Тема 11. Принципы статической и динамической организаци
Организация организаций
Принципы статической и динамической организации
Принципы формирования процесса организации
Организация организации
Напомним, что организация рассматривается как социальная система, которая реализует себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний. Для решения своих задач она должна включать ряд важных элементов (рис. 5.1).
Рис. 5.1 Схема основных элементов организации
Организация как любая материальная система проходит все этапы жизненного цикла или часть их (см. рис. 3.12). Этапы можно объединить в две группы: статическую и динамическую.
Статическая группа (табл. 5.1) включает: порог нечувствительности и ликвидации (утилизации). Организацию, находящуюся в статической группе, называют статической организацией. В такой организации внутренние и внешние отношения рассматриваются в отрыве от их развития. Это довольно плодотворный метод при подготовке документов, регистрации, физического создания организации, создания, реорганизации и ликвидации организаций. Например, производство и ремонт радиоаппаратуры лучше производить в отключенном от сети состоянии.
Динамическая группа включает: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Организацию, находящуюся в динамической группе, называют динамической. В такой организации преобладают координирующие действия (табл. 5.1).
Таблица 5.1. Соответствие группы организации этапам жизненного цикла
Так, отладку радиоаппаратуры лучше проводить в рабочем состоянии(on line power).
Специалисты консультационных фирм предпочитают работать со статическими организациями, а руководителям приходится работать с динамическими организациями. Для работы с динамическими организациями разработано несколько консультационных технологий, например, технология “прорыв”, рассмотренная выше, и ее модификации.
Рассматриваемые далее принципы входят в состав механизма реализации законов организации и законов для организаций.
Принципы статической и динамической организации
Принципы приоритета
• Принцип приоритета цели: в системе цель—задача—функция наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция (рис. 5.2 а). Функции (подфункции) — виды конкретных работ. Например, из цели “поднять производительность труда” вытекает ряд конкретных задач, в частности, заменить станок А на станок Б. Из этой задачи вытекает набор функций (или поручений), например, экономисту Сидорову В. В. за три дня составить калькуляцию затрат на замену станка, рабочему ЦоюА.Н. на четвертый день заменить станок, электрику Швангеру В.К. подключить силовой кабель к станку и т.д.
Если какая-либо задача из набора нереализуема (технически, экономически и т.д.), то приоритет переходит к ней (рис. 5.2 б), при этом цель 1 должна быть скорректирована до цели 2 и далее вновь приоритет переходит к цели. Если какая-либо функция из набора нереализуема, то приоритет переходит к ней (рис.5.2 в), при этом должна быть скорректирована соответствующая задача из прежнего набора и сама цель до цели 3, далее вновь приоритет переходит к цели.
Рис. 52. Схема приоритетов в системе цель-задача-функция:
а) штатная схема, б) нереализуемость задачи, в) нереализуемость функции
• Принцип приоритета функции над структурой при создании организаций: создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей. Каждая цель реализуется набором задач. Затем эти задачи группируются по общности и для этих групп формируется набор функций. Для конкретного набора функций создается набор структурных единиц (рис. 5.3).
Рис. 53. Взаимосвязь целей, задач, функций и структур
Если невозможно сформировать набор структурных единиц, адекватных набору функций, то вновь рассматриваются варианты по принципу приоритета цели.
• Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях: в реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются. Создается уникальная для каждой организации аура взаимодействия. Для сохранения этой ауры имеется очень небольшой диапазон изменения структуры в виде ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев; увольнения или приема отдельных людей в рамках сокращения или увеличения выполняемых функций. При превышении этого диапазона организация может не справиться с новыми функциями.
Например, оборонное предприятие по производству танков не получает государственного заказа и простаивает. Руководителю предлагают два варианта плана конверсии: первый — переход на выпуск изделий ширпотреба: ложек, вилок, кроватей и т.д., а второй — переход на выпуск автомобилей для инвалидов. Первый вариант на бумаге более выгоден, однако реально осуществить его будет практически невозможно без полной реорганизации. А на это уйдет много лет. Второй вариант более приемлем и окажется более прибыльным, так как уже существующие звенья и налаженная система коммуникаций при небольших изменениях могут сразу включиться в слаженную работу. Таким образом, у действующей организации небольшой выборсреди новых наборов функций.
• Принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения (звена): при создании организации собственник или учредители должны подбирать “под себя” персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организации. Особое внимание должно уделяться персоналу, личностным и профессиональным характеристикам работникам. На стадии создания должны быть заложены основы комфортной работы. В этом случае хорошо работает система номенклатурного назначения, т. е. приглашение на управленческую должность людей, ранее работавших с собственниками организации либо по рекомендации (табл. 5.2).
Таблица 52. Особенности номенклатурных назначений
|
Положительные аспекты |
Отрицательные аспекты |
|
Сохранение профессионализма в управленческом труде При перемещениях человек имеет больше возможности найти интересную работу Появляются новые идеи управления и новые кадры При назначении на новую должность человек всегда испытывает прилив энергии Расширяются связи за счет новых контактов Быстрое освобождение очередного руководящего поста для продвижения кадров |
Механистический подход к человеку (без учета личных качеств) Надежда на слабую ответственность Слабый профессиональный уровень на начальном этапе работы |
• Принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций: руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости. Например, главный бухгалтер организации ушел на пенсию. Коллектив бухгалтерии вправе рассчитывать, что новый руководитель будет не хуже прежнего. Поэтому задачей руководства будет поиск либо из состава бухгалтерии, либо со стороны адекватной замены. Хотя бывает и по-другому, когда номенклатурный работник постепенно начинает менять состав звена, обычно это плохо кончается.
Принципы соответствия
• Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач. Учитывая, что задачи конкретизируются набором функций, необходимо, чтобы они были материализованы с учетом необходимого резерва. В противном случае одна или несколько функций не будут реализованы, а стоящие за ними задачи и цель также не будут выполнены (рис. 5.4).
Рис. 5.4. Схема взаимовлияния функции и цели
• Принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количествофункциональных. Не допускается ситуации, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя (начальник своего начальника). У президента акционерного общества открытого типа линейным руководителем выступает собрание акционеров, которое может даже снять его с должности, однако снять с должности человека, находящегося на более низкой ступени управления, собрание не имеет права, а может только поручить президенту ОАО решить этот вопрос.
Даже у президента страны должен быть линейный руководитель, который представлен в виде коллективного органа: конгресс, парламент и т.д.
• Принцип соответствия эффективности производства а экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет в большинстве случаев принадлежит эффективности. Так, увеличение эффективности всегда связано с увеличением качества изделий, а это в свою очередь приводит к увеличению затрат, и это оправдано. Известный политический лозунг бывшего СССР периода застоя: “Экономика должна быть экономной” не соответствует данному принципу.
Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления. Как показывает практика, очень маленькие и очень большие организации работают менее эффективно, чем их промежуточные по размеру аналоги. Многие руководители не замечают, что их организации постепенно превращаются в больших монстров с нарастающими трудностями производства и управления. Вовремя произвести объединение или разъединение организаций на филиалы — это важная задача руководителей. Критерии проведения этой работы — снижение спроса на товары, рост незапланированных увольнений персонала, рост затрат на управленческий аппарат.
• Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций.
•Пример. Завод по производству сверл можно построить по двум схемам:
А) по схеме разделения операций: заготовительный цех, токарный цех, фрезерный цех, цех термообработки, заточной цех. При этом обеспечивается концентрация однотипного оборудования на одной территории, что, несомненно, очень удобно. Однако заготовки сверл после соответствующих операций нужно перевозить в очередной цех с составлением большого количества сопроводительных документов. В каждом цехе обязательно испортят несколько сверл или они пропадут, т. е. труд предыдущих операций обесценивается, что также требует большого документационного оформления между цехами. Таким образом, уходит много времени, бумаг, ресурсов, а также перераспределяется ответственность за выпуск сверл, доходящая до безответственности;
Б) по принципу универсальности операций: цех игольчатых сверл, цех средних сверл, цех крупных сверл. В каждом цехе сосредоточено оборудование для полного процесса изготовления сверл. При этом, конечно, ухудшаются условия технического обслуживания оборудования. Однако увеличивается ответственность руководителя цеха за количество и качество продукции и существенно уменьшаются время и средства на выполнение вспомогательных операций. Этот путь и реализует принцип прямоточности.
