Office 2007. Самоучитель

212	Занятие 8. Дополнительные возможности Word

Давайте добавим в главный документ слияния пару полей Word.

9.Нажатием клавиш Ctrl+Home переместитесь в начало документа, щелкните на кнопке Правила (Rules) и выберите команду SKIPIF (Skip Record If).

10.В раскрывающемся списке Ïîëå (Field Name) появившегося диалогового окна выберите пункт Индекс (PostalCode), как показано на рис. 8.13.

Ðèñ. 8.13. Вставка поля SKIPIF

11.В списке Оператор (Comparison) выберите пункт Равно (Equal To).

12.Введите в поле Значение (Compare To) величину 114113.

13.Щелкните на кнопке OK. Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи, в поле Индекс (PostalCode) которых записано значение 114113.

14.Нажмите клавиши Ctrl+End, а затем два раза — клавишу Enter. Выберите команду Правила MERGEREC (Rules Merge Record #). С помощью этого поля вы сможете отследить, какие записи источника данных попадут в главный документ. В результате главный документ станет таким, как показано на рис. 8.14.

Ðèñ. 8.14. Главный документ с полями Word

Слияние

213

15.Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Просмотр писем (Next: Preview your letters) в области задач.

16.Щелкните на команде Изменить список (Edit Recipient List) в области задач, чтобы создать запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем.

Давайте добавим правило отбора, оставляющее только адресатов из компании «Фантом». Щелкните на стрелке рядом с заголовком столбца Организация (Company Name) и в раскрывшемся списке выберите пункт Фантом. Аналогичный результат дает выбор команды Фильтр (Filter). В появившемся диалоговом окне есть две вкладки. Первая из них, Отбор записей (Filter Records), представленная на рис. 8.15, позволяет фильтровать записи источ- ника данных.

Ðèñ. 8.15. Правила отбора записей

17.В списке Ïîëå (Field) выберите пункт Организация (Company).

18.В списке Сравнение (Comparison) оставьте вариант Равно (Equal To).

19. ïîëå Сравнение (Compare To) введите текст Фантом.

20.Перейдите на вкладку Сортировка записей (Sort Records) и задайте параметры в соответствии с рис. 8.16.

21.Щелкните на кнопке OK. Это обеспечит сортировку результата слияния по алфавиту фамилий адресатов, а затем — по алфавиту их имен.

СОВЕТ

Назначение одинаковых правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать на вашем столе в том же порядке, что и письма.

22.Щелчком на кнопке OK закройте диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients) и сохраните новую версию главного документа.

214	Занятие 8. Дополнительные возможности Word

Ðèñ. 8.16. Правила сортировки записей

Упражнение 6. Печать результата слияния

Теперь у вас есть главный документ и связанный с ним источник данных, который отфильтрован и рассортирован с помощью запроса. Казалось бы, можно выполнить слияние и распечатать результат. Однако перед этим полезно проверить правильность слияния.

1.Продолжая работать с документом предыдущего упражнения, щелкните на кнопке Автопоиск ошибок (Auto Check For Errors) в группе Просмотр результатов

(Preview Results) вкладки Рассылки (Mailing). Откроется диалоговое окно с группой из трех переключателей (рис. 8.17). Первый позволяет получить сообщения обо всех обнаруженных ошибках без выполнения слияния. Установив второй, вы выполните слияние, получая сообщения обо всех ошибках в последовательно появляющихся диалоговых окнах. Третий переключатель инициирует генерацию слияния и в отдельном документе сохраняет отчет об ошибках.

Ðèñ. 8.17. Проверка корректности параметров слияния

2.Установите переключатель Создать только отчет об ошибках (Simulate The Merge And Report Errors In A New Document).

3.Щелкните на кнопке OK.

ПРИМЕЧАНИЕ

При правильном выполнении всех операций в ходе слияния не обнаружится никаких ошибок, но если, к примеру, в главном документе встретится неверное поле данных, появится сообщение, подобное показанному на рис. 8.18.

Слияние

215

Ðèñ. 8.18. Обнаружена ошибка слияния

4.Щелкните на кнопке Просмотр результатов (Preview Results). Вы увидите, что поля главного документа заменятся данными одной из записей источника данных.

