11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності.

Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються і опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

Справи з грифом «Для службового користування» видаються для роботи як правило на один день, тобто в кінці робочого дня вони повинні бути повернені до канцелярії або до структурного підрозділу де вони зберігаються. В разі необхідності з дозволу керівника документи можуть видаватися і на термін, який дано виконавцеві для виконання завдання однак при цьому вони повинні зберігатися відповідним чином у шафах, які закриваються і до яких не мають доступу сторонні особи. Передача документів з грифом «Для службового користування» іншим співробітникам здійснюється лише через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Справи з грифом «Для службового користування» забороняється виносити за межі організації. Документи можуть бути винесені за межі організації з дозволу керівника для погодження їх виконання з іншими організаціями у межах населеного пункту. У разі якщо документи потрібні для проведення роботи з ними у іншому населеному пункті, то документи надсилаються туди заздалегідь, а після проведення роботи повертаються назад у спосіб, передбачений законодавством. Забороняється перевозити документи з грифом «Для службового користування» окремим особам, які їдуть у відрядження до іншого населеного пункту. З дозволу керівника організації документи можуть перевозитися групою осіб, що їдуть у відрядження при умові якщо їх не менше двох або якщо документи перевозить озброєний працівник.

У разі зміни відповідального за збереження документів з грифом «Для службового користування» працівника, складається акт прийому-передачі документів, який затверджується керівником організації чи структурного підрозділу.

Щорічно комісією, яка призначається наказом керівника, і до якої обов’язково включається особа, якій доручено облік та зберігання цих документів, а також керівників режимно-секретних підрозділів, здійснюється перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування». Результати перевірки наявності оформляються актом наступної форми.

ЗАТВЕРДЖУЮ__________________

Підпис

Посада керівника організації

Прізвище та ініціали

дата

Найменування організації

Акт Перевірки наявності та стану документів і справ

Від ______________№__________________

Місце складання

Складений комісією на підставі наказу від__________________ № _________

Комісією:

Голова комісії ______________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Члени комісії_____________________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Перевіркою встановлено:

1.Усього за описами (номенклатура ми справ, журналами обліку) налічується ______________________документів, справ.

З них наявні_____________________________________________________

Не виявлено_____________________________________________________

Індекси (номери )документів, справ, видань

2.Знайдено не віднесених до описів (номенклатури справ, журналів обліку)

3.Характеристика стану документів, справ та видань:

Перевірку проводили:

Голова комісії: _________________________ ________________

Члени комісії:__________________________ ________________

_______________________ ___________________

Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки _____________________________________________

Про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» робиться відповідне повідомлення керівника організації, який призначає комісію для розслідування факту втрати документів чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує висновок, який затверджує керівник організації. До документів з обліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться дані про втрату матеріалів а на осіб, які причетні до втрати документів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із законодавством.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року № 1893 затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовим та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Наказом керівника організації призначаються особи, які персонально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток та штампів ведеться у журналі за наступною формою.