Делопроизводство

12. Исходящее письмо
ООО «Менеджмент»	Директору НПО «Сож»
Южный городок, 17,	г-ну Ганичу А.М.
224005, г. Брест-5
тел./факс [phone]	ул. Вокзальная, 18
р/с 6753900010005	246005, г. Гомель-5
в Брестском филиале	Лукашуку М.И.
Белбизнесбанка, код 316	Прошу рассмотреть перечень про-
	дукции и дать предложения
20.07.2002 № 08-07/107	к 10.08.2002
На № 06-08/117 от 03.07.2002	Подпись Ганича
	25.07.2002
О номенклатуре продукции
ООО «Менеджмент»

Уважаемый Андрей Михайлович!

Благодарим за проявленный Вами интерес к продукции нашей фирмы. По Вашей просьбе направляем номеклатурный перечень интересующих Вас изделий. Будем благодарны, если Вы остановите свой выбор на представленных в нем позициях.

Приложение: на 12 л. в 1 экз.

Коммерческий директор

Подпись

А.М. Ставруцкий

Жук 5 17 29

В дело 6-8
Подготовлен ответ	НПО «Сож»
Исх. № 06-08/131 от 15.08.2002	25.07.2002
Подпись Лукашука	№ 123/06008
16.08.2002

71

13. Входящее письмо
НВА «Сож»	НПО «Сож»
вул. Вакзальная, 18,	ул. Вокзальная, 18
246005, г. Гомель-5	246005, г. Гомель-5
тэл.[phone],	тел.[phone],
факс. 21-32-12	факс. 21-32-12
р/р 1069076000101 у Гомельскім	р/р 1069076000101 в Гомельском
аддзяленні Белбізнесбанка,	отделении Белбизнесбанка,
код 531	код 531
15.08.2002 № 06-08/131	Коммерческому директору
На № 08-07/107 от 20.07.2002	ООО “Менеджмент”
О номенклатуре продукции	г-ну Ставруцкому А.М.
ООО “Менеджмент”	Южный городок, 17,
	224005, г. Брест-5

Уважаемый Александр Михайлович!

Благодарим за присланную Вами информацию о номенклатуре и ценах имеющейся у Вас продукции.

К сожалению, большинство изделий в предложенном Вами списке не соответствует нашему представлению о их стоимости, за исключением изделий по позициям № 2 и 17, вопрос о приобретении которых мы готовы рассмотреть после получения их подробных технических характеристик.

Директор НПО

Подпись

А.М. Ганич

Лукашук 21 32 14

72

14. Письмо двум адресатам

Министерство архитектуры и строительства Республики Беларусь

Проектный и научноисследовательский институт «ПромтрансНИИпроект»

ул. В.Хоружей, 29, 220005, г. Минск-5 тел. [phone], факс [phone]

телекс 35-18 «Шпала» р/с 1158045001007 в Минском

отделении Промстройбанка, код 613

04.12.2002 № 03-06/102 На № ______ от ____________

О согласовании рабочих чертежей подъездного ж.-д. пути производственной базы АО «Гранит» в промзоне Шабаны г. Минска

Главному инженеру Белорусской ж. д. Чудакову В.Н.

ул. Ленина, 17 220050, г. Минск-50

Главному инженеру Минского отделения Белорусской ж. д. Кушевичу Л.Ф.

ул. Свердлова, 23, 220050, г. Минск-50

Прошу согласовать рабочие чертежи подъездного ж.-д. пути производственной базы АО «Гранит» в промзоне Шабаны, разработанные в соответствии с техническими условиями Белорусской ж. д. от 12.12.1995 № 32-115 и замечаниями по техническому проекту, изложенными в письме Белорусской ж. д. от 08.04.2002 № 0206/186.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Главный инженер института

Подпись

В.П. Карпович

Гринчик 262 71 22

73

Приложение 2.

1. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

автор документа	– физическое или юридическое лицо, создавшее доку-
администрация	мент
	– органы или должностные лица учреждения (руководи-
	тель, его заместители, коллегиальные и совещательные
	органы, руководители структурных подразделений),
	осуществляющие		исполнительно-распорядительную
адресат	деятельность
	1)	получатель документа;
	2)	реквизит документа, включающий наименование по-
	лучателя документа и в необходимых случаях его почто-
акт	вый адрес
	1)	обобщенное наименование документов, имеющих
	правовое значение и оформленных в установленном по-
	рядке (законодательный А., правовой А.);
	2)	официальный документ, составленный несколькими
	лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий ус-
	тановленные факты или события (например: А. ревизии,
анкета	А. проверки, А. приемки и др.)
	1)	перечень вопросов, используемых для тестирования в
	целях получения каких-либо сведений;
	2)	форма представления текста документа, построенная
аппарат управления	по принципу «вопрос – ответ»
	1)	система органов государственного управления, сово-
	купность учреждений и организаций, обеспечивающих
	управление в какой-либо сфере деятельности;
	2)	совокупность работников (руководителей, специали-
	стов, технических исполнителей) учреждения или орга-
архив	низации, выполняющих управленческие функции
	1)	учреждение или его часть, хранящая документы;
	2)	совокупность документов, образовавшихся в резуль-
бланк документа	тате деятельности учреждения, организаций
	– стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифици-
бланк должностного	рующими автора официального письма или документа
	– бланк документа, на котором воспроизведена долж-
лица	ность автора документа
бланк конкретного	– бланк документа, предназначенный для составления
вида документа	документов определенного вида
бланк письма	– бланк документа, используемый для ведения перепис-
	ки

74

вид документа	– принадлежность письменного документа к системе до-
	кументации по признакам содержания и целевого назна-
виза согласования до-	чения
	– реквизит документа, выражающий согласие или несо-
кумента	гласие должностного лица с содержанием документа
внутренний документ	– документ, не выходящий за пределы подготовившей
входящий документ	его организации
	– документ, поступивший в учреждение
входящий номер до-	– регистрационный номер входящего документа
кумент
выписка из офици-	– копия официального документа, воспроизводящая его
ального документа	часть и заверенная в установленном порядке
гарантийное письмо	1) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или
	предоставления услуг;
	2) во внешней торговле – документ, излагающий харак-
	тер и объем обязательств, которые принимает поручи-
	тель по части определенных условий контракта (условий
	транспортировки, платежа и др.);
	3) в банковском деле – документ, подтверждающий
	представленные к оплате документы, если они не вполне
графа таблицы	соответствуют предусмотренным условиям
	– часть таблицы в виде столбца, предназначенная для
гербовый бланк	заполнения реквизитами-основаниями
	– бланк документа с воспроизведением Государственно-
	го герба Российской Федерации, герба субъекта Россий-
государственная тай-	ской Федерации или муниципального образования
	– защищаемые государством сведения в области его во-
на	енной, внешнеполитической, экономической, разведыва-
	тельной,	контрразведывательной	и	оперативно-
	розыскной деятельности, распространение которых мо-
государственный	жет нести ущерб безопасности Российской Федерации
	– нормативный документ, разрабатываемый на продук-
стандарт	цию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значе-
	ние, содержащий требования и основные характеристи-
гриф ограничения	ки продукции, работ и услуг
	– реквизит официального документа, свидетельствую-
доступа к документу	щий об основном характере информации, ограничиваю-
гриф согласования	щий круг пользователей документа
	– реквизит официального документа, выражающий со-
	гласие учреждения или его органа, не являющегося ав-
	тором документа,
гриф утверждения	с его содержанием
	– реквизит официального документа, придающий нор-
	мативный или правовой характер его содержанию
		75

