отчет

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Иркутский государственный университет путей сообщения»

(ФГБОУ ВПО ИрГУПС)

Факультет менеджмента, логистики и таможенного дела

Кафедра «Таможенное дело и правоведение»

Отчет по производственной практике

ПП.470200.036401.65 - 2014

Выполнил студентка гр. Т-11-3 Квасова Е.А. (дата, подпись)

Проверил Касьянова Е.В. (дата, подпись)

Иркутск 2014

Содержание

Введение

1. Отдел документационного обеспечения, задачи,функции

2. Укомплектованные таможенные документы, их формирование, использование и уничтожение

   1. Укомплектованные таможенные документы. Их формирование, подготовка и передача на хранение в таможенный орган

   2. Порядок доступа к укомплектованным таможенным документам, их использование, уничтожение

Заключение

Список использованных источников

Введение

В период с 13 июля по 16 августа 2014 г. мной была пройдена производственная практика на Ангарском таможенном посту.

Целью таможенной практики является приобретение профессиональных навыков, практического опыта, закрепление, систематизация и углубление теоретических знаний по общепрофессиональным дисциплинам при исполнении должностных обязанностей.

Основными задачами практики являются:

- ознакомление со структурой, функциями и задачами ОДО, а также с порядком его взаимодействия с другими структурными подразделениями;

- приобретение опыта профессионального применения нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность ОДО;

- приобретение навыков практической деятельности при исполнении

должностных обязанностей в ОДО;

- закрепление приобретенных теоретических знаний

- приобретение опыта работы в трудовом коллективе;

- получение информации об особенностях работы.

1.Отдел документационного обеспечения, задачи, функции

Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях таможенного органа осуществляются подразделением документационного обеспечения таможенного органа [2].

Подразделение документационного обеспечения в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы (ФТС России), правовыми актами РТУ, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим Типовым положением [3].

В структуру Подразделения может входить подразделение архивной обработки документов. При невозможности создания подразделения архивной обработки документов в структуре Подразделения, по решению начальника РТУ, его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц Подразделения.

Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет Управление делами ФТС России, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, - начальник РТУ. Подразделение возглавляет начальник Подразделения, который непосредственно подчиняется начальнику РТУ.

Работа Подразделения строится на основе планов работы РТУ и планов работы Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.

План работы Подразделения утверждается начальником РТУ [3]. Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и через подразделения документационного обеспечения таможенных органов, подчиненных РТУ (далее - подчиненные таможенные органы), во взаимодействии с другими структурными подразделениями РТУ.

Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку. При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.

В РТУ для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Организационно-методическое руководство деятельностью Подразделения по вопросам ведения архива РТУ осуществляет соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Подразделение имеет круглую печать с обозначением наименования РТУ [3].

Основными задачами Подразделения являются:

1) обеспечение в РТУ и подчиненных таможенных органах организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;

2) разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

3) осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

4) обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности РТУ, их архивное хранение, а также организация работы архива РТУ, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов РТУ и подчиненных таможенных органов;

5) организация методической помощи структурным подразделениям РТУ и подчиненным таможенным органам в работе с документами;

6) обеспечение режима доступа и использования информации;

7) повышение уровня подготовки должностных лиц РТУ и подчиненных таможенных органов по своему направлению деятельности;

8) организация взаимодействия с подчиненными таможенными органами по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;

9) комплектование архива управленческими документами;

10) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата (далее - НСА), использование документов, хранящихся в архиве;

11) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

12) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве РТУ.

Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) организует делопроизводство в РТУ;

2) разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

3) принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в РТУ;

4) обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству РТУ;

5) проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству РТУ;

6) оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) РТУ, обеспечивает их рассылку в установленном порядке;

7) осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным каналам связи, ведет справочную работу по ней;

8) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

9) организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;

10) организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства РТУ по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

11) осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях РТУ;

12) разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ФТС России методические документы в области документационного обеспечения;

13) разрабатывает сводную номенклатуру дел РТУ, номенклатуру дел Подразделения, формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях РТУ;

14) организует прием руководством РТУ граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;

15) организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;

16) организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК РТУ;

17) осуществляет подготовку документов Подразделения к архивному хранению;

18) организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности РТУ;

19) принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

20) разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным (муниципальным) архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) государственного (муниципального) архива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

21) составляет и представляет (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК РТУ и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

22) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

23) создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива;

24) организует использование документов архива (информирует руководство и должностных лиц РТУ о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);

25) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

26) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;

27) оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений РТУ, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

28) своевременно представляет в соответствующий государственный (муниципальный) архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

29) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив документы Архивного фонда Российской Федерации .

