Office 2007. Самоучитель

112	Занятие 4. Общие черты приложений Office

многоуровневую отмену, поэтому, нажимая Ctrl+Z, можно вернуться назад на несколько шагов.

17.Переключитесь в Word.

18.Выделите в документе надпись Геркулес и нажмите клавиши Ctrl+C.

19.Скопируйте в буфер обмена еще семнадцать фрагментов из Word и Excel. В результате будут заняты все ячейки буфера обмена. Что же произойдет, если скопировать еще один фрагмент? Попробуйте сделать это. Данная операция приведет к удалению из буфера обмена первого (самого старого) фрагмента.

20.Переключитесь в окно Word и щелкните на кнопке Office. В появившемся меню выберите команду Создать (New). Откроется новый документ.

21.В окне буфера обмена щелкните на кнопке Вставить все (Paste All), как показано на рис. 4.28. Содержимое всех ячеек будет вставлено в документ Word последовательно друг за другом.

22.Если данные буфера обмена устарели, щелкните на кнопке Очистить все (Clear All) в верхней части области буфера обмена. Все фрагменты будут удалены. Отдельный фрагмент может быть удален из буфера выбором команды Удалить (Delete) в раскрывающемся списке, который появляется, если щелкнуть на маленьком треугольнике справа от соответствующего фрагмента. Указанная операция очищает и буфер обмена Windows.

Осталось выяснить, как буфер обмена Office взаимодействует с буфером обмена Windows. Запомните два следующих правила:

Если последней выполнялась команда вырезания или копирования, в буфер Windows запишется объект, вырезанный или скопированный этой операцией.

Если последней выполнялась операция вставки не последнего фрагмента буфера обмена Office 2007, этот фрагмент оказывается в буфере обмена Windows.

Мини-панель

В процессе выделения текста с помощью мыши рядом с выделяемым текстом появляется панель инструментов с кнопками вызова основных команд для работы с текстом. Эта панель называется мини-панелью. Она является полупрозрачной и теряет прозрачность только при наведении на нее указателя мыши. Если вывести указатель за ее пределы, мини-панель медленно исчезает.

Мини-панель присутствует во всех рассматриваемых нами приложениях Office.

НОВОЕ В OFFICE

Мини-панель появилась только в версии Microsoft Office 2007.

Упражнение 11. Работа с мини-панелью

Мини-панель позволяет быстро задать форматирование при выделении текста мышью.

1.Откройте какой-нибудь документ Word с текстом (например, документ Геркулес).

Справочная система

113

2.Выделите несколько слов с помощью мыши. Появится полупрозрачная минипанель.

3.Наведите на нее указатель мыши. Мини-панель станет непрозрачной (рис. 4.30).

4.Щелкните на кнопке Полужирный (Bold). К выделенному тексту будет применено полужирное начертание.

Ðèñ. 4.30. Мини-панель, появляющаяся при выделении текста

Справочная система

Методы работы со справочной системой Microsoft Office 2007 одинаковы для всех рассматриваемых нами приложений Office. Справочная система позволяет быстро разрешить возникшие проблемы. Ею можно пользоваться и как учебником или справочником.

НОВОЕ В OFFICE

В новой версии пакета разработчики решили окончательно отказаться от Помощника Office.

Упражнение 12. Получение справки

В этом упражнении мы не будем рассматривать вопросы поиска справочной информации в Интернете. Навигация по веб-страницам — это отдельная большая тема. Давайте посмотрим, что скажет справочная система Office о буфере обмена.

1.Запустите Microsoft Office Excel и нажмите клавишу F1 или щелкните на кнопке Справка: Microsoft Office Excel (Help: Microsoft Office Excel), которая расположена в правой части окна.

2.Появится окно Справка: Excel (Excel Help), показанное на рис. 4.31. В поле, расположенном в верхней части окна справочной системы, введите слова Буфер обмена и нажмите клавишу Enter.

СОВЕТ

Если окно появится не развернутым на весь экран, то щелкните на кнопке Развернуть (Maximize).

3.В окне справочной системы появятся результаты поиска (рис. 4.32). Среди этих результатов будут перечислены разделы, в которых упоминается буфер обмена.

114		Занятие 4. Общие черты приложений Office

Ðèñ. 4.31. Окно справочной системы Excel

Ðèñ. 4.32. Результаты поиска

Особенности интерфейса Microsoft Office Outlook

115

4.Выберем пункт Копирование и вставка нескольких элементов с использованием буфера обмена.

