Фінансовий облік

2. Організація бухгалтерського обліку в сільськогосподарському кооперативі «Лан»

   1. Облік касових операцій

В СК «Лан» касові операції здійснюються у відповідності з Положенням про ведення касових операцій в національній валюті України, затвердженим Постановою Національного банку України №637 від 15 грудня 2004 року та у відповідності з Інструкцією Національного банку України № 4 „Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України”. Згідно з цими нормативними документами, всі підприємства, незалежно від форми власності, зобов’язані зберігати належні їм кошти в банках, а одержану з банківського рахунку суму готівки витрачати за цільовим призначенням.

До касових операцій відносяться операції, зв’язані з одержанням і використанням готівки безпосередньо із каси господарства.

Готівкові розрахунки кооперативу з контрагентами здійснюються переважно за рахунок готівкової виручки від реалізації продукції, робіт та послуг, проте не виключена можливість проведення розрахунків за рахунок готівки отриманої з каси банку. Проте підприємства, які мають податкову заборгованість перед бюджетом не мають права розраховуватися з постачальниками готівкою, отриманою від реалізації продукції. У таких випадках готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами, можуть проводитись виключно за рахунок коштів отриманих в установах банку.

Згідно з Постановою Правління Національного банку України від 09.12.2005р. N 32 «Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку» встановлена гранична сума, якою можуть оперувати у готівкових розрахунках підприємницькі структури протягом одного дня. Підприємство може розраховуватися з іншим підприємством у готівковій формі сумою не більше 10000 гривень за день незалежно від кількості платіжних документів. Обмеження у 10000 гривень стосується розрахунків платника тільки з одним контрагентом. СК «Лан» суворо дотримується вищевказаних обмежень.

Проте варто сказати, що готівкові розрахунки кооператив проводить переважно з фізичними особами які здійснюють або не здійснюють підприємницьку діяльність. Розрахунки ж з контрагентами-юридичними особами проводяться виключно в безготівковій формі.

В касі кооперативу готівка зберігається в межах встановленого ліміту – 1320 грн. Понадлімітна готівка здається до установи банку по мірі надходження з доставкою за рахунок кооперативу (самоносом). Ліміт залишку готівки в касі встановлений підприємством самостійно на підставі складеного розрахунку для встановлення загального ліміту залишку готівки в касі, порядку і строків здавання готівкової виручки. Розрахунок складений на основі фактичної виручки підприємства за три місяці минулого року в яких був найбільший обсяг касових операцій. Заявка-розрахунок на встановлення ліміту каси підписується керівником підприємства та головним бухгалтером і затверджується внутрішнім наказом. Встановлений згідно із зазначеними вимогами ліміт та терміни здавання готівкової виручки кооперативом узгоджені з банком і визначені в додатковій угоді до договору на здійснення розрахунково-касового обслуговування між підприємством та банком. (Додаток 17). Перевищення встановленого банком ліміту у світлі норм Указу Президента України „Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з урегулювання обігу готівки” карається санкцією у вигляді штрафу у двократному розмірі виявленої понад лімітної готівки.

Зберігати в касі готівку понад встановлений ліміт дозволяється лише підприємствам, які мають постійну грошову виручку для виплати заробітної плати, допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, премій, пенсій і тільки на строк не більше 5 робочих днів, до яких включають день одержання готівки в банку. По закінченню цього строку готівка, що не використана за призначенням, повинна бути повернута в банк не пізніше наступного дня, і в подальшому видається підприємству за першою їх вимогою на ті ж цілі.

Внесення кооперативом готівки в банк оформлюється заявою на переказ готівкових коштів. На прийняту по заявісуму, банк видає квитанцію, котра є підставою для списання грошей в касі.

