Описание пользователей

Системы корпоративного планирования и бюджетирования рассчитаны на одновременную работу большого количества пользователей в условиях централизованного процесса планирования, охватывающего все подразделения, филиалы и дочерние структуры корпорации. При этом пользователи подразделяются на следующие категории:

• системный администратор - технический специалист, занимающийся инсталляцией, контролем работоспособности и поддержкой программного комплекса;

• администратор бюджетов - специалист финансово-экономического профиля, который координирует и направляет все процессы, связанные с формированием, контролем и анализом исполнения бюджета. Этот сотрудник обладает полным набором прав доступа к бюджетной информации;

• аналитик бюджетов - сотрудник финансового департамента, исполняющий роль связующего звена между руководителями под-разделений и финансовой службой компании. Его функции заключаются в просмотре, анализе, изменении и представлении плановых и бюджетных данных, именно он разрабатывает и внедряет правила и модели планирования, а также создает отчеты для руководства;

• составитель бюджетов (планировщик) - сотрудник, представляющий определенное структурное подразделение и отвечающий за бюджеты на уровне подразделения или проекта. Этот специалист вводит в систему информацию (вместе с аннотациями), анализирует бюджетные данные и представляет их на рассмотрение, контролирует состояние плана или бюджета.

Сценарии и версии

В любой достаточно крупной организации планирование носит многовариантный характер. Для этого система должна позволять описывать различные вариации планов и бюджетов; при этом подразумевается, что любой из версий может соответствовать собственная процедура согласования.

Сценарии могут охватывать различные временные интервалы. При описании сценария указывается категория данных (например, "плановые", "фактические" или "прогнозируемые"), а также соответствующие данному сценарию период времени и таблица курсов валют. Когда планировщики вводят данные, соотнесенные определенному сценарию, им доступны только годы и периоды в пределах установленного для данного сценария диапазона (данные других периодов доступны только для чтения).

Когда бюджетная модель является мультивалютной, за сценарием должна быть закреплена таблица обменных курсов. Если за разными сценариями закрепить разные таблицы курсов валют, это даст возможность моделировать последствия различных допущений относительно валютных котировок.

Версии бюджета придают процессу планирования дополнительную гибкость и могут иметь различную интерпретацию по отношению к определенному плану, например: предварительный или окончательный вариант плана, оптимистическая, пессимистическая или наиболее вероятная оценка показателей, внутренние или внешние данные.

Управление процессом планирования

Важным свойством современных автоматизированных систем планирования и бюджетирования является поддержка функций управления бюджетным процессом, позволяющих организовать формирование бюджетов, их согласование, утверждение, а также последующий контроль исполнения [55].

Как показывает практика, рассмотренная функциональность автоматизированной системы корпоративного планирования и бюджетирования является достаточной для организации бюджетного процесса даже в очень крупных организациях.