Лабораторная работа 1 Введение в табличный процессор Excel’97

Цель работы - ознакомление с основными элементами табличного процессора Excel’97 и подготовка простейших таблиц.

Общий вид экрана

Запуск пакета выполняется обычными для Windows’9х средствами. При этом на экране появляется часть рабочего листа, ограниченная размерами экрана (рабочий лист содержит 256 столбцов и 16384 строк). На экране поддерживается несколько рабочих листов (стандартно - 16), переключаться между которыми можно с помощью мыши, поместив на ярлычок листа ее указатель и щелкнув левой клавишей мыши. Изменять число рабочих листов можно через опцию Сервис, команду Параметры, вкладыш Общие (см. опцию Листов в новой книге). Совокупность рабочих листов называется книгой, причем для вновь открытой книги устанавливается стандартное имя Книга1.

Следует отметить, что назначение и структура многих опций главного меню совпадает с приложениями Windows’9x, которые знакомы читателю, а потому здесь не рассматриваются.

Экран, как правило, разбит на множество ячеек, куда и заносится информация (это разбиение называется координатной сеткой). Сетка очень удобна для пользователя, однако она не всегда присутствует. Для переключения сетки в меню Сервис выбрать опцию Параметры, ярлычок Вид, установить или снять флажок Сетка.

Каждый столбец и строка снабжены обозначениями: строки – целыми числами, столбцы – латинскими буквами. Опция Заголовки строк и столбцов в диалоговом окне Сервис – Параметры – Вид позволяет включать и выключать цифры и буквы, указывающие обозначения столбцов и строк.

Структура экрана регулируется через команду Панели инструментов меню Вид. В том же меню переключается строка формул (она расположена над обозначениями столбцов; рекомендуется ее поддерживать на экране, т.к. в ней указывается имя активной ячейки и ее содержимое) и строка состояния (видна внизу экрана под списком листов).

Стандартная панель инструментов (расположена в строке за опциями главного меню) содержит следующие оригинальные клавиши (некоторые из клавиш совпадают со стандартным меню WINWORD и здесь не приводятся):

- автосуммирование. Табличный курсор устанавливается в нужную ячейку и в меню выбирается данная клавиша. Суммирующийся ряд ячеек выбирается автоматически и показывается пользователю. При желании можно сделать нужные исправления (см. подробнее в работе 3);

- мастер функций, используется для облегчения ввода формул пользователем. Организует простой диалог с подсказками. Рассматривается подробно в работе 3.

- сортировка по возрастанию и убыванию данных первого столбца, соответственно. Табличный курсор устанавливается в любое место готовой таблицы и нажимается соответствующая клавиша (в зависимости от способа сортировки). Для сортировки по другому произвольному столбцу устанавливают табличный курсор в любое место готовой таблицы и выбирают опции Данные – Сортировка главного меню Excel. С помощью простого диалога указывают, по какому столбцу выполнить сортировку (строка Сортировать по), а также способ сортировки. Строки Затем по и В последнюю очередь, по позволяют сортировать по вторичным ключам;

- мастер диаграмм. Готовит диаграммы; его использование подробно рассмотрено в работе 4.

Ниже стандартного меню, как правило, расположена линейка форматирования, которая наряду со знакомыми по WINWORD опциями содержит следующие оригинальные:

- выравнивание текста в соответствии с выделенными ячейками (используется, как правило, для заголовков таблиц). Ячейки, соответствующие строке заголовка готовой таблицы, выделяются по ширине всей таблицы и нажимается данная клавиша: заголовок центрируется;

- денежный формат,

- формат процентов (число умножается на 100 и ему приписывается знак процента),

- выделение порядков (целая часть числа сканируется справа налево и каждые три цифры отделяются пробелом или другим разделителем),

- соответственно, увеличение и уменьшение числа значащих цифр,

- вывод линейки обрамления,

-соответственно, изменение цвета фона и символов.

Перемещения по экрану

Перемещаться по таблице можно с помощью полос прокрутки и с помощью клавиатуры:

• стрелки вверх, вниз, вправо, влево дают перемещение на одну ячейку в соответствующем направлении;

• Home - в первый столбец строки;

• Ctrl+Home и Ctrl+End - соответственно, в начало таблицы и в последнюю использованную ячейку;

• Ctrl+ и Ctrl+ - соответственно, в первую и последнюю использованную ячейку столбца;

• Ctrl+ и Ctrl+ - соответственно, в первую и последнюю использованную ячейку строки;

• PgUp, PgDn - на страницу вверх и вниз, соответственно.

При нажатии клавиш Ctrl+PgUp или Ctrl+PgDn активизируются, соответственно, предыдущий и следующий рабочие листы книги.

Кроме того, обратиться к нужной ячейке можно, щелкнув по ней мышью.