Далее перечислим еще ряд принципов без подробных объяснений.
• Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам. Например, равномерная подготовка студентов к экзаменам.
• Принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.
• Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений. Например, в ГУУ центром синхронизации являются студенческие группы.
Принципы формирования процесса организации
Процесс организации отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его фазах, этапах и стадиях. Если изменений нет, то нет и самого процесса. Упрощенно схема процесса организации представляется в виде следующих этапов (рис.5.5).
Рис. 5.5. Упрощенная схема процесса
Каждый этап состоит из набора процедур и операций. Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработку, согласование, утверждение, организацию и принятие решений. Каждая процедура включает следующий набор операций: определение, формулировка, разработка вариантов, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка, разработка средств реализации и др.
В зависимости от построения, выбора того или иного сочетания процедур и операций процесс организации может получить следующие свойства: устойчивость или изменчивость, непрерывность или дискретность, цикличность или однократность. Каждое свойство процесса имеет сферу эффективного приложения. Рассмотрим реализацию каждого свойства процесса.
Устойчивость.При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме:
Ц - С - П - Р (рис. 5.6).
Puc.5.6. Схема устойчивого процесса
Этот процесс связан с созданием некоторого запаса, компенсирующего возможные отклонения при корректировке цели, изменении ситуации или изменении варианта решения.
•Пример 1. Процесс организации, связанный с пассажирскими перевозками в аэропорту Хитроу (Великобритания). Цель — обеспечение своевременной доставки пассажиров в места следования.
Для выполнения цели самолеты загружаются пассажирами на 75—80% в штатной ситуации полетов. В случае нелетной погоды (возмущающее воздействие) в аэропорту скапливается пассажиров больше обычного. В этих случаях после разрешения полетов самолеты загружаются полностью и достаточно быстро количество пассажиров в аэропорту приходит в норму без организации дополнительных рейсов, изменения графика полетов. При этом снижение прибыли от неполной загрузки самолетов полностью компенсируется отсутствием дополнительных затрат (довольно значительных) на внесение изменений в график полетов.”
•Пример2. Процесс организации, связанный с работой технологического оборудования станкостроительного завода. Цель — обеспечение ритмичности работы технологического оборудования.
Для выполнения цели часть технологического оборудования (примерно 20%) находится в -резерве, кроме того, объем функций, выполняемых специалистами, также уменьшен относительно нормы на 10—15%. В случае неожиданных поломок оборудования или увеличения заказа подключаются новые мощности и резерв функций специалистов. В случае поломок оборудования у специалистов имеется время для качественного ремонта. При этом снижение прибыли (упущенная прибыль) от неполной загрузки всего парка оборудования полностью компенсируется затратами на штурмовщину в работе.
Изменчивость. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс будет протекать по новой схеме: Ц1 – С1 – П1– P1 (рис. 5.7).
Этот процесс связан с созданием запасных вариантов при заранее предусмотренных параметрах возмущающих воздействий. В этом случае соответствующий руководитель должен иметь набор инструкций с грифом “вскрыть в случае...". Если случатся непредвиденные возмущающие воздействия, то процесс может пойти по непредсказуемой схеме с большими затратами всех ресурсов.
Рис. 5.7. Схема изменчивого процесса
•Пример. Процесс организации, связанный с пассажирскими перевозками в аэропорту Шереметьево. Цель — получение максимальной прибыли.
Для выполнения цели самолеты загружаются пассажирами полностью. В случае нелетной погоды (возмущающее воздействие) в аэропорту скапливается пассажиров больше обычного. Для таких случаев заранее предусматривают использование запасных самолетов, резерва летного и обслуживающего состава, а также дополнительные средства на места в гостинице, питание и др. Таким образом, если погода летная, то процесс идет по схеме: Ц — С — П — Р, если нелетная — то по схемам типа: Ц1 — С1 — П1 — Р1
Непрерывность.При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме:
Ц — С — П — Р путем постепенного изменения (увеличения или уменьшения) объема работ, выполняемых на всех этапах одновременно (рис. 5.8).
Этот процесс связан с эволюционными (постепенными) изменениями в выполнении операций на каждом этапе.