Если в структуре таможенного органа не предусмотрено создание подразделения документационного обеспечения, то по решению начальника таможенного органа его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности (далее - ответственные за ведение делопроизводства) [2].

Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется должностным лицом (работником) (далее - ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения), определенным начальником структурного подразделения. Ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует начальника (заместителя начальника) структурного подразделения о состоянии их исполнения.

Права, обязанности и ответственность должностных лиц (работников) подразделения документационного обеспечения (ответственных за ведение делопроизводства) и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений определяются должностными регламентами и должностными инструкциями .

2. Укомплектованные таможенные документы, их формирование, использование и уничтожение

2.1 Укомплектованные таможенные документы. Их формирование, подготовка и передача на хранение в таможенный орган

В соответствии с Приказом ФТС России от 07.12.2007 N 1515 «Об утверждении Порядка комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в таможенный орган» оформленные таможенные документы и прилагаемые к ним документы формируются в комплект - укомплектованные таможенные документы (далее - УТД) и подготавливаются к передаче в архив таможенного органа.

Состав комплекта документов зависит от заявленной таможенной процедуры, в соответствии с которой производилось таможенное оформление [1].

Срок хранения УТД составляет 3 года, кроме:

1) УТД, в состав которых входят таможенные декларации на товары, оформленные в соответствии с таможенной процедурой экспорта, - их срок хранения составляет 6 лет;

2) пассажирской таможенной декларации по установленной форме или письменного заявления физического лица по установленной форме, предназначенного для декларирования товаров (за исключением автомобилей), перемещаемых через таможенную границу ТС физическими лицами для личных, семейных, домашних и иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, и первых листов оформленных таможенных приходных ордеров (ТПО) и добавочных листов к таможенным приходным ордерам (ДТПО) - их срок хранения составляет 2 года.

В отдельных случаях, связанных с осуществлением деятельности правоохранительных подразделений таможенных органов, по решению экспертной комиссии таможенного органа таможенная документация может храниться больше установленного срока [1].

Для формирования УТД в дела и хранения их в таможенном органе определяются места для хранения УТД. Ответственность за прием, хранение и использование УТД возлагается на специально предусмотренное в штатном расписании таможенного поста должностное лицо или на уполномоченное должностное лицо таможенного поста, назначенное приказом начальника таможни (далее - уполномоченное должностное лицо).

Прием УТД уполномоченным должностным лицом фиксируется на таможенном посту в журнале учета УТД

Уполномоченное должностное лицо проверяет по приложенной к УТД описи, составленной в соответствии с нормативным правовым актом ФТС России, наличие включенных в комплект документов.

В тех случаях, когда составление описи не предусмотрено правовыми актами ФТС России, такая опись составляется уполномоченным должностным лицом..

Валовая нумерация листов документов в комплекте не осуществляется

В отдельных случаях допускается нумеровать листы как в комплекте документов, так и в деле с УТД.

При наличии документов, не включенных в опись, они должны быть внесены в нее уполномоченным должностным лицом с изменением итоговой записи внутренней описи. За достоверность и полноту комплекта документов, передаваемых уполномоченному должностному лицу, несут ответственные должностные лица, производившие таможенные операции по таможенному оформлению и таможенному контролю товаров с применением/использованием таможенного документа.

В конце описи уполномоченное должностное лицо составляет итоговую запись [1].

На таможенном посту УТД хранятся в специально отведенных, оборудованных и опечатываемых помещениях, приспособленных для хранения документов.

Ответственность за сохранность документов в УТД в соответствии с приложенной внутренней описью после приема от должностных лиц, осуществляющих таможенное оформление и таможенный контроль, несет уполномоченное должностное лицо [1].

Уполномоченное должностное лицо выдает УТД для использования только по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями.

Выдача уполномоченным должностным лицом в структурные подразделения таможенного органа УТД для осуществления контроля за таможенной стоимостью, начислением и взысканием таможенных платежей производится в соответствии с правовыми актами ФТС России и распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями, утвержденным начальником (заместителем начальника) таможенного органа. Выдача УТД фиксируется в книге выдачи [1].

УТД формируются в течение двух недель в дела (далее - дела с УТД) уполномоченным должностным лицом в соответствии со следующими основными правилами:

1) дела с УТД формируются отдельно по видам таможенных документов в порядке возрастания их номеров и с учетом сроков хранения УТД;

2) в деле может быть подшито несколько УТД. Для облегчения дальнейшего поиска рекомендуется отделять их друг от друга разделителями с указанием номера УТД;

3) первым документом в комплекте должен быть таможенный документ, затем располагаются внутренняя опись и документы в той последовательности, в которой указаны во внутренней описи;

4) количество листов в деле должно составлять примерно 250 листов. Не допускается разделять УТД по разным делам.

