3. Облік розрахунків з дебіторами

У процесі виробничо-господарської діяльності СК «Лан» вступає у взаємовідносини з різними контрагентами. Невід’ємною частиною таких відносин є розрахунки. Підприємство купує виробничі запаси, основні засоби, отримує послуги та роботи від постачальників та підрядчиків, реалізовує продукцію, товари, роботи, послуги підприємствам, установам, фізичним особам.

Правильна організація розрахунків потребує суворого додержання фінансової дисципліни, вчасної сплати боргів по зобов’язанням і забезпеченням, своєчасного одержання коштів за реалізовану продукцію та реалізовані послуги. Затримка оплати за одержані матеріальні цінності або несвоєчасне одержання коштів за реалізовану продукцію та надані послуги призводять до фінансових труднощів.

Дебіторська заборгованість спричиняє вилучення коштів із обороту підприємства, що негативно позначається на його фінансовому стані, а не своєчасна сплата боргів та зобов’язань призводить до залучення в оборот коштів, які належать іншим підприємствам. І те і інше у великих розмірах негативно позначається на діяльності підприємства.

Завданнями обліку розрахункових операцій є: суворе дотримання діючого порядку застосування безготівкових розрахунків; правильне і своєчасне оформлення всіх документів; контроль за додержанням розрахункової дисципліни; забезпечення своєчасного стягнення дебіторської заборгованості та оплати належних кредиторам сум.

Розрахункові операції здійснюються відповідно до законодавства України у порядку, встановленому Національним банком України. Законодавством України передбачений порядок проведення розрахунків між підприємствами, підприємствами і фізичними особами як у безготівковій формі, так і за готівку.

Бухгалтерський облік розрахунків з дебіторами ведеться на таких рахунках:

• 16 “Довгострокова дебіторська заборгованість”;

• 36“Розрахунки з покупцями та замовниками”;

• 37“Розрахунки з різними дебіторами”;

• 38“Резерв сумнівних боргів”.

Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформацію про дебіторську заборгованість та її розкриття у фінансовій звітності підприємств незалежно від форм власності визначає Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість».

Згідно з цим стандартом дебіторська заборгованість визнається активом, якщо існує ймовірність отримання підприємством майбутніх економічних вигод та може бути достовірно визначена її сума. Важливим питанням обліку дебіторської заборгованості є її оцінка. Методи оцінки дебіторської заборгованості повинні забезпечити дотримання викладеного у Законі України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999р. за №996-ХІV одного з основних принципів фінансової звітності – обачності, згідно з яким сума оцінки активів і доходів підприємства не повинна бути завищена. Стандартом 10 визначені методи оцінки дебіторської заборгованості на етапах зарахування її на баланс підприємства, при відображенні у фінансовій звітності на дату балансу і при списанні з балансу як безнадійної. Поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, послуги визначається активом одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції, товарів, робіт і послуг та оцінюється за первісною вартістю.

СК «Лан» використовує визначені в стандарті 10 методи оцінки дебіторської заборгованості.

Розглядаючи оцінку дебіторської заборгованості, важливо зазначити, що не всі борги дебіторів повертаються підприємству. Тому у підприємствах завжди є сумніви у повному погашені наявної у нього на балансі дебіторської заборгованості. Відмовитись від продажу продукції в кредит продавець, як правило, не може, оскільки він зацікавлений негайно продати вироблену їм продукцію і за рахунок цього збільшити свій дохід. З урахуванням наведеної обставини, за поточною дебіторською заборгованістю за продукцію передбачено створювати резерв сумнівних боргів як частину загальної суми такої заборгованості, щодо якої існує невпевненість у її погашені боржниками.

Передбачено 2 способи обчислення резерву сумнівних боргів та чистої реалізаційної вартості дебіторської заборгованості:

1. Визначається платоспроможність окремих дебіторів.

2. На основі класифікації дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи, послуги.

При обох способах величина резерву сумнівних боргів визначається як добуток суму дебіторської заборгованості за продукцію на коефіцієнт сумнівності. Різниця у способах полягає полягає лише у тому, які суми дебіторської заборгованості беруть участь у розрахунку і як визначають коефіцієнт сумнівності. Як перший, так і другий спосіб вимагають попереднього проведення аналізу платоспроможності окремих дебіторів на підставі оприлюдненої звітності і експертним шляхом в процесі проведення інвентаризації дебіторської заборгованості.

Підприємство самостійно визначає групи за строками непогашення поточної дебіторської заборгованості. За строками непогашення її можна групувати так:

• з терміном до одного кварталу;

• з терміном від одного до двох кварталів;

• з терміном від двох до трьох кварталів;

• з терміном від трьох кварталів до одного року;

• з терміном понад один рік.

