§2. Каналы связи в Toyota Центр Автово

Для принятия решения руководство компании собирает еженедельные совещания, где все руководители отделов получают задачи на ближайшее будущее, также обсуждают более долгосрочные перспективы. Все полученную информацию они должны проанализировать и распределить по доступным каналам и удостовериться, что информация была отправлена в максимально достоверном виде, который удобно воспринять сотрудникам.

Если информация касается лично какого-либо работника и не носит характер «срочно», ему отправляется на личную корпоративную электронную почту письмо, где изложена мысль, письмо обязательно маркируется «подтвердить прочтение письма»;

если существует срочность передачи информации, тогда сотруднику или сотрудникам поступает информация по местному телефону;

если необходимо передать срочную и конфиденциальную информацию – сотрудника вызывает начальник отдела или начальник приходит на рабочее место и передает задачу;

для передачи срочной информации большому количеству сотрудников собираются «быстрые собрания» в советские времена они назывались «летучки» где один из руководителей устно объявляет о возникшей идее;

если необходимо информировать о предстоящем событии, не носящем срочный характер и не обязательный для прочтения всеми сотрудниками, рассчитанный на то, что большинство узнает и сообщит устно тем, кто не успел узнать, тогда на информационном стенде (которых у нас несколько – по одному в каждом отделе) вывешивается распечатка анонсируемых событий – поход в театр, всевозможные лотереи для сотрудников (также отличная мотивация работать хорошо, т.к. это поощрение сотрудников за отличную работу), поздравления с днем рождения, рождением ребенка, достижениями, информация о кончине и т.п.;

между сотрудниками существует связь по таким неформальным каналам как внутренний чат, куда отправляется быстрая информация о кофе-брейке, вопросы по каким-либо документам, также там возможно получение совета по организационным и рабочим вопросам

отправка писем по почте производится в основном клиентам, партнерам фирмы, поставщикам, в них обычно отправляют поздравительные открытки, письма с благодарностью за сотрудничество и т.п.

также в фирме есть корпоративная газета, в которой раз в несколько месяцев рассказывается о событиях, происходящих в организации, о личных достижениях сотрудников, для создания положительного образа как фирмы в целом, так и отдельного работника, газета ориентирована как на внутренние связи так и на внешние, на клиента.

Информация, оправленная по каналам связи не просто должна быть доставлена, необходимо и важно, чтобы она была понята реципиентом. Для этого существует обратная связь с отправителем, по которой можно удостовериться, что руководства приняты и поняты.

В нашей организации существует так называемый Кайдзен-бокс, где сотрудники могут участвовать в организации процесса, также сами предлагать идеи по улучшению рабочего процесса, с присвоением авторского права по предложению и поощрению за креативный подход к работе. Это ориентирует работников на причастность к общему делу, сплачивает коллектив, вызывает уважение окружающих.