Рис. 5.8. Схема непрерывного процесса
(Жирной линией обозначено новое состояние этапа)
•Пример. Процесс организации, связанный с пассажирскими перевозками в аэропорту Хитроу. Цель — обеспечение своевременной доставки пассажиров в места следования.
В результате хорошо проведенной рекламной кампании пассажиропоток увеличился на 30%, что на 5% больше ожидаемого (возмущающее воздействие). Руководству авиакомпании в дальнейшем необходимо разработать пакет решений, направленных на постепенное расширение залов ожидания, самолетного парка и других необходимых преобразований.
Дискретность.При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме:
Ц — С — П — Р путем постепенного изменения (увеличения или уменьшения) объема работ, выполняемых полностью на каждом этапе: сначала на одном, затем на другом и т.д. (рис.5.9).
Рис. 5.9. Схема дискретного процесса.
(Жирной пинией обозначено новое состояние этапа “цель”)
Этот процесс связан с постепенным наращиванием или ослаблением до заданного конечного состояния одного этапа (начинают обычно с цели), а затем переходят к следующему этапу и т.д.
•Пример. Процесс организации, связанный с модернизацией технологического оборудования на станкостроительном заводе. Цель — повышение качества выпускаемой продукции в результате использования современной технологии.
В начале проводится полный комплекс работ по составлению, согласованию и утверждению бизнес-плана. Затем собирается информация и анализируется текущее состояние (ситуация) завода, источников и условий финансирования, определяются возможности потенциальных поставщиков новой технологии и т.д. После этого все внимание уделяется формированию проблем. И, наконец, разрабатывается комплекс мероприятий по выполнению выбранных вариантов решений. Процесс осуществляется шаг за шагом. •
Цикличность.При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме: Ц — С — П — Р путем многократного (циклического) прохождения по всем этапам процесса до выполнения поставленного условия. Например, достижения стабилизации, выход на заданный уровень качества продукции, полный переход на выпуск нового изделия. Часто это свойство связано с управлением по промежуточным результатам (рис.5.10).
Этот процесс связан с постоянной коррекцией выполняемых операций в зависимости от промежуточных результатов.
Рис.5.10. Схема циклического процесса.
•Пример. Процесс организации, связанный с совершенствованием качества продукции. Цель — обеспечение конкурентоспособности продукции.
Для выполнения цели производятся постепенное совершенствование технологии изготовления продукции и оценка ее конкурентоспособности. При достижении заданного уровня продаж и качества продукции процесс совершенствования прекращается. •
Однократность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме: Ц — С — П — Р путем однократного прохождения по всем этапам процесса и достижения поставленной цели по принципу: “пришел, увидел, победил!” (рис. 5.11).
Этот процесс связан с высоким профессионализмом руководителя и наличием благоприятных условий для выполнения цели.
Рис. 5.11. Схема однократного решения
•Пример. Процесс организации, связанный с демонтажем последних 10 метров треснувшей 60-метровой высотной трубы ТЭЦ. Цель — обеспечение безопасности близко стоящих жилых домов.
Разработанное специалистами решение обеспечило выполнение цели за одну операцию, произведенную путем направленного взрыва заряда, заложенного в тело трубы на высоте 52 м.
Таким образом, руководитель или специалист, разрабатывающий решение, всегда может подобрать необходимый набор свойств процесса для эффективного достижения поставленной цели. Если свойства процесса не учитываются, то руководители часто сталкиваются с трудностями или непредсказуемыми последствиями.
В деятельности руководителей встречаются и другие схемы процесса (рис.5.12).
Рис.5.12. Производные схемы процесса организации
Схема рис. 5.12а может быть использована & критических штатных ситуациях, при которых все действия регламентированы. Например, пожарные приехали с целью ликвидации пожара в жилом доме. Им не нужно собирать информацию о причинах загорания (проблеме). Основная их задача — оценить ситуацию и погасить пожар, а потом можно разобраться и в причинах (плохая электропроводка или несоблюдение техники безопасности сварщиками и т.д.). Этот метод носит название “метод реактивного реагирования”. В схеме рис.5.12б отсутствует цель, поэтому принимать решение для изменения ситуации бессмысленно. Это ошибочная схема процесса. Схема рис.5.12в часто применяется профессиональными руководителями. Этот процесс вызывается неожиданной ситуацией С, анализ которой может привести к выбору того или иного варианта построения процесса организации, разобранного выше. В схеме рис.5.12г отсутствуют этапы “ситуация” и “проблема” (эта схема аналогична действиям слепого и глухого человека без поводыря), т. е. в данном процессе отсутствуют сбор информации, аналитическая работа по выявлению узких мест, причин и способов изменения ситуации. Данная схема методологически ошибочна.
