Побудова діаграм

Графічні зображення, або діаграми, більш наочно ілюструють табличні дані, дають можливість виконувати відповідний аналіз отриманих результатів.

Для побудови діаграми слід виділити (провести мишею) ті дані таблиці, які увійдуть у діаграму, що ілюструватиме вибрану залежність, після чого активізувати кнопку Мастер диаграмм або команди менюВставка ─ Диаграмма….

У першому вікні (рис. 3, крок 1) необхідно вибрати вид діаграми (наприклад, Гистограмма) й активізувати кнопку Далее.

Рис. 3

У наступному вікні (рис. 4, крок 2) перевіряють попередньо визначений діапазон даних таблиці (в наведеному прикладі — це B1:С7), а також місце знаходження значень — у рядках чи стовпцях. При цьому можна побачити діаграму, що будується. Потім активізують кнопку Далее.

У наступному вікні (крок 3) зазначають назву діаграми та назви осей X, У. Відкривши відповідну вкладку цього вікна, можна створити написи на діаграмі, визначити лінії сітки, наявність і розташування легенди. Легенда - це текстове пояснення до кожного об'єкта діаграми.

Активізувавши кнопку Далее, в наступному вікні (крок 4) визначають місце розташування діаграми — на окремому робочому листку чи на поточному (там, де розміщено таблицю з даними).

Після активізації кнопки Готово на екрані дисплея з'являються таблиця і побудована гістограма.

Рис. 4

Робота з базою даних

Для роботи з масивами даних використовують бази даних (БД).

База даних — впорядкована інформація, об'єднана в єдине ціле.

Рядки в БД є записами, а стовпці — полями. Запис — це група взаємозв'язаних полів, що мають однакову структуру, тобто однакову кількість полів та типи даних відповідних полів. Поле БД — мінімальний елемент запису, який обов'язково має ім'я. Перехрестя стовпця і рядка утворює клітинку БД. У загальному вигляді БД можна подати так, як показано на рис. 5

	Поле 1	Поле 2	Поле 3	Поле 4
Запис 1
Запис 2

Рис. 5. Загальний вигляд БД.

Фільтрування даних.

Фільтрування даних за допомогою команди Автофильтр. За допомогою цієї команди здійснюються пошук та виведення на екран тільки тих даних, які задовольняють поставлену умову. З цією метою курсор встановлюють у БД та активізують команди Данные ─ Фильтр ─ Автофильтр. У результаті у верхній частині кожного стовпця БД з'являються кнопки списків .

Для того щоб зазначити умови фільтрування даних, треба розкрити списки у потрібному стовпці.

Нехай, наприклад, потрібно вивести дані по сировині першої групи. Розкривши список поля «Група», вибираємо «1». В результаті на екрані дисплея з'являється БД у відфільтрованому вигляді (рис. 6). Тепер можна виконувати різні розрахунки по відфільтрованих даних. Якщо у списку поля «Група» вибрати «(Все)», то в БД з'являться всі значення, які були приховані після фільтрування даних.

Рис. 6

Для скасування команди Автофильтр треба активізувати знову команди Данные ─ Фильтр ─ Автофильтр.

Фільтрування даних за допомогою команди Расширенный фильтр. Ця команда дає змогу, користуючись значеннями існуючої БД, створювати іншу базу, значення якої задовольняють поставлену умову.

Нехай, наприклад, треба створити БД із записами, в яких поточна «Вага сировини» менше 100.

Для цього спочатку створюють критерій пошуку даних, який розміщується поза значеннями БД. Він складається із назв полів та умови, записаної під відповідною назвою поля. Копіюють назви полів у вільний рядок (наприклад, 10), під назвою «Вага сировини» створюють умову (<100).

Далі встановлюють курсор у БД й активізують команди Данные ─ Фильтр ─ Расширенный фильтр…. В екранному вікні зазначають параметри відповідно до рис. 7, зокрема:

• активізують параметр — «Скопировать результат в другое место»;

• у полі «Исходный диапазон:» зазначають діапазон значень всієї БД, включаючи назви полів ($А$1:$E$7);

• у полі «Диапазон условий:» зазначають діапазон клітинок, в яких створено критерій ($А$10:$E$11);

• у полі «Поместить результат в діапазон:» зазначають адресу вільної комірки ($А$13).

Рис. 7

Після цього активізують кнопку ОК.

Починаючи із зазначеної комірки (в наведеному прикладі — А13), з'являється нова БД (рис. 8), значення якої відповідають поставленій умові (Вага сировини менше 100).

Рис. 8

Сортування значень БД.

Для розміщення записів БД у встановленому порядку використовується функція сортування. Сортування може буде проведено за одним, двома і більше ключами. При сортуванні за більше ніж одним ключем, дані наступного ключа впорядковуються тільки в межах однакових даних попереднього ключа.

Нехай, наприклад, треба відсортувати БД за такими критеріями:

• перший ключ (поле «Група») — за зростанням;

• другий ключ (поле «Вага сировини») — за спаданням.

Для виконання цієї операції курсор встановлюють у будь-яку комірку БД й активізують команди Данные ─ Сортировка…. В результаті на екрані дисплея з'являється вікно, показане на рис. 9.

Рис. 9

У вікні «Сортировка диапазона» в списку поля «Сортировать по» вибирають перший ключ сортування (поле «Група») та зазначають вид сортування («по возрастанию»); аналогічно встановлюють параметри другого ключа (поле «Вага сировини», вид сортування ─ «по убыванию»). При активізованому параметрі «подписям (первая строка диапазона)» заголовки полів не входять у діапазон сортування. Після цього активізують кнопку ОК. У результаті сортування БД матиме вигляд, показаний на рис.10.

Рис. 10. БД після сортування

Розрахунок проміжних підсумків.

Проміжні підсумки розраховуються для полів, які мають значення, що повторюються. Такими підсумками можуть бути сума, кількість значень, мінімальне значення, максимальне значення тощо. Перед виконанням цієї операції БД має бути відсортована по полю, значення якого повторюються.

Нехай, наприклад, треба знайти сумарне значення поля «Вага сировини» для кожної групи сировини. З цією метою спочатку слід упорядкувати дані в полі «Група». Далі, ввівши курсор у БД, активізують команди Данные ─ Итоги….

У вікні, що з'являється на екрані дисплея (рис.11), зазначають такі параметри:

• у полі «При каждом изменении в:» у списку вибирають поле, що має дані, які повторюються і які були заздалегідь відсортовані. Це поле «Група»;

• у полі «Операция:» в списку вибирають відповідну функцію для розрахунку. Це функція Сумма;

• у полі «Добавить итоги по:» активізують перемикачі ліворуч від тих полів, значення яких необхідно розрахувати. Це поле «Вага сировини».

Рис. 11

Після активізації кнопки ОК БД матиме вигляд, показаний на рис. 12.

Рис. 12

На цьому рисунку ліворуч міститься структура вкладеності рівнів даних. Кнопки ,дають змогу згортати (розгортати) перегляд усіх даних одного рівня, а кнопки(рядок імен стовпчиків ЕТ) — даних кожного розрахованого підсумку.

При розрахунку двох і більше операцій (поле «Операция:») знову активізують команди Данные ─ Итоги…. В екранному вікні зазначають відповідні параметри, при цьому перемикач «Заменить текущие итоги» має бути неактивним. Після активізації кнопки ОК БД матиме вигляд, показаний на рис. 13.

Рис. 13

Для вилучення розрахованих проміжних підсумків слід установити курсор в БД й активізувати команди Данные ─ Итоги… та кнопку «Убрать все».