5.В окне справочной системы будет отображено содержание выбранного нами раздела справки (рис. 4.33).

Ðèñ. 4.33. Окно справочной системы Excel

Обратите внимание, что в верхней части окна справочной системы имеется панель инструментов с кнопками.

6.Щелкните на кнопке Печать (Print). Появится диалоговое окно, в котором вы сможете задать параметры печати и распечатать содержимое окна справочной системы.

СОВЕТ

С помощью кнопки Показать оглавление (Show Table of Contents) вы можете вызвать оглавление справочной системы.

Особенности интерфейса Microsoft Office Outlook

Как мы уже говорили, интерфейс Outlook содержит как традиционные элементы интерфейса, такие как строка меню и панели инструментов, так и новые, вроде вкладок. Основное окно Outlook имеет традиционный интерфейс, почти не

116	Занятие 4. Общие черты приложений Office

отличающийся от интерфейса предыдущей версии, а окна сообщений, задач, контактов и т. п. — новый интерфейс с вкладками.

Давайте рассмотрим составляющие интерфейса Outlook.

Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам, доступным в основном меню приложения. Панели инструментов содержат кнопки, раскрывающиеся меню и другие элементы управления, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры.

Упражнение 13. Команды меню

Строка главного меню, обычно размещаемая в верхней части окна приложения (рис. 4.34), подобна панели инструментов, все кнопки которой являются раскрывающимися списками команд.

Ðèñ. 4.34. Строка меню и раскрывающиеся списки команд

Особенности интерфейса Microsoft Office Outlook

117

Однако по традиции строка главного меню выделяется разработчиками и пользователями. Давайте рассмотрим структуру меню приложений Office.

1.Запустите Microsoft Office Outlook 2007 и щелкните на пункте Âèä (View) строки меню программы.

2.Появится меню Âèä (View). Наведите указатель мыши на пункт Панели инструментов (Toolbars). Раскроется подменю, как показано на рис. 4.34. Оформление пунктов меню различается в зависимости от того, какая операция выполняется выбором конкретного пункта. Ниже перечислены возможные варианты.

Если в правой части пункта меню есть маленький треугольник, как в строке Панели инструментов (Toolbars) на рис. 4.34, значит, этот пункт раскрывает дополнительное подменю.

Выбор команды, имя которой заканчивается многоточием, например Панели инструментов Настройка (Toolbars Customize), открывает диалоговое окно, подобное показанному на рис. 4.35. Диалоговые окна широко распространены как в Office 2007, так и во многих других приложениях Windows. Они расширяют возможности любой программы, предоставляя средства для ввода данных и установки разнообразных параметров.

Ðèñ. 4.35. Диалоговое окно Настройка

Выбор команды без многоточия, например команды Копировать (Copy) меню Правка (Edit), приводит к ее немедленному исполнению.

Некоторые пункты меню, например Строка состояния (Status Bar), играют роль флажков. При щелчках на них включается соответствующий режим (в данном случае на экране появляется строка состояния), а слева от названия пункта появляется галочка. Повторный щелчок на таком пункте отключает режим и убирает галочку.

118	Занятие 4. Общие черты приложений Office

Три пункта подменю Список дел (To-Do Bar) ìåíþ Âèä (View) — Обычное (Normal), Свернуто (Minimized) è Отсутствует (Off) — пример группы из нескольких (в данном случае трех) переключателей. Щелкнув на таком пункте, можно установить один (и только один) режим из нескольких.

В правой части названий некоторых команд в качестве подсказки приводится клавиатурная комбинация, например Ctrl+V для команды Правка Вставить (Edit Paste). С ее помощью можно быстро выполнить данную команду.

3.Потренируйтесь раскрывать подменю, выбирать команды, включать и выключать режимы.

Строку меню, как и панель инструментов, можно перетащить в любое место экрана. «Ухватите» ее мышью за расположенную слева вертикальную черту (она называется вешкой перемещения) и перетащите в новое положение. Меню (и панели инструментов) можно переместить к любому краю окна либо разместить в середине окна приложения (рис. 4.36), где меню выглядит как небольшое окно с заголовком.