Выбор схемы процесса организации предопределяет дальнейшие действия руководителя.
В результате анализа свойств процесса организации можно сформировать следующие принципы его построения:
• Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий. Этого принципа придерживается, например, известный шахматист Г. Каспаров при проведении матчей.
• При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.
• Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.
• Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.
• Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).
• Обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам и организации.
Процессу организации уделяют значительное внимание в промышленно развитых странах. Так, в некоторых японских фирмах используется пять этапов организации:
• первый этап: руководство фирмы совместно с привлеченными специалистами разрабатывает общие соображения о производстве новой продукции, рынках сбыта;
• второй этап: эскизная разработка конструкторского и технологического проектов;
• третий этап: согласование с конкретными исполнителями деталей технологического проекта, согласование с дилерами деталей продвижения продукции на рынке;
• четвертый этап: разработка конкретных решений и проведение паблик-рилейшнз;
• пятый этап: доработка всех документов, их визирование (каждый причастный к работе ставит печать своей печаткой) и окончательное согласование.
Далее следует выбор лучшего решения. Затем все документы либо направляют в работу, либо кладут в сейф инноваций до лучших времен.
Мы предоставляем читателю самому найти соответствие между приведенными выше четырьмя этапами процесса организации и японским вариантом.
Резюме
• Статическая группа этапов жизненного цикла организации включает порог нечувствительности и ликвидации (утилизации). Динамическая группа включает внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Соответственно организации могут быть статистические и динамические
• Принцип приоритета цели: в системе цель—задача—функция наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция.
• Принцип приоритета функций над структурой при создании организаций: создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей.
• Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях: в реально действующих организациях создается уникальная для каждой организации аура взаимодействия между элементами.
• Принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения (звена): при создании организации ее собственник (учредители) должен подбирать “под себя” персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организации.
• Принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций: руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные действующие структурные подразделения с учетом их совместимости.
• Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и человеческих ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач.
• Принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных.
• Принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами.
• Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций.
• Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам.
• Принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.
• Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянно или временно центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений.
• Процесс организации может получить следующие свойства: устойчивость или изменчивость, непрерывность или дискретность, цикличность или однократность. Каждое свойство процесса имеет сферу эффективного приложения.
Вопросы для самоконтроля
1. Какие этапы жизненного цикла организации включаются в статическую группу?
2. Какие этапы жизненного цикла организации включаются в динамическую группу?
3. В каких случаях организацию следует рассматривать как статическую?
4. В каких случаях организацию следует рассматривать как динамическую?
5. В чем заключается механизм реализации принципа приоритета цели?
6. В каких случаях эффективнее использовать принцип приоритета функций над структурами, а когда — принцип приоритета структур над функциями?
7. При каких условиях используется принцип приоритета субъекта управления над объектом, а при каких — принцип приоритета объекта управления над субъектом управления?
8. Каков механизм использования принципов соответствия?
9. В чем заключается суть принципа оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления?
10. Как реализовать принцип прямоточности?
11. Приведите примеры эффективного использования принципа ритмичности.
12. Каково значение принципа пропорциональности, в чем его отличие от закона композиции и пропорциональности?
13. Какова область действия принципа синхронизации?
14. Какие основные этапы, процедуры и операции входят в состав процесса организации?
15. Как достичь устойчивости процесса организации?
16. В каких условиях требуется обеспечение изменчивости процесса?
17. Каков механизм создания непрерывности процесса организации?
18. В каких случаях требуется получить дискретность процесса организации?
19. Для каких сфер деятельности лучше всего подходит цикличный процесс организации?
20. Какие производные схемы процесса организации существуют?