Проектирование кодов учетно-плановых номенклатур. Требования к построению кодов.

Проектирование кодов важнейшая составная часть информационного обеспечения информационной системы. Любой проект ИС предусматривает создание рабочих кодификаторов в разрезе номенклатур экономической информации.

Коды – это условные обозначения, обеспечивающие замену наименований единиц информации в форме тех или иных знаков, букв, цифр, импульсов, сигналов. Кодирование осуществляется при регистрации информации, передаче и её обработке.

Требования к построению кодов

1. Коды разрабатываются в разрезе отдельных номенклатур. Номенклатура – совокупность всех значений однотипных реквизитов и показателей.

2. Условные обозначения, в пределах номенклатуры должны быть одинаковой длины.

3. Коды должны легко запоминаться. Для этого необходимо применить наиболее рациональные метод и систему кодирования.

4. Коды должны иметь минимальное количество знаков в целях экономии труда работников экономических служб при работе с документами.

5. Коды должны содержать группировочные признаки данной номенклатуры для удобства выборки информации по запросам из базы данных.

6. Обеспечение единства кодов и возможности использования их для всех функций управления.

При разработке кодов применяются различные методы и системы кодирования информации.

Под системой кодирования понимается совокупность правил, определяющих порядок обозначения объектов классификации знаками, с помощью которых обеспечивается представление, передача, обработка и хранение информации.

С помощью систем кодирования устанавливается отношение между отдельными объектами или группами объектов с общими свойствами и создание упорядоченной структуры базы данных.

Системы кодирования различаются:

• по значности – однозначные и многозначные;

• по форме изображения – цифровые, алфавитные и алфавитно-цифровые;

• по системе обозначения позиций – порядковые, серийные, десятичные, смешанные, комбинированные;

• по методу кодирования - классификационные и регистрационные.

Классификация объектов кодирования преследует цели:

1. установить отношения между объектами или группами объектов с общими признаками;

2. упорядочить объекты внутри этих групп.

Под классификацией объектов для кодирования понимается систематизированный свод наименований отдельных учетно-плановых номенклатур и их кодовых обозначений.

Классификация объектов предшествует кодированию Т.е. сначала нужно правильно сгруппировать объекты кодирования, и только после этого – давать кодовые обозначения.

Классификатор может быть построен с применением иерархического и фасетного методов.

Для кодирования учетно-плановых номенклатур применяются следующие системы:

1. регистрационные – порядковая и серийная

2. классификационные – десятичная (позиционная), смешанная, комбинированная.

Построение любого кодового классификатора оформляется таблицей, в которой для каждого признака выделяется две графы: «Наименование признака» и «Кодовое обозначение». Если классификатор многопризначный, то есть построен по смешанной системе кодирования, то выделяется еще одна графа в конце таблицы с наименованием «Полный код».