Згідно з порядком ведення касових операцій, СК «Лан» має право видавати готівку в підзвіт на операційні та господарські цілі. Невитрачена готівка, яка була видана в підзвіт, повинна бути повернута в касу не пізніше трьох робочих днів після закінчення строку, на який вона була видана. Особи, які одержали готівку в підзвіт, зобов’язані подати в бухгалтерію підприємства звіт про використання коштів наданих в підзвіт. Готівка в підзвіт видається при відсутності заборгованості по раніше одержаних сумах. Працівники бухгалтерії суворо дотримуються вищезазначених норм і слідкують за своєчасною здачею підзвітними особами невикористаної готівки та складанням звіту про використання коштів, наданих у підзвіт.

Для ведення касових операцій в кооперативі «Лан» передбачено посаду касира. Обіймає цю посаду Рогова Марина Миколаївна. За сумісництвом, вона також виконує функції секретаря головного бухгалтера. Касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження усіх прийнятих цінностей. З касиром укладений договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за збереження усіх прийнятих цінностей. Касир не має права передовіряти будь-кому свої обов’язки. При тимчасовій зміні касира його обов’язки керівником підприємства покладається на іншого працівника, з яким укладено договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Якщо касир несподівано залишив касу, готівка та інші цінності, які знаходяться у нього на матеріальній відповідальності, передаються другому касиру в присутності керівника підприємства, головного бухгалтера і членів ревізійної комісії. Названі функції касира не можуть покладатися на осіб, які виконують розрахунки по оплаті праці, тимчасовій непрацездатності, преміях або мають право підписувати касові документи.

На підприємстві створені всі необхідні умови для зберігання готівки в касі, а також для безпечного транспортування її до установи банку та в зворотному напрямі. Для зберігання та видачі готівки в конторі кооперативу передбачене спеціально обладнане та ізольоване приміщення – каса.

Керівники підприємства несуть персональну відповідальність в тих випадках, коли по їхній вині не були створені умови, які б забезпечили зберігання готівки в касі або при її транспортуванні. Двері в касу під час проведення касових операцій в СК «Лан» завжди зачинені з внутрішньої сторони. Доступ в касу особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Вся готівка та цінні папери на підприємстві зберігаються, в вогнетривких металевих шафах. Ключі від шафи зберігаються у касира, а дублікати в опечатаних касиром пакетах - у керівника підприємства. Зберігання у касі готівки та інших цінностей, які не належать даному підприємству, заборонено. Перед відкриттям каси і металевих шаф касир зобов'язаний оглянути їх, впевнитись в справності сигналізації і якщо будуть будь-які пошкодження, касир зобов'язаний сповістити про це керівника підприємства, а той в свою чергу органи внутрішніх справ. Керівник зобов`язаний надати касиру охорону при транспортуванні грошових коштів.

Первинними документами з оформлення руху готівкових коштів в касі СК «Лан» є:

1. Прибутковий касовий ордер (тип. форма КО-1) – первинний документ для оформлення надходження готівки в касу (Додаток 21-24) Його підписує головний бухгалтер підприємства та касир.

2. Видатковий касовий ордер (тип. Форма КО-2) – первинний документ, призначений для оформлення витрачання готівки з каси підприємства (Додаток 25, 26). Він підписується керівником підприємства, головним бухгалтером та касиром. Для видачі готівки з каси використовуються також платіжні відомості та інші документи, засвідчені спеціальним штампом, який замінює касовий ордер, і підписами керівника та головного бухгалтера підприємства чи осіб на це уповноважених.

При видачі готівки по видатковому касовому ордеру окремій особі касир вимагає документ, який засвідчує особу одержувача, записує назву і номер документа, коли і ким виданий. Готівку касир видає тільки особі вказаній у видатковому касовому ордері. Оплата праці, виплата допомоги, стипендії, виплата пенсій, виконується касиром за платіжними відомостями. Після видачі на загальну суму складається видатковий касовий ордер. На титульному листі платіжної відомості ставиться підпис керівника чи головного бухгалтера, що дозволяє видачу готівки, термін видачі, а також суму, яку потрібно видати. В кінці відомості робиться помітка про фактично видану суму готівки, і суму, яку необхідно депонувати. Депоновані суми слід здати установам банку і на здані гроші складається один загальний касовий ордер.