5.С помощью кнопок Следующая запись (Next Record) è Предыдущая запись (Previous Record) на вкладке Рассылки (Mailing) или соответствующих кнопок в области задач просмотрите все экземпляры документа, соответствующие конкретным записям источника данных. Обратите внимание, что записи адресатов Василий Решетников è Роман Бобров отсутствуют, так как они отфильтрованы запросом èç-çà несоответствия названия компании значению Фантом (см. табл. 8.1). Тем не менее в этом режиме предварительного просмотра вы увидите запись адресата Михаил Петров, которая при окончательном слиянии будет пропущена èç-çà наличия в главном документе поля SKIPIF (Пропустить запись, если) с соответствующим условием.

6.Снова щелкните на кнопке Просмотр результатов (Preview Results), чтобы опять включить режим отображение полей.

7.Наконец пришло время выполнить слияние. Щелкните на команде Далее: Завершение слияния (Next: Complete the Merge), чтобы перейти к последнему окну мастера.

8.Вы можете выбрать один из режимов слияния, воспользовавшись командами, доступ к которым обеспечивает щелчок на кнопке Найти и объединить (Finish & Merge) вкладки Рассылки (Mailing), или соответствующими кнопками в области задач:

Изменить отдельные документы (Edit Individual Documents) — создание документа Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;

Печать документов (Print Documents) — отправка результата слияния на принтер;

Отправить электронные сообщения (Send E-Mail Messages) — отправка каждого экземпляра результата слияния нужному адресату по электронной почте. Чтобы указать, какое поле источника данных содержит адреса электронной почты, щелкните на этой кнопке и выберите нужное поле в списке Êîìó

(To) открывшегося диалогового окна Составные электронные письма (Merge to E-Mail), затем щелкните на кнопке OK. В этом же диалоговом окне можно ввести содержимое поля Òåìà (Subject) электронных сообщений, а также выбрать, какие именно записи вы хотите отправить.

216	Занятие 8. Дополнительные возможности Word

9.После выбора режима слияния в появившемся диалоговом окне вы можете указать, какие именно записи нужно объединить. Щелкните на кнопке OK. Результат слияния будет отправлен в новый документ, на принтер или по электронной почте. В первом случае вновь созданный документ появится на экране и его можно будет сохранить в отдельном файле на жестком диске.

Контрольное упражнение

В качестве контрольного упражнения попробуйте распечатать наклейки на конверты для писем, созданных на этом занятии путем слияния.

1.Откройте документ Письмо.doc.

2.Перейдите на вкладку Рассылки (Mailing), щелкните на кнопке Начать слияние

(Start Mail Merge) и выберите пункт Наклейки (Labels).

3.В диалоговом окне Параметры наклейки (Labels Options) настройте формат наклеек на конверты.

4.Вызовите мастер слияния. Воспользуйтесь в качестве источника данных существующим файлом Гости.

Как указать в качестве источника данных существующий файл?

5.Добавьте в текст наклеек поля Èìÿ (FirstName), Фамилия (LastName), Индекс (Postal Code) è Адрес 1 (Address 1), снабдив их соответствующими подписями.

6.Щелкните на кнопке Обновить все наклейки (Update All Labels), чтобы скопировать макет первой созданной наклейки на все остальные.

7.Перейдите к следующему этапу и просмотрите созданные наклейки.

Как перейти к нужной записи?

8.Проверьте слияние на отсутствие ошибок.

9.Выполните слияние в новый документ.

Как быстро выполнить слияние в новый документ?

10.Проверьте правописание и грамматику полученного документа. При этом не забывайте пропускать все собственные имена (но не вносите их в словарь Word).

11.Распечатайте слияние.

Подведение итогов

Вы научились пользоваться двумя дополнительными модулями Word — модулями проверки правописания и слияния. В Word имеются множество других не менее интересных вспомогательных инструментов. Попробуйте изучить их самостоятельно.

Это занятие было заключительным разделом части книги, посвященной приложению Word. На следующем занятии вы перейдете к изучению электронных таблиц Excel.

Часть III

Excel

Программа Microsoft Office Excel 2007 обладает эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм.

Занятие 9

Электронная таблица

Тема занятия

На этом занятии вы познакомитесь со структурой электронных таблиц Excel и научитесь выполнять следующие операции:

вводить данные;

копировать и перемещать листы Excel;

выделять ячейки таблицы;

форматировать текст;

настраивать ячейки;

форматировать числа;

добавлять строки и столбцы.

Электронные таблицы предназначены для ввода и обработки табличных данных. С помощью Excel можно выполнять сложные вычисления с большими массивами чисел, строить диаграммы и печатать финансовые отчеты.