дата документа	– реквизит официального документа, свидетельствую-
	щий о времени его подписания, утверждения или приня-
дело	тия
	– совокупность документов (документ), относящихся к
	одному вопросу или участку деятельности, помещенных
	в отдельную обложку
деловое письмо	– документ, применяемый для связи, передачи информа-
	ции на расстояние между двумя корреспондентами, ко-
делопроизводство	торыми могут быть и юридические, и физические лица
	– отрасль деятельности, обеспечивающая документиро-
(документационное	вание и организацию работы с официальными докумен-
обеспечение управле-	тами
ния)
доверенность	– документ, дающий полномочия предъявителю на вы-
договор	полнение каких-либо действий от имени доверителя
	– документ, фиксирующий соглашение двух или более
	сторон об установлении, изменении или прекращении
доклад	правоотношений
	1) письменный документ, содержащий изложение опре-
	деленных вопросов с выводами и предложениями
	составителя, предназна-ченный для устного прочтения;
докладная записка	2) устное выступление на заседании
	– документ, адресованный руководителю, излагающий
	какой-либо вопрос с выводами и предложениями
документ (документа-	составителя
	– зафиксированная на материальном носителе информа-
ционная информация)	ция с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
документ личного	– документ, созданный лицом вне сферы его служебной
происхождения	деятельности или выполнения общественных обязанно-
документ на машин-	стей
	– документ, созданный с использованием носителей и
ном носителе	способов записи, обеспечивающих обработку его ин-
	формации компьютером
документационное	– см. делопроизводство
обеспечение управле-
ния
документация	– совокупность документов по определенному признаку
документация по	– приказы по личному составу, личные дела и
личному составу	карточки, характеристики и др.
документирование	– научная дисциплина, разрабатывающая способы соз-
документирование	дания документов, принципы
	– запись информации на различных носителях по уста-
	новленным правилам

76

документооборот	– движение документов в организации с момента их соз-
	дания или получения до завершения исполнения или от-
	правки
должностной бланк	см. бланк должностного лица
дубликат документа	– повторный экземпляр подлинника документа, имею-
досье	щий юридическую силу
	– документы, относящиеся к какому-нибудь делу или
заверенная копия	вопросу
	– копия документа, на которой в соответствии с уста-
	новленным порядком проставляются необходимые рек-
заголовочная часть	визиты, придающие ей юридическую силу
	– часть документа, содержащая наименование вида до-
документа	кумента, краткое содержание и периодичность, а также
	наименование раздела сводного документа, к которому
заголовок к тексту	относится данный документ
	– реквизит документа, кратко излагающий его содержа-
документа	ние
заказ	– документ, содержащий требование на изготовление,
	продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство ка-
заключение	ких-либо работ
	– документ, содержащий мнение учреждения, комиссии,
	специалиста по какому-либо документу или вопросу
записка	– см. докладная записка, объяснительная записка,
заявка	пояснительная записка
	– документ, автор которого изъявляет намерение полу-
	чить определенные товары или услуги
знак обслуживания	– см. товарный знак, эмблема
извещение	– разновидность служебного письма, содер-жащего ин-
	формацию о предстоящем меропри-ятии (заседании, со-
индекс дела	брании, конференции и др.)
	– цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учре-
	ждения, наносимое на его обложку

инициативный доку- – документ, послуживший основанием для решения ка-

мент	кого-либо вопроса и формирования дела
инструкция	– правовой акт, издаваемый в целях установления пра-
исходящий документ	вил в определенной сфере деятельности
	– документ, отправляемый из организации
информационное	– письмо, разъясняющее положения отдельных норма-
письмо	тивных документов и (или) содержащее методические
информация	положения по их применению
	– сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явле-
	ниях и процессах независимо от формы их представле-
	ния

