5.3 Організація оптової закупівлі товарів

Основою звичайної операційної діяльності підприємств оптової торгівлі є оптова закупівля товарів. Для забезпечення безперебійного та якісного обслуговування покупців необхідно здійснювати закупівлю товарів у визначеному обсязі, асортименті та якості. Завдяки цьому формується необхідний торговельний асортимент товарів, доводяться до товаровиробників вимоги споживачів щодо поліпшення якості та асортименту продукції.

Оптова закупівля забезпечує реалізацію різноманітних цілей оптового підприємства, склад яких представлений на рис. 5.3.

Комерційна діяльність по оптовій закупівлі включає комплекс взаємопов’язаних операцій виконуваних в певній послідовності:

• вивчення та прогнозування попиту з метою обґрунтування комерційних рішень по оптових закупівлях товарів;

• виявлення та вивчення джерел надходження та постачальників товару;

• визначення конкретних обсягів закупівлі окремих товарів та необхідних для цього коштів;

• встановлення та оформлення комерційних зв’язків з постачальниками, узгодження та укладання контрактів купівлі-продажу, договорів поставки;

• контроль виконання укладених угод, організація закупівлі, завезення та приймання товарів.

Оптова закупівля може здійснюватися безпосередньо у підприємств-товаровиробників, у оптово-торговельних підприємств, а також через оптових посередників: товарні біржі, аукціони, тощо.

В умовах емерджентного ринку України оптова закупівля повинна здійснюватись на основі принципів сучасного маркетингу. За допомогою методів маркетингу оптовики отримують необхідну інформацію про прихильність споживачів до певних виробників, товарів, про найбільш прийнятний для покупців рівень цін, про попит на відповідний товар на регіональних ринках.

Рис. 5.3 Цілі закупівельної діяльності.

Вивчення та прогнозування попиту споживачів являється обов’язковою маркетинговою умовою проведення ефективної діяльності по закупівлі товарів. Маркетингова наука виробила цілий арсенал засобів та методів вивчення та прогнозування попиту, які необхідно використовувати при організації оптової закупівлі. Оптово-торговельні підприємства регіонального рівня вивчають попит на ті чи інші товарні групи, а в окремих випадках — асортиментну структуру попиту. Особлива увага приділяється оперативному обліку реалізації за минулі періоди та руху товарних запасів.

На підставі розрахунків прогнозованого обсягу попиту окремих груп товарів та даних про рух товарних запасів визначається необхідний загальний обсяг закупівлі товару на прогнозований період як в натуральному, так і у вартісному обчисленні. Для цього можна скористатися формулою:

, (5.7.)

де— загальний обсяг закупівлі і-го товару на весь прогнозований період;

—обсяг попиту споживачів і-го товару на прогнозований період;

—нормативний запас і-го товару на кінець прогнозованого періоду;

—очікуваний залишок і-го товару на початок прогнозованого періоду.

В свою чергу, очікуваний залишок і-го товару на початок прогнозованого періоду розраховується за формулою:

, (5.8.)

де — фактичний залишок і-го товару на складах оптово-торговельного підприємства на початок місяця, в якому робиться розрахунок;

- очікуваний обсяг оптової закупівлі і-го товару від початку місяця, в якому робиться розрахунок, і до кінця поточного періоду, згідно укладених договорів (контрактів);

- очікуваний обсяг реалізації (товарообороту) за цей же період.

На підставі проведених розрахунків визначається ціла низка показників діяльності оптово-торговельного підприємства: оптовий товароборот, необхідний обсяг грошових коштів для проведення оптових закупівель, тощо.

Для виконання операцій по оптовій закупівлі товарів оптово-торговельні підприємства повинні вести постійний пошук та вивчення джерел закупівлі та постачальників товарів. Оптове підприємство зацікавлене в закупівлі товару по можливо нижчих цінах, тому, при виборі постачальника виходить з пропонованої ним вартості продукції. Відповідно, при плануванні закупівлі необхідно уважно вивчати пропозиції постачальників, розглядати різні альтернативні рішення з метою визначення найбільш вигідних джерел придбання товару.

Комерційні працівники оптових підприємств повинні відвідувати товаровиробників для ознайомлення з їх виробничими можливостями, отримання інформації про обсяги, асортимент та якість продукції, умови та обсяги реалізації товарів. Їм доцільно брати участь у виробничих нарадах з працівниками промисловості, виставках-оглядах нових зразків товарів. Маркетингова наука виробила низку конкретних вимог до постачальників, які необхідно враховувати при виборі останніх (див. рис. 5.4.)

Рис. 5.4. Маркетингові вимоги до постачальників.

