11.3. Сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави.

В роботі органів державної влади та місцевого самоврядування використовується ціла низка документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, але в той же час її не можна віднести до державної таємниці. Цю інформацію виокремлено в окрему групу, з наданням їй грифу «Для службового користування» та розробкою інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містіть конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Кабінетом Міністрів України розроблено та затверджено Постановою КМУ № 1893 від 27 листопада 1998 р. типову інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Переліки конфіденційної інформації розробляються та вводяться в дію міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою Міністрів АР Крим, обласними, Київською та Севастопольською міською державними адміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості. Крім того, на державних підприємствах, установах, і організаціях, можуть створюватися переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.

На документах, що містять конфіденційну інформацію, у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляються гриф «Для службового користування» та номер примірника. В тому разі, коли ці позначки неможливо нанести безпосередньо на документі, то їх проставляють на супровідних документах.

За забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування» відповідають керівники організацій та установ. Безпосереднє ведення, облік, зберігання, розмноження та використання зазначених документів, а також контроль покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організації. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом «Для службового користування», здійснюється режимно-секретними підрозділами організацій.

Співробітники організацій, які працюють такими документами, в обов’язковому порядку під розписку ознайомлюються з інструкцією щодо роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію і є власністю держави. Співробітники, які допущені до роботи з документами «Для службового користування», не мають права розголошувати усно або письмово будь-які відомості, які містяться в документах, окрім випадків, які передбачаються службовою потребою.

11.4. Охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом «Для службового користування» здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації, дотримуючись вимоги одноразової реєстрації. Кореспонденція з грифом «Для службового користування», що надходить до організації, приймається і розривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами, при цьому обов’язково перевіряється номери, кількість сторінок та примірників документів, наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за наступною формою (форма 1), один з яких направляється відправнику.

Якщо кореспонденція доставляється у неробочий час, то вона приймається постійним черговим, якщо в організації не має постійного чергового, то документи «Для службового користування» доставлять у неробочий час заборонено.

Документи з грифом «Для службового користування», які надійшли помилково, повертаються відправникові або пересилаються адресатові.

Форма 1.

АКТ

Про відсутність вкладень у конверті (пакеті)

Від ______№________

_______________________

Місце складання

Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, завідуючим канцелярією _____________________________________________________________

Найменування організації

Прізвище та ініціали

у присутності __________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого

Найменування організації, що надіслала пакет

Не виявлено таких вкладень ______________________________________

Назви і номери документів, яких не виявлено

Завідуючий канцелярією ________________ ____________________

Підпис Ініціали та прізвище

Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

Форма 2.

ЖУРНАЛ

Обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»

Дата надходження та індекс документа	Дата та індекс документа	Звідки надійшов або куди надісланий	Вид документа та короткий зміст	Кількість сторінок		Кількість та номери примірників	Резолюція або кому надісланий на виконання	Відмітка про взяття на контроль та термін виконання	Дата і підпис		Індекс (номер ) справи, до якої підшито документ	Відмітка про знищення	Примітка
				Документа	Додатка				отримання	повернення
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11-	12	13	14

Примітка :Дозволяється окреме видання журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом «Для службового користування».

Форма 3