Все ж для виявлення стійких і об’єктивних значень коефіцієнтів сумнівності за групами найбільш доцільно обирати минулий трирічний період, тобто строк позивної давності дебіторської заборгованості.

Проте створення резерву сумнівних боргів означає вилучення коштів з обороту, а оскільки в кооперативу не вистачає оборотних коштів, то він не може собі дозволити створення резерву. Отож підприємство не застраховане від виникнення безнадійної дебіторської заборгованості та непогашення боргів дебіторів.

Підприємство здійснює розрахунки з різними дебіторами: хлібоприймальними пунктами, молокозаводами, м’ясокомбінатами та іншим заготівельним організаціями, також СК «Лан» реалізує свою продукцію різним суб’єктам господарської діяльності, а саме: приватні фірми, малі підприємства, акціонерні товариства, фізичні особи, в т.ч. працівники підприємства, приватні підприємці та інші.

Облік розрахунків за реалізовану продукцію, товари, роботи та послуги в кооперативі ведеться на рахунку 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями та замовниками». На рахунку 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками“ здійснюється узагальнення інформації про розрахунки з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, продукцію, виконані роботи й послуги, крім заборгованості, яка забезпечена векселем. Рахунок активно-пасивний, по дебету відображається виникнення заборгованості покупців перед кооперативом за поставлену продукцію, виконані роботи, надані послуги, по кредиту – попередня оплата за продукцію, яка має бути доставлена, роботи та послуги, які мають бути надані а також післяплата за вже отримані контрагентом продукцію, роботи, послуги. Сальдо на рахунку 361 є розгорнутим, але в більшості випадків дебетове. Сальдо по дебету відображає заборгованість покупців і замовників, а сальдо по кредиту відображає суму передоплати покупців за продукцію, яка не відправлена або суму передоплати, яка повинна бути повернена дебіторам.

Документальне оформлення операцій з реалізації продукції покупцям в СК «Лан» здійснюється за допомогою таких первинних документів:

• товарно-транспортна накладна (Додаток ) – виписується в момент відвантаження продукції і є товаросупровідним документом. В середовищі 1С:Підприємство аналоговим документом є Видаткова накладна

• податкова накладна (Додаток )

• накладна внутрігосподарського призначення (Додаток ) або лімітно-забірна картка (Додаток ) – при реалізації продукції, послуг працівникам підприємства за готівку. В середовищі 1С:Підприємство її функції виконує Видаткова накладна.

• Рахунок-фактура (Додаток ).

• Накладна (Додаток ).

При реалізації продукції в бухгалтерії кооперативу роблять таку систему кореспонденції:

• На списання собівартості реалізованої продукції – Дт 901 Кт 271, 272, 273;

• На суму заборгованості покупців – Дт 361 Кт 701;

• На суму ПДВ – Дт 701 Кт 641.1, 641.2, 641.3.

При надходженні від покупців коштів на поточний рахунок підприємства в оплату поставленої продукції, наданих послуг складається така кореспонденція:

• Дебет рахунків 311.1, 311.2, 311.3.

• Кредит рахунку 361

Розрахунки СК «Лан» з юридичними особами за реалізовану продукцію здійснюються переважно в розрізі рахунків/накладних (ця константа закладена і в комп’ютер), проте не виключена можливість розрахунків на основі укладених договорів купівлі-продажу.

Покупці і замовники у своїй діяльності можуть видавати аванси під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт (надання послуг). Облік розрахунків за виданими ведуть на балансовому рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами“ субрахунку 371 “Розрахунки за виданими рахунками“. Авансові платежі оформляються платіжними дорученнями, в яких робиться посилання на відповідний нормативний акт або договір. Видані постачальникам та підрядчикам аванси відображаються сільськогосподарським підприємством по дебету рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами“ субрахунку 371 “Розрахунки за виданими рахунками” і кредиту 31 “Рахунки в банках”. По кредиту субрахунку 371 “Розрахунки за виданими рахунками” і дебету рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядчиками“ відображується сума заліку за одержані від постачальників товарно – матеріальних цінностей або прийняті від підрядника повністю виконані роботи.

Проте в комп’ютерній бухгалтерії СК «Лан» ці рахунки не використовуються. Щоб змінити ситуацію, необхідно удосконалювати саму конфігурацію бази даних, а це досить кропітка і тривала процедура. Єдине, що можна зробити – відобразити ПДВ як першу подію. Це означає, що за майбутні поставки товарів заплачено і ПДВ знаходиться на транзитному рахунку 643 «Податкові зобов’язання».

