Системы управления документами

Система « UFR Документооборот», предназначенная для облегчения работы делопроизводственного персонала. Система также предназначена для регистрации поступающей или отправляемой корреспонденции. Настройка администрирования функций позволяет создавать группы пользователей с определёнными условиями работы. Для специалистов и руководителей, не занимающихся вводом и обработкой корреспонденции, имеется возможность поиска документов, используя известные параметры документов и формирования необходимых отчётов.

Система предлагает:

- полную информацию по зарегистрированному документу;

- разделение регистрируемых документов по журналам учёта;

- регистрацию документов;

- регистрацию обращений граждан;

- регистрацию проектов документов;

- регистрацию приказов;

- ведение с помощью справочников информации об организациях, имеющих контакты с данной: адрес организации, её название, список руководителей;

- ведение учёта подразделений в организации;

- ведение справочника должностей с указанием возможных функциональных особенностей;

- ведение учёта специалистов и руководителей в подразделениях;

- ведение учёта номенклатуры дел;

- создание стандартных резолюций с указанием сроков по исполнению;

- ведение учёта мест заслушивания документов;

- формирование необходимых форм отчётности по количеству документов всех типов зарегистрированных в системе;

- формирование отчётов по исполнению поручений исполнителями, а также поручений данных авторами (руководителями);

- формирование напоминаний по документам для предупреждения исполнителей документов.

Внедрение такой системы документооборота позволяет:

- ускорить движение документов по организации, а также гарантировать их своевременное рассмотрение;

- обеспечить эффективный контроль за исполнением документов и принятием управленческих решений;

- повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом;

- снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов;

- при принятии решений повысить их обоснованность и качество за счёт предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело». предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает выполнение следующих операций:

· Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.

· Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.

· Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.

· Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.

· Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.

· Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.

· Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.

· Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

· Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

· Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.

· Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.

· Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.

· Хранение электронных образов документов.

· Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.

· Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

Система управления документами Effect Office совмещает в себе функции электронного архива, транспорта и документооборота предприятия. Система предназначена для малых и средних предприятий, с числом рабочих мест - до 100. Между пользователями можно задавать вертикальные (подчиненные) и горизонтальные (двунаправленные) связи. Документы в системе явно не регистрируются, а привязываются к «карточкам задания» со следующими реквизитами: отправитель; исполнитель; получатель ответа; схема движения; тема задания; сообщение; список ссылок на файлы документов (до 32).

Контрольные параметры: срок исполнения в днях и часах. Все документы сортируются по разделам (папкам), определенным администратором.

Система «ЭСКАДО» ориентирована на предприятия, деятельность которых связана с обработкой большого количества документов. Система дает возможность стандартизовать документооборот, используя шаблоны, единые для всех сотрудников, поскольку изменения в формах документов становятся доступны всем. Система обеспечивает следующие возможности:

· Построение единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями.

· Ведение списка фирм и клиентов и отслеживание истории взаимодействия с ними, удобный и быстрый поиск информации.

· Создание, учет, хранение и обработка различных типов документов (входящие, исходящие, электронная почта и др.).

· Автоматизированный ввод информации (сканирование, распознавание, преобразование в формат Lotus Notes), поддержка различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео и т.д.).

· Осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота.

· Организация факсимильной / почтовой рассылки.

· Поддержка электронной подписи и факсимиле.

Система «Босс-Референт» разработана на базе продукта Lotus Notes, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций и, в частности, следующим:

1) Учетная обработка всех видов документов.

В базах данных Notes можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов. Система Lotus Notes обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа.

2) Уникальность номера.

В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети. Поддерживается работа с текстом документа. Среда Notes реализует встроенный мощный текстовой редактор, работающий по принципу «что на экране, то и в документе». Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы Lotus Notes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу.

3) Связность документов.

Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных.

4) Согласованность с другими подсистемами.

Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных. Поддерживается доступ на уровне ODBC.

5) Распределенный документооборот.

Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого ПК до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется.

5) Ограничение доступа.

Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.