Понятие электронной таблицы

Документ приложения Excel называется рабочей книгой (workbook), или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов (worksheet), которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и статистических расчетов.

Упражнение 1. Книга Excel

Давайте создадим пустую книгу Excel, введем в нее числа и формулы и потренируемся манипулировать с ее листами.

1.Запустите Excel с помощью команды Пуск Все программы Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007 (Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007). В окне Excel сразу откроется новая рабочая книга с тремя листами (рис. 9.1).

Понятие электронной таблицы									219

Ðèñ. 9.1. Ëèñò Excel

2.Щелкните в ячейке A1 первого листа и введите текст Клиенты.

3.Щелкните в ячейке B1 и введите текст Январь.

4.Перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш со стрелками, клавиш Enter è Tab или с помощью мыши, сформируйте таблицу, показанную на рис. 9.1.

5.Щелкните в ячейке A9 и введите слово Итого (ðèñ. 9.2).

6.Нажмите клавишу Tab и введите формулу

=ÑÓÌÌ(B3:B7) (=SUM(B3:B7))

Эта формула автоматически подсчитывает сумму ячеек столбца Январь.

7.Снова нажмите клавишу Tab и введите формулу

=ÑÓÌÌ(C3:C7) (=SUM(C3:C7))

8.Добавьте подобные формулы во все ячейки строки 9, указывая в скобках букву текущего столбца. После этого Excel автоматически просуммирует числа в столбцах и выведет результат в строку 9.

220				Занятие 9. Электронная таблица

Ðèñ. 9.2. Таблица с формулами

9.Щелкните на ячейке D9. Обратите внимание, что в выделенной ячейке с формулой выводится результат расчета, а сама формула видна в строке формулы в верхней части окна Excel. Попробуйте щелкнуть в любой ячейке верхних пяти строк таблицы и изменить находящееся в ней число. Excel автоматиче- ски скорректирует сумму столбца в строке Итого.

Таким образом, вам теперь не нужно по несколько раз пересчитывать суммы столбцов на калькуляторе. Excel мгновенно реагирует на любые изменения таблицы, и вы всегда знаете точные итоговые значения. Конечно, Excel умеет выполнять над содержимым ячеек таблицы и более сложные математические операции. По умолчанию книга Excel имеет три листа со стандартными именами. Трех листов может не хватить для всех данных, а стандартные названия листов никак не раскрывают их назначение. Давайте научимся добавлять листы и назначать им более понятные имена.

СОВЕТ

Чтобы по умолчанию в книге появлялось другое количество листов, щелкните сначала на кнопке Office, затем в появившемся меню — на кнопке Параметры Excel (Excel Options), в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Популярные (Popular) и измените величину в счетчике Листов в новой книге (Include this many sheets).

Понятие электронной таблицы

221

10.Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Ëèñò1 (Sheet1).

11.Выберите в контекстном меню команду Переименовать (Rename).

12.Введите новое имя Клиенты.

13.Дважды щелкните на ярлычке Ëèñò2 (Sheet2) и введите имя Расходы.

14.Щелкните на ярлычке листа Расходы правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать (Move Or Copy).

15.В открывшемся диалоговом окне (рис. 9.3) установите флажок Создать копию (Create A Copy), чтобы выбранный лист копировался, а не перемещался.

Ðèñ. 9.3. Копирование листа

16.В списке Перед листом (Before Sheet) щелкните на пункте Переместить в конец

(Move To End), чтобы скопировать лист в конец рабочей книги.

17.Щелкните на кнопке OK.

СОВЕТ

Чтобы скопировать выбранный лист в новую рабочую книгу с одним листом, выберите в раскрывающемся списке В книгу (To Book) пункт Новая книга (New book).

18.Чтобы добавить еще один пустой лист, щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Расходы и выберите команду Вставить (Insert).

19.На вкладке Общие (General) открывшегося диалогового окна Вставка (Insert) щелкните на значке Ëèñò (Worksheet). Затем щелкните на кнопке OK. В рабо- чей книге появится пятый лист.

20.Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save).

21.В появившемся диалоговом окне сохранения документа щелкните на кнопке

Мои документы (My Documents).

22.В поле со списком Имя файла (File Name) введите название Электронная таблица. Затем щелкните на кнопке OK, чтобы сохранить созданную книгу Excel. Обратите внимание, что теперь документы Excel имеют расширение xlsx.