Допускается формировать в дела и хранить УТД в папках-скоросшивателях или папках-регистраторах с арочным механизмом для облегчения дальнейшего их использования.

К каждому сформированному делу прикладывается перечень УТД, включенных в данное дело. В конце перечня делают итоговую запись о количестве включенных в дело УТД, которую подписывают передающая и принимающая стороны.

На обложках дел с УТД, оформляемых в соответствии с установленными требованиями, должны быть указаны следующие реквизиты:

1) название таможенного органа, структурного подразделения;

2) индекс дела согласно номенклатуре дел;

3) заголовок дела с указанием номеров первой и последней УТД (например, с N 0000196 по N 0000210), дата, срок хранения [1].

Порядок передачи для хранения дел с УТД определяется начальником таможенного органа.

2.2 Порядок доступа к укомплектованным таможенным документам, их использование, уничтожение

Помещение для хранения УТД определяется начальником таможенного органа.

Ответственность за сохранность дел с УТД, переданных на хранение, несет уполномоченное должностное лицо таможенного органа [1].

Выдача хранящихся УТД и дел с УТД структурным подразделениям таможенного органа осуществляется только по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями.

Учет выданных дел ведется в книге выдачи дел (документов). На место выданных дел (документов) кладут карту-заместитель дела.

После возврата должностными лицами структурных подразделений таможенного органа УТД (дел с УТД) уполномоченное должностное лицо проверяет наличие таможенных документов и прилагаемых к ним документов согласно внутренней описи. Карта-заместитель вкладывается в дело [1].

Внесение необходимых уточнений и изменений, дополнений, корректировок, поправок в УТД, а также внесение дополнительных документов в комплект осуществляется по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями, должностными лицами таможенного поста или функционального подразделения таможни, являющегося инициатором совершения таких действий, либо которому начальником (заместителем начальника) таможенного органа поручено совершение этих действий. Это должностное лицо также вносит необходимые изменения и дополнения во внутреннюю опись УТД.

Копии с УТД снимают согласно заявке, подписанной начальником (заместителем начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями [1].

Выдача УТД правоохранительным, судебным органам производится на основании постановления о производстве выемки и протокола выемки с обязательным информированием начальника таможенного органа. Снятие копий с выдаваемых документов, которые подкладывают на место изымаемых, является обязательным условием. Протоколы выемки хранятся в отдельном деле вместе с актами о выдаче документов.

Приобщение УТД к делам об административных правонарушениях осуществляется в соответствии с установленным порядком с обязательным снятием копий.

Выдача (направление) УТД, находящиеся на хранении, вышестоящим таможенным органам осуществляется в соответствии с их письменным запросом и разрешением начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями и с сопроводительным письмом и обязательным указанием в графе 6 книги выдачи даты и номера письма-запроса и сопроводительного письма таможенного органа на срок до 3 месяцев [1].

После истечения срока хранения дела с УТД подлежат уничтожению.

Дела с УТД, у которых сроки хранения истекли, включаются в акт о выделении к уничтожению УТД, не подлежащих хранению, который составляется в двух экземплярах. После согласования с экспертной комиссией акт утверждается начальником таможенного органа или лицом, его замещающим.

Сроки хранения исчисляются со дня завершения действия таможенной процедуры, заявленной в таможенной декларации. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела с УТД передаются на предприятия по переработке макулатуры, которые могут обеспечить измельчение дел в присутствии представителя таможенного органа или в измельченном бумагорезательной машиной виде, а также могут сжигаться в присутствии представителей комиссии, состоящей из представителей таможенного органа.

Квитанция о приеме макулатуры предприятиями по ее переработке прикладывается к первому экземпляру акта о выделении к уничтожению дел с УТД, не подлежащих хранению [1].

В случае сожжения дел в акте о выделении к уничтожению дел с УТД делается соответствующая запись, под которой подписываются председатель и члены комиссии, присутствующие при сожжении дел с УТД [1].

Заключение

В ходе прохождения производственной практики в Ангарском таможенном посту был изучен порядок работы архива, определен ряд задач и функций, которые он выполняет.

Основным нормативным документом, на основе которого таможенные органы ведут работу архива, является Приказ ФТС России от 09.07.2014 N 1331 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации».

Большую часть архивных документов составляют УТД, срок хранения которых составляет 3 года.

УТД, в состав которых входят таможенные декларации на товары, оформленные в соответствии с таможенной процедурой экспорта, - их срок хранения составляет 6 лет.

После истечения срока хранения дела с УТД подлежат уничтожению.

Сроки хранения исчисляются со дня завершения действия таможенной процедуры, заявленной в таможенной декларации.