации бухгалтерского учета обработка и движе­ние документов имеет свои особенности, т.е. зависит от использо­ванных программных продуктов для ЭВМ.

После отражения данных документов на счетах бухгалтерского учета (т.е. после разноски данных документов в регистры бухгал­терского учета), их подбирают в хронологическом порядке, под­шивают в папки или переплетают и сдают в архив. На папке ука­зывается месяц и год, номера документов, их количество и другие показатели. Все документы в папке номеруются по порядку. Сроки хранения отдельных документов в архиве устанавливаются зако­нодательством. Ответственность за сохранность документов в ар­хивах организации несут руководитель и главный бухгалтер орга­низации.

Таким образом, документы проходят следующие последователь­ные этапы движения: составление, проверку, таксировку (рас­ценку), группировку, разноску по счетам, текущее хранение, на­конец, сдачу в архив на длительное хранение согласно законода­тельству.

Хранение документов бухгалтерского учета. Организация обяза­на хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерс­кого учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанав­ливаемых в соответствии с правилами организации государствен­ного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машин­ной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчет­ного года, в котором они использовались для составления бухгал­терской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только орга­нами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, су­дами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на осно­вании их постановлений в соответствии с законодательством Рос­сийской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской от­четности несет руководитель организации.