Ðèñ. 4.36. Перестановка меню и панелей инструментов

Особенности интерфейса Microsoft Office Outlook

119

Упражнение 14. Панели инструментов

Панели инструментов, как правило, располагаются вдоль верхнего края окна ниже строки меню и содержат кнопки, щелчки на которых приводят к выполнению тех или иных операций. Как и пункты меню, различные кнопки панелей инструментов ведут себя по-разному.

1.Запустите Microsoft Office Outlook 2007.

2.В появившемся окне Microsoft Office Outlook 2007 щелкните на кнопке Контакты (Contacts) в области переходов (рис 4.37).

Ðèñ. 4.37. Îêíî Outlook

3.Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard), появится окно Контакт (Contact).

4.Закройте окно Контакт (Contact).

5.Щелкните на кнопке Печать (Print) той же панели инструментов. На этот раз откроется диалоговое окно, позволяющее распечатать контакты.

120	Занятие 4. Общие черты приложений Office

ПРИМЕЧАНИЕ

Если панели инструментов Стандартная (Standard), Веб-узел (Web) и Дополнительно (Advanced) расположить в одной строке, многочисленные кнопки панелей просто не поместятся на экране.

СОВЕТ

Чтобы получить доступ к кнопкам, отсутствующим в данный момент на панели инструментов, щелкните на маленьком треугольнике в правой части панели, и недостающие кнопки появятся

в раскрывающейся палитре.

6.Если на панели инструментов Дополнительно (Advanced) отсутствует кнопка Область чтения (Reading Pane), то щелкните на черном треугольнике в правой части панели инструментов Дополнительно (Advanced).

7.В появившейся палитре щелкните на кнопке Область чтения (Reading Pane). В правой части окна (по умолчанию) появится область чтения. Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет область чтения. Обратите внимание, что теперь кнопка Область чтения (Reading Pane) переместилась в основную часть панели инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Microsoft Office кнопки панелей инструментов ведут себя «разумно». Если на экран не помещаются все кнопки, на панели остаются только те, которыми вы пользуетесь чаще всего. Остальные кнопки и другие элементы управления перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор элемента на дополнительной палитре возвращает его на основную панель.

8.Чтобы открыть или скрыть определенную панель инструментов, откройте меню Âèä (View) и выберите пункт Панели инструментов (Toolbars). В появившемся подменю щелкните на названии той панели инструментов, которую нужно отобразить или скрыть.

СОВЕТ

Меню, позволяющее отображать и скрывать панели инструментов, можно вывести на экран простым щелчком правой кнопкой мыши на любой видимой панели инструментов или на строке меню.

9.Чтобы добавить или убрать кнопку из панели инструментов Стандартная (Standard), щелкните на черном треугольнике в правой части панели.

10.В раскрывшемся меню щелкните на пункте Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons).

11.Щелкните на названии той кнопки, которую нужно добавить или убрать. Флажки в этом списке стоят напротив тех кнопок, которые в данный момент присутствуют в панели инструментов. Другие панели настраиваются аналогично.

12.На панели инструментов Стандартная (Standard) щелкните на правой части кнопки Создать (New) с треугольником, направленным вниз (рис. 4.38).

13.Укажите на пункт Контакт (Contact). Как видно из рисунка, часть кнопок панелей инструментов позволяет раскрывать вложенные меню, что лишний раз указывает на схожесть панелей инструментов и строки меню приложения.

Контрольное упражнение

121

Ðèñ. 4.38. Меню в панели инструментов

14.На панели инструментов (как и на вкладке) могут размещаться раскрывающиеся списки. Щелкните на списке Текущее представление (Current View) панели инструментов Дополнительно (Advanced) и выберите значение Адресные карточки (Address Card). Outlook переключится на представление контактов Адресные карточки (Address Card).

Контрольное упражнение

Давайте проверим, насколько хорошо вы освоили общие приемы работы с приложениями Office.

1.Запустите Access, откройте базу данных, созданную на втором занятии, затем откройте таблицу данных.

2.Щелчком на кнопке в левом верхнем углу таблицы выделите все данные.

Как с помощью кнопок вкладки выделить весь документ?

3.Скопируйте выделенные данные.

4.Создайте новый документ Excel и откройте второй лист книги Excel.

5.Вставьте в него скопированную таблицу данных.

6.Найдите в справочной системе Office страницы, описывающие тему вставки объектов.

Как вызвать справочную систему Office?

7.Откройте наиболее интересную из них и выведите ее на принтер.

Как распечатать текущую страницу справки?