У господарсько–фінансовій діяльності підприємства неминучі операції, пов’язані з купівлею товарно–матеріальних цінностей, оплатою послуг з допомогою готівки, поїздкою у відрядження працівника та ін., які потребують для їх здійснення видачу готівкових грошових коштів підзвітним особам. Облік руху грошових коштів у підзвітних осіб здійснюється на рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами”, субрахунок 372 “Розрахунки з підзвітними особами”.

Нормативними документами, які регулюють здійснення витрат на службові відрядження в межах країни та за кордоном є : Постанова Кабінету Міністрів України від 23.04.1999р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордоном" та "Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордоном", що затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998р. № 59 (в редакції Міністерства фінансів України від 10.06.1999р. № 146.

Підзвітні особи - це працівники підприємства, яким видані грошові кошти в підзвіт. Список осіб, які мають право отримувати кошти в касі підприємства в підзвіт, обов'язково затверджується керівником підприємства. Підзвітні суми видають на певний строк і з певною метою. Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника на певний строк до іншої місцевості для виконання службового доручення не за місцем основної роботи. Порядок і умови відрядження працівників визначаються інструкцією "Про службові відрядження в межах України та за кордоном", яка затверджена Міністерством фінансів України 13 березня 1998 року № 59. Термін відрядження визначається керівником підприємства, але не може перевищувати в межах України 30 днів, за кордон - 60 днів.

При відправленні у відрядження, підзвітній особі в бухгалтерії господарства, згідно наказу керівника, виписується "Посвідчення про відрядження". По прибуттю підзвітна особа складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (додатки 59,62,65) в 1С:Підприємство цей документ називається Авансовий звіт. Придбані цінності оприбутковуються накладними (внутрігосподарського призначення) (додатки 61,63), та податковими накладними (додатки 64,67,).

За час перебування у відрядженні відшкодовують витрати за найм житлового приміщення за наявності підтверджувальних документів у розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових послуг, що надаються в готелях; добові витрати(витрати на харчування); на проїзд до місця відрядження і назад.

При автоматизованій формі обліку розрахунки з підзвітними особами відображаються в такому порядку: формуються електронні авансові звіти (додаток )на основі паперових звітів, складених підзвітними особами. Документ авансовий звіт є багатофункціональним документом, за допомогою якого можна оформити як операції по розрахунках з підзвітними особами, так і операції з оприбуткування запасів, необоротних активів, придбаних за рахунок підзвітних сум. Для оприбуткування ТМЦ, куплених підзвітними особами, використовується також документ прибуткова накладна з включеною опцією «Через підзвітну особу»(додаток ). Проте ці два документи відображають різні господарські операції і оформлюються в обліку різним набором проводок. При складанні авансового звіту відбувається просте списання сум з підзвітної особи, при складанні прибуткової накладної – повне чи часткове закриття взаєморозрахунків з постачальниками через списання сум, виданих підзвітній особі. При проведенні ці документи формують відповідний набір бухгалтерських проводок. Кнопка «печать» служить для одержання друкованої форми звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт(додаток ).

Розрахунки з різними дебіторами і сільськогосподарські підприємства облічують на рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами". В розрізі цього рахунку ведуться розрахунки з підзвітними особами, з іншими різними дебіторами. На цьому рахунку обліковують розрахунки з різними організаціями і особами по пред'явленню до оплати виконавчих документів судів, наказів і розпоряджень органів арбітражу тощо. Операції, що відображаються на інших субрахунках рахунку 37 не набули поширення в кооперативі. Проте не виключена можливість їх використання. Рахунок 371 «Розрахунки за виданими авансами» не використовується. Це пояснюється тим, що у підприємства досить обмежене коло постачальників і лише з декількома з них в договорі передбачена передоплата. Тому при розробці і вдосконаленні конфігурації ця опція була видалена.

Сільськогосподарські підприємства можуть передавати поголів'я молодняку тварин і птицю на дорощування в індивідуальних господарствах, які знаходяться на території підприємства. Згідно з договором для забезпечення виробництва таким громадянам надають кредит, корми за договірними цінами та інші матеріальні засоби. Після завершення відгодівлі та дорощування тварини передаються господарству для подальшого їх використання або реалізації. Для обліку розрахунків з громадянами за продукцію, тварин і птицю відкриваються окремі аналітичні рахунки в межах субрахунку 377 "Розрахунки з іншими дебіторами". Проте кооператив не здійснює даних операцій, а вирощує молодняк на власному комплексі по вирощуванню нетелів.