Делопроизводство

•текст;

•подпись;

•печать.

Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации.

Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: «Дана… (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что…»; «Настоящая справка выдана… в том, что…».

Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста:

Выдана для предоставления в налоговую инспекцию Железнодорожного района г. Гомеля.

Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации:

Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи. Справка действительна на 2005 год.

Реквизит «подпись» включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации.

Справка должна иметь:

•наименование вида документа;

•адресат;

•дату;

•индекс (при необходимости);

•заголовок к тексту;

•текст;

•подпись руководителя организации;

•печать (при необходимости).

Текст справки состоит из двух частей: вводной и основной.

Ввводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

Восновной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.

Справки по производственным вопросам составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.

Служебная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок:

докладные – в них кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние;

аналитические – включают подробный анализ ситуации; излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией;

31

обзорные – содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы;

информационно-статистические записки — составляют цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т. п.). Служебные записки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.

Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной части и основной.

Ввводной части текста указываются факты или события, послужившие поводом

кнаписанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.

Восновной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка – документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.

Внутренняя докладная (служебная) записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.

Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают виды заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявлениежалоба, заявление-объяснение (объяснительная), заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.

Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы.

Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании: ЖАЛОБА, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

Основной текст начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу…, Обращаюсь с жалобой на…, Представляю письменное объяс-

32

нение…, Ставлю Вас в известность… и т. п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела.

Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, уч-

редительный договор содержит сведения:

•о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельности;

•о размере и составе уставного капитала;

•о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

•о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

•об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкла-

дов.

Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).

Договор (контракт) – фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности.

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типо-

графским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).

Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.

Втексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются:

•наименование документа,

•место и дата написания,

•основной текст,

•удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

33

ДОВЕРЕННОСТЬ Гомель, 10.03.2005

Я, Антонова Мария Николаевна, проживающая в г. Гомеле, ул. Пушкинская, д. 32, доверяю Демченко Ивану Петровичу, проживающему в г. Гомеле, ул. Горького 140, кв. 1, получить в кассе завода «Гомсельмаш» причитающуюся мне заработную плату за октябрь, ноябрь, декабрь 2004 года.

В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.

______________ М.Н. Антонова

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.

12.СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

1.Понятие служебного письма

2.Классификация писем

3.Структура текста писем

4.Коммерческая корреспонденция

Деловая переписка – переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия.

Служебное письмо представляет не личные интересы, а интересы организации, т. е. юридического лица.

Различают письма:

•требующие письма-ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письморекламация (жалоба, претензия), письмо-обращение);

•письма, не требующие письма-ответа (сопроводительные письма, письмаподтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления).

По признакам адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как

правило, подчиненных инстанций (организаций).

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма.

Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражении гарантии – гарантийное письмо; приглашение принять участие

вчем-либо – письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности – письмо-извинение и т. д.

Многоаспектным (многоцелевым) считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

34

Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает соответствие письма стандартным аспектам содержания, использование стандартных языковых и синтетических конструкций. Жесткие требования предъявляются к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

Восновной части письма излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

Взаключении формулируется основная цель письма (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.).

Нерегламентированное деловое письмо отражает какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию. Текстовая структура такого письма является менее жёсткой, возможен большой выбор речевых и синтаксических средств.

Различают также следующие виды писем:

Циркулярные письма. Обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма. Направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Сопроводительные письма. Составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения. Высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Договорные письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы. Излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-напоминания. Направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевремен-

35

но информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашаемого, время и день события, на которое приглашается адресат.

Реквизитами письма являются: Государственный герб Республики Беларусь (эмблема фирмы); наименование организации – автора документа; почтовый адрес организации; коммуникационные данные; дата и регистрационный индекс; адресат; ссылка на индекс и дату входящего документа (при необходимости); гриф ограничения доступа (при необходимости); заголовок к тексту; текст; подпись; сведения об исполнителе (при необходимости).

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу.

От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит, зачастую, успех будущей сделки.

Коммерческую корреспонденцию составляют: письмо-запрос, письмопредложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку с просьбой дать подробную информацию о товаре.

Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос.

Текст письма-запроса обычно состоит из двух частей.

Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар, например: количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

Образец текста письма-запроса Уважаемые господа!

На основании торгового соглашения в Минске 04.12.2004, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки… с поставкой в течение II квартала 2005 года ежемесячно равными партиями.

Поставка должна быть произведена на условиях… Заранее благодарим.

36

Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение.

