2.2. Особенности документов ограниченного доступа гуфсин

Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа)³.

В ГУФСИН к информации ограниченного доступа относится информация, содержащая государственную тайну и служебную тайну.

Документирование такой информации является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления конфиденциальных документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации делопроизводства и документооборота, включая защищенный электронный документооборот, обмен электронными сообщениями. Электронное сообщение – это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети⁴. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе⁵. Объем и содержание создаваемых конфиденциальных документов, в том числе и электронных, существенно влияют на организацию работ по их защите, защите электронного документооборота и в целом по информационной безопасности организации.⁶

Документирование: Запись информации на носитель по установленным правилам.⁷

В силу своих особенностей технологии документирования конфиденциальной информации предполагают оформление реквизитов документов при их создании, которое имеет свою специфику и включает в себя:

• определение и использование реквизита конфиденциального документа – отметки о конфиденциальности документа или степени ограничения доступа и распространения;

• определение состава конфиденциальных документов – разработку Перечня конфиденциальной документированной информации, необходимого для определения степени ограничения доступа к документам;

• учет бумажных носителей, включая бланки документов;

• учет проектов конфиденциальных документов и черновиков документов;

• учет носителей создаваемых электронных документов (сообщений).

В ГУФСИН создаются следующие виды документов ограниченного доступа:

• приказы,

• распоряжения,

• положения,

• правила,

• инструкции,

• протоколы заседаний (совещаний),

• акты,

• аналитические справки,

• докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения),

• деловая (служебная) переписка,

• планы,

• отчеты и др.

Реквизиты на документах ограниченного доступа оформляются в соответствии с Инструкцией для служебных документов (см. п. 2.1). В Правилах делопроизводства ⁸ одним из обязательных реквизитов создаваемых документов является «отметка о конфиденциальности» или гриф ограничения доступа. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.⁹

В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему. Законом установлено три степени секретности и, соответственно, три грифа ограничения доступа к документам: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Закон устанавливает также, что наряду с грифом секретности на носитель сведений, составляющих государственную тайну, наносится дополнительно следующая информация:

• о степени секретности  содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений, подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в организации;

• об органе государственной власти, организации, осуществивших засекречивание носителя;

• о регистрационном номере;

• о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.

При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом – гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.¹⁰

Помимо перечисленных реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями.

Закон также устанавливает, что использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.¹¹

В ГУФСИН работа с документами, содержащими государственную тайну осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются на компьютерах имеющих техническую защиту информации. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;¹²

учитываются, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В ГУФСИН организационно-распорядительные документы, а именно приказы и распоряжения с пометкой «ДСП» регистрируются вместе с несекретными документами. Электронные документы и справочно-информационные документы с такой пометкой учитываются, отдельно от несекретной документации. Причем электронные документы учитываются отдельно от документов на бумажных носителях. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Таким образом, информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию и на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

Документирование такой информации является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления конфиденциальных документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации делопроизводства и документооборота, включая защищенный электронный документооборот, обмен электронными сообщениями. Электронное сообщение – это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети¹³. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе¹⁴. Объем и содержание создаваемых конфиденциальных документов, в том числе и электронных, существенно влияют на организацию работ по их защите, защите электронного документооборота и в целом по информационной безопасности организации.

В ГУФСИН к информации ограниченного доступа относится информация, содержащая государственную тайну и служебную тайну.

Реквизиты на документах ограниченного доступа оформляются в соответствии с Инструкцией для служебных документов. Особенностью создаваемых документов ограниченного доступа является «отметка о конфиденциальности» или гриф ограничения доступа.

Форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему. В ГУФСИН работа с документами, содержащими государственную тайну, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями

Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». В силу своих особенностей технологии документирования конфиденциальной информации предполагают оформление реквизитов документов при их создании, которое имеет свою специфику.