Тісна співпраця з товаровиробниками дозволяє довести до них вимоги покупців щодо якості та асортименту товарів, а також закупити товари, які в повній мірі відповідають цим запитам. Вивчення постачальників здійснюється також з метою оцінки їх надійності та стабільності. Адже найкращий товар не принесе значного прибутку, якщо не буде забезпечено своєчасне та повне надходження його до оптовика.

На рішення оптовика про закупівлю товару впливають не тільки оголошена відпускна ціна постачальника, але й інші чинники: відстань та тип перевезень, транспортні тарифи, умови поставки, загальний рівень обслуговування тощо. Встановлення стабільних цін на товари протягом максимально тривалого часу позитивно впливають на планування та фінансування закупівлі, сприяють встановленню більш тісних та довірливих відносин між постачальником та підприємством оптової торгівлі.

Для закупівлі товарів оптовик формує замовлення на їх поставку конкретним товаровиробникам. При цьому, на підставі даних про стан товарних запасів, визначаються строки наступного надходження товару та оптимальний розмір замовлюваної партії поставки. Важливо врахувати всі витрати на закупівлю та доставку товару, його розвантаження та розміщення по місцях зберігання. Обсяг окремої партії закупівлі впливає також на ціну одиниці товару. Чим більша партія закупівлі товару, тим нижча вартість одиниці продукції. Для кожного найменування товару встановлюється мінімальний та максимальний обсяг закупівель.

Закупівля мінімальних партій товару дозволяє оптовику отримати найвищу економічну вигоду. Закупівля товару в обсягах менших мінімальної партії веде до підвищення ціни одиниці продукції та втрати прибутку.

На рішення про максимальний обсяг закупівлі впливають ті ж самі чинники, крім того приймаються до уваги можливі відхилення в обсягах та строках поставки, обмеження в наявності вільних складських площ для зберігання, в трудових та матеріальних ресурсах.

Прийняті рішення про обсяги закупівель відображаються в спеціальних картках, відкритих на кожного постачальника. В них вказуються поштові, розрахункові та відвантажувальні реквізити, прізвище та телефон відповідальних за виконання замовлень осіб, дані про виробничі потужності, обсяг та асортимент вироблюваної продукції, про можливості виробництва інших товарів, умови поставки товарів, інша інформація, необхідна оптовику. В карточці фіксуються обсяги закупівель товару, всі відхилення від погоджених умов поставки.

При плануванні оптових закупівель на кожну товарну позицію заводиться картка обліку товару. В картці вказується назва та шифр (номенклатурний номер) товару, його технічна характеристика, ціна за одиницю, інформація про граничні межі величини товарних запасів, мінімальний та максимальний обсяги замовлення, обсяг та термін наступного надходження товару, а також фіксується рух товару на оптовому підприємстві. Картотека формується в послідовності відповідно до діючої системи класифікації Державного класифікатора продукції та послуг (ДК 016-17). Ця інформація використовується при підготовці та оформленні замовлення на наступну закупівлю товару.

Замовлення на закупівлю товару оформлюються в довільній формі. Але, зважаючи на вимоги господарського (комерційного) кодексу, в ньому вказується назва та адреса замовника, його розрахункові та відвантажувальні реквізити, термін замовлення, метод транспортування, умови розрахунків, обсяг поставки по кожній товарній позиції, технічна характеристика продукції, одиниці виміру, ціна за одиницю товару, загальна вартість замовлення та інші умови. Оформлене замовлення підписується особою, відповідальною за здійснення закупівельної діяльності. Оригінал замовлення та його копія направляються постачальнику, який протягом 10 днів підписує його або відмовляється від виконання. Підписане постачальником замовлення оптовика представляє собою письмовий контракт. Якщо в замовленні були відсутні суттєві умови, які, на погляд постачальника, там варто зафіксувати, то останній складає проект контракту купівлі-продажу (поставки), який направляється оптовику для оформлення. Підписанням цих документів завершується процес оформлення комерційних зв’язків між оптовиком та постачальником.

Важливою частиною роботи по оптовій закупівлі товарів є організація обліку та контролю за виконанням постачальниками договорів (контрактів). Облік виконання договірних зобов’язань постачальниками здійснюється в спеціальних картках постачальника, де фіксуються всі дані про фактичне надходження товарів та виявляються випадки порушення постачальниками договірних зобов’язань. Це необхідно для обґрунтування та своєчасного направлення претензій постачальникам.

Товари, які надійшли від постачальників, розвантажуються, перевіряються та транспортуються до місць зберігання.