Письмо-ответ на запрос может содержать следующую информацию:

•о принятии запроса к рассмотрению;

•о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

•об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

•об изменении условий запроса (изменение количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);

•об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Образцы писем-ответов на запрос

1. Уважаемые… Благодарим Вас за запрос от… на поставку (наименование товара).

В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления Вам предложения на интересующий Вас товар.

Наше решение мы сообщим Вам в ближайшее время. С уважением

(подпись)

2. Благодарим Вас за запрос от 01.02.2005 о поставке партии игровых компьютеров «Сега». Сообщаем Вам, что с огромным удовольствием возьмемся его выполнить.

Конкретную информацию о ценах, сроках поставки, транспортировке и форме оплаты Вы найдете в приложении. Еще раз хотелось бы Вас уверить в нашем желании сотрудничать.

Приложение: прайс-лист на 5 л. в 2 экз. С уважением

(подпись)

Вслучае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку…

Мы просим Вас отложить этот вопрос до… Просим Вас вернуться к этому вопросу в…

Вслучае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту).

Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера.

Впредложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и

37

другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При составлении предложения используются следующие стандартные модели: В ответ на Ваш запрос от … мы предлагаем Вам… Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом… Товар сертифицирован… Товар будет поставлен в … квартале текущего года… и др.

Образец письма-предложения (оферта)

Благодарим за запрос от… и сообщаем, что можем предложить Вам (наименование товара) в количестве…

Качество – Упаковка – Цена – Срок поставки –

Условия платежа – Настоящее предложение действительно до … С уважением

(подпись)

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Образец ответа на предложение

1. Уважаемые… С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от… на …

(наименование товара).

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением (подпись) 2. Уважаемые…

Благодарим за Ваше предложение от … на… (наименование товара) и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара.

С уважением (подпись)

Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта (договора).

Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии; доказа- тельства-ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки);

38

конкретные требования стороны, предъявившей претензию (требование замены товара, требование уценки товара и т. п.).

Образец письма-претензии Согласно договору №… от… Ваша организация должна была поставить нам

продукцию на сумму 380 млн руб. к 24.04.2005. В связи с недопоставкой продукции

унас возникли убытки от уменьшения объёмов производства.

Всоответствии с договором п. 9.2 Вам надлежит уплатить неустойку в размере 8 % от стоимости недопоставленной продукции.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. Приложение:

1. Расчет неустойки на 1 л. в 1 экз. 2. Расчет убытков на 3 л. в 1 экз.

3. Документы, подтверждающие причинение убытков, на 6 л. в 2 экз. 4. Накладная от … № … 5. Счет … от …

Ответ на рекламацию. В ответе на рекламацию сообщается, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения); денежная оплата произведена (с указанием суммы, номера и даты платежного поручения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов, отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Образец письма-ответа на рекламацию

Мы получили Ваше письмо от…, в котором Вы обращаете наше внимание на задержку в поставке тракторов по контракту №…

Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры в отгрузке товаров в срок, оговоренный в контракте.

О дате отгрузки товара уведомим Вас по телексу. С уважением

Подпись

Коммерческое послание, помимо ясности и точности изложения, должно отличаться также определенной воздействующей силой, в связи с чем при составлении текста письма должны учитываться психологические факторы его восприятия адресатом. Элементами такого рода воздействия являются определенные рамки и конструкции, не только создающие определенные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Сравните:

Согласно нашей договоренности просим сделать нам предложение на поставку… Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить…

39

13. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ. ДОКУМЕНТООБОРОТ

1.Организация работы с документами

2.Документооборот

3.Основные группы документов

4.Принципы работы с документами

Организация работы с документами включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение.

Управление документацией осуществляется на стадии приема и регистрации, рассмотрения документов руководителем, прохождения их в организации (учреждении), исполнения, контроля исполнения, формирования дел, подготовки и передачи дел в архив.

Движение документов в организации образует документооборот, который должен отвечать следующим требованиям:

•оперативности и целесообразности;

•исключению лишних инстанций и действий, не обусловленных деловой необходимостью;

•соблюдению единой схемы движения, утвержденной руководством учрежде-

ния;

•использованию унифицированных и стандартизованных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки;

•доступности оперативного контроля исполнения.

В документационном обеспечении существуют три группы документов: входящие (поступающих в учреждение); исходящие (отправляемых в учреждение);

внутренние (создаваемых в учреждении и не выходящих за его пределы).

Основными принципами работы с документами являются:

•единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

•четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

•современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

•целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

•умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).

Ворганизации работы с документами должны быть предусмотрены:

•инструкция по делопроизводству предприятия;

40