2. Посадові обов’язки.

• Організовувати прийом відвідувачів;

• Вести телефонні переговори, реєструвати і доповідати про них керівництво;

• Розмножувати (друкування, ксерокопіювання) потрібних керівнику службових документів;

• Обслуговувати апаратуру “Телефакс”;

• Використовувати у роботі професійний персональний комп’ютер;

• Контролювати своєчасне виконання співробітниками наказів, розпоряджень, завдань і доручень керівників;

• Розробляти методики контролю виконання робіт, вести картотеки обліку виконання наказів, розпоряджень, завдань, доручень та інших документів з грифом “Контроль”(“К”);

• Готувати наради і засідання, які проводить керівник;

• Готувати відрядження керівника;

• Забезпечувати організаційний і технічний бік робочого ритму, який створено керівником;

• Щоденно складати пам’ятний список поточних і незавершених справ;

• Орієнтувати співробітників підприємства на порядок робочого дня керівника;

• Передбачати потребу керівника у тих чи інших службових документах, звільняючи його від зайвих пошуків;

• Приймати службові документи і особисті зави, які направлені співробітниками на розгляд та підпис керівника;

• Зберігати всі необхідні керівникові службові документи і здійснювати їх швидкий пошук;

• Видавати в усній формі довідки по службових документах, які надійшли на ім’я керівника, за виключенням конфіденційної інформації;

• Виконувати завдання керівника з інформаційної і технічної підготовки засідань, нарад, переговорів і зустрічей;

• Нагадувати керівникові про необхідність вирішення невідкладних питань;

• Вести списки необхідних керівникові адрес, телефонів та дат;

• Зберігати у таємниці все побачене і почуте в кабінеті керівника, а також довірительну інформацію, яка передається відвідувачами і співробітниками;

• Вести оперативний облік документів з грифом “Контроль” (“К”), забезпечувати їх обробку виконавцями у відповідності з резолюціями керівника;

• Керувати кадрових роботою, службою діловодства, готувати проекти кадрових наказів;

• Організовувати роботу з прийому і архівному зберіганню документальних матеріалів, формувати архівне господарство;

• Розробляти і використовувати в роботі номенклатури справ;

• Укладати інструкції по веденню діловодства у структурних підрозділах;

• Вести облік і зберігання оригінал-макетів документів і друкованих матеріалів;

• Своєчасно забезпечувати структурні підрозділи фірми формами документів внутрішньої періодичної звітності;

• Організовувати тиражування службових документів;

• Забезпечувати належні умови експлуатації множинної і друкувальної техніки;

• Забезпечувати раціональне використання витратних матеріалів, які використовуються в роботі;

• Оформляти прийом громадян на роботу та їх звільнення;

• Вести протоколи робочих нарад;

• Вести табельний облік;

• Аналізувати причини порушення трудової дисципліни і плинності кадрів, направляти висновки керівникові організації;

• Забезпечити належні умови при роботі з конфіденційними документами;

• Складати прості листи і короткі розпорядчі документи на основі усних вказівок керівника;

• Своєчасно доводити до відома працівників організації вказівки керівника.

• Постійно вивчати прийоми і методи роботи з новою технікою і активно уводити її в практику своєї праці;

• Безперервно вдосконалювати свої знання і навички шляхом самоосвіти і відвідування спеціальних занять.