Першочерговим завданням особи, відповідальної за приймання товару є перевірка його належності даному оптово-торговельному підприємству. Належність вантажу встановлюється згідно з накладною, яку перевізник передає матеріально-відповідальній особі. Тільки після цього дозволяється розвантажувати транспортний засіб. Якщо вантаж доставлений автотранспортом, то водій зобов’язаний бути присутнім при виконанні цієї операції. Завершується розвантаження підписанням накладної, отриманої від перевізника. Це означає, що вантаж прийнято в належному стані і його фактична кількість відповідає обсягу, зазначеному у накладній.

При надходженні товару залізничним транспортом приймання його починається з старанного зовнішнього огляду транспортного засобу (вагону, цистерни, тощо). Особа, відповідальна за приймання товару, перевіряє цілість транспортного засобу, дверних замків, пломб. Після цього транспортний засіб оглядають зсередини. При виявленні пошкоджень транспортного засобу, відсутності пломб, порушень упаковки товарів, представник торговельного підприємства має право вимагати від залізниці перевірки фактичної наявності товарів. Виявлені розбіжності оформляються актом, який є підставою заявити претензію залізниці на відшкодування збитків. Останній повинен бути підписаний представником залізниці.

Доставлені товари приймаються за кількістю та якістю.

Приймання товарів за кількістю — це визначення точної кількості товару, який надійшов, і його відповідності даним, які містяться у транспортних, супровідних і (або) розрахункових документах (пакувальні листи, накладні, рахунки та ін.). Вона здійснюється, як правило, шляхом суцільного підрахунку одиниць, міри і маси товару в даній партії (за винятком товарів у фабричній упаковці). Перевірка товарів може проводитися і вибірково.

До товаросупровідних документів і документів на оприбуткування товарів відносяться такі як:

• накладна — один з основних товаросупровідних документів. У накладній вказується номер і дата її складання, найменування постачальника і покупця, найменування і короткий опис товару, якісна інформація (марка, сорт, розмір) його кількість, ціна і загальна сума;

• товарно-транспортна накладна — складається постачальником і є документом, який супроводжує надходження на торгівельне підприємство товару автомобільним транспортом;

• залізнична накладна — є супровідним документом при надходженні товару залізничним транспортом. До залізничної накладної можуть бути додані специфікації і пакувальні листки, про що обов’язково робиться відмітка у накладній. Залізнична накладна передається представникові підприємства-одержувача на підставі доручення;

• специфікація — містить перелік усіх видів і сортів товарів, які входять в дану партію;

• пакувальний листок — містить перелік усіх видів і сортів товару, які знаходяться в кожному товарному місці, та інші документи.

Приймання товарів за якістю — це визначення їх якості за встановленим зразком, перевірка комплектності (наявності всіх предметів, які входять у даний комплект), відповідності тари, упаковки і маркування установленим вимогам, а також даним супровідних документів (сертифікат якості, санітарний сертифікат або їх засвідчені копії та ін.). Звичайно проводиться суцільна перевірка якості і комплектності товарів. Однак якщо договором передбачено, то можлива і вибіркова перевірка.

У разі виявлення невідповідностей приймання товарів припиняється. Потім складається акт, який є юридичною підставою для пред’явлення претензій постачальникові, про що в супровідних документах робиться відмітка. До акта включаються тільки ті товари, за якими встановлені розходження.

При відсутності супровідних і розрахункових документів приймання товарів на складі ведеться на підставі даних маркування і внутрішніх пакувальних листків, а при їх відсутності — за фактичною наявністю товару. У цьому разі приймання товарів здійснюється спеціально створеною комісією, до складу якої обов’язково входить матеріально відповідальна особа, представник постачальника або незалежної організації. Складається приймальний акт у трьох примірниках (1-й примірник відправляється постачальникові, 2-й разом з товарним звітом передається в бухгалтерію підприємства-одержувача, а 3-й залишається у матеріально відповідальної особи).

Один із необхідних документів — доручення, яке є бланком суворої звітності. Воно використовується при отриманні товару поза складом покупця (на складі постачальника, залізничної станції та ін.) і підтверджує право матеріально відповідальної особи на отримання товару.

Оплата товарів, які надходять, може здійснюватися на підставі рахунка. Рахунок на товар, який поставляється, виписується постачальником одночасно з накладною, а в разі передоплати — до випуску товару. Форма оплати визначається при підготовці угоди і фіксується в договорі (контракті) поставки (купівлі-продажу).

Забраковані при прийманні товари беруться на відповідальне зберігання. Їхнє зберігання повинне здійснюватись в умовах, які не допускають подальшого погіршення якості до тих пір, доки постачальник не прийме рішення про їх подальшу долю.

Завдяки прийманню товарів за якістю підприємство оптової торгівлі перешкоджає проникненню в роздрібну мережу та до професійних споживачів недоброякісних товарів, а також впливають на виробників продукції з метою поліпшення її якості.