Всі прибуткові і видаткові касові ордери, та документи, що їх замінюють, виписуються у бухгалтерії чітко, чорнилами або кульковою ручкою. Жодних виправлень на цих документах не робиться. Всі прибуткові і видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються в бухгалтерії кооперативу в "Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів" затвердженому наказом Держкомстату України 27.07.1998р. № 263. Кожен прибутковий касовий ордер має свій номер. Номер вказують також в квитанції до прибуткового касового ордеру.

Основними каналами поповнення готівки у касі є надходження з розрахункового рахунку в банку. Крім того, в касу надходять невикористані залишки підзвітних сум, виручка від продажу продукції, плата за різні комунальні послуги і т.д.

Основними каналами витрачання готівки є видача під звіт, виплата заробітної плати, розрахунки з постачальниками за продукцію, товари, роботи та послуги.

Надходження і видачу грошей в СК «Лан» облічують у касовій книзі, записи до якої робить касир відразу після одержання або видачі грошей за кожним ордером. Наприкінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, визначає залишок грошей у касі на наступний день і передає до бухгалтерії другий відривний листок касової книги з копіями записів за день та доданими прибутковими і видатковими касовими документами (звіт касира. Він передається в бухгалтерію кооперативу під розписку в касовій книзі (додаток 27).

СК «Лан» веде тільки одну касову книгу. Вона прошнурована, пронумерована і скріплена печаткою підприємства. На останній сторінці вказана кількість сторінок, яка завіряється підписом керівника і головного бухгалтера.

На підставі звіту касира в кінці робочого дня чи на початку наступного дня бухгалтер-оператор формує електронні прибуткові та видаткові касові ордери в середовищі 1С:Підприємство. Для оформлення і автоматичного відображення в обліку операцій, пов’язаних з рухом готівки в конфігурації «1С:Підприємство–СК «Лан» передбачено документи Прибутковий касовий ордер (ПКО) та Видатковий касовий ордер (ВКО). В додатках 21, 25 наведено електронні прибутковий та видатковий касові ордери. За допомогою кнопки «Печать» можна проглянути та надрукувати типові форми КО-1 та КО-2. Касова книга в середовищі 1С:Підприємство формується автоматично за необхідний користувачу (заданий) період. За необхідності її можна роздрукувати.

Для обліку наявності та руху готівкових коштів в кооперативі використовується рахунок 30 «Каса», на якому відкриті субрахунки 301 «Каса в національній валюті» та 302 «Каса в іноземній валюті». Рахунок активний, за дебетом відображається надходження готівки до каси, за кредитом – її вибуття на різні цілі. Аналітичний облік на цих рахунках ведеться з допомогою 1С:Підприємство в розрізі субконто «Наши денежные счета», якому відповідає довідник«Счета нашей фирмы».

Регістром обліку, в якому відображають касові операції при автоматизованій формі обліку, є електронний журнал «Каса», в якому відображаються всі касові документи за заданий користувачем період. Форми для виведення на друк даний журнал не має. Синтетичними регістрами з обліку касових операцій, які видруковуються в СК «Лан» щомісяця є:

• Картка рахунку, в якій відображені всі господарські операції за період, залишок на початок періоду і залишок після кожної операції, номер документу, зміст операції, , кореспондуючі рахунки, та залишок на кінець періоду. (додаток 18);

• Журнал-ордер та відомість, в якому відображено з якими рахунками у визначеному періоді кореспондував рахунок 30 і на яку суму (Додаток 20);

• Журнал проводок (Додаток 19).

Підставою для формування даних регістрів виступають перевірені звіти касирів з прикладеними до них первинними документами, що проведені з допомогою 1С:Підприємство.