77

информационно-	– письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты,
справочная докумен-	протоколы и др.
тация
информация о граж-	– сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни
данах (персональные	гражданина, позволяющие идентифицировать его лич-
данные)	ность
канцелярия	– структурное подразделение организации, ведающее
картотека по личному	делопроизводством
	– каталог документальных материалов, содержащих све-
составу	дения о трудовом стаже, образовании, зарплате отдель-
классификация доку-	ных лиц
	– деление документов на классы по наиболее общим
ментов	признакам сходства и различия
ключевые слова	– слова, каждое из которых необходимо, а все вместе
код	достаточные для выражения содержания документа
	– знак (символ) или совокупность знаков (символов),
	принятых для обозначения классификационной группи-
	ровки или объекта классификации
код организации	– идентификатор организации, учреждения, предпри-
	ятия, выраженный при помощи условного цифрового
код формы документа	обозначения
	– идентификатор документа, являющийся условным
коммерческая тайна	цифровым обозначением
	– информация, имеющая действительную или потенци-
	альную коммерческую ценность в силу неизвестности ее
	третьим лицам, не имеющим к ней свободного доступа
консервация доку-	на законном основании
	– предохранение документа от разрушающего действия
мента	внешней среды
контракт	– документ об установлении, изменении или прекраще-
конфиденциальная	нии правоотношений
	– документированная информация, доступ к которой ог-
информация	раничивается в соответствии с законодательством Рос-
копирование доку-	сийской Федерации
	– воспроизведение документов без промежуточных пе-
ментов	чатных форм
копия документа	– документ, полностью воспроизводящий информацию
	подлинника и все его внешние признаки или часть их, не
корреспондент	имеющий юридической силы
	– учреждение или лицо, с которым ведется переписка
макет	– модель документа, отображенная текстом, излагаю-
	щим методику оформления и зоны размещения его рек-
	визитов
	78

машинописный доку-	– письменный документ, при создании которого знаки
мент	письма наносятся техническими средствами
машиночитаемый до-	– см. документ на машинном носителе
кумент
наименование доку-	– обозначение вида письменного документа
мента
незаверенная копия	– копия письменного или графического документа, ко-
	торая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов
номенклатура дел	не имеет юридической силы подлинника документа
	– систематизированный перечень наименований дел, за-
	водимых в организации, с указанием сроков их хране-
нормативный доку-	ния, оформленный в установленном порядке
	– документ, устанавливающий правила, общие принци-
мент	пы или характеристики, касающиеся различных видов
носитель информации	деятельности или их результатов
	– материальный объект, используемый для закрепления
	и хранения на нем речевой, звуковой или изобразитель-
обзор	ной информации, в том числе в преобразованном виде
	– документ, составленный в целях информирования под-
	ведомственных и других организаций о работах в той
общий бланк доку-	или иной области
	– бланк документа, используемый для подготовки всех
мента	организационно-распорядительных документов, за ис-
объем документообо-	ключением писем
	– количество документов, поступивших в организацию и
рота	созданных ею за определенных период
объяснительная за-	– документ, поясняющий какое-либо действие, факт, со-
писка	бытие, представляемый руководителю
ОКПО	– общероссийский классификатор предприятий и орга-
ОКУД	низаций
	– общероссийский классификатор управленческой до-
опись	кументации
	– юридически оформленный перечень документов
описание документов	– изложение сведений о составе и содержании докумен-
организационная до-	тов в архивных справочниках и на обложках дел
	– положения, уставы, инструкции, правила
кументация
организационно-	– см. система организационно-распорядительной доку-
распорядительный	ментации
документ
оригинал документа	– экземпляр документа, являющийся исходным материа-
отметка для автома-	лом для копирования
	– реквизит документа, содержащий сведения о месте
тического поиска до-	хранения электронной копии документа
кументов

79

отметка об исполнении документа и направлении его в дело отметка об исполнителе отметка о заверении копии

отметка о контроле

отметка о наличии приложения отметка о поступлении документа в организацию отчет

официальный документ

оформление документа первичный документ

переменный реквизит

переписка

перечень

персональные данные печать

–реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения

–реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа

–реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа

–реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль

–реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ

–реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере

–документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу

–документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

–проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

–документ, содержащий исходную информацию

–реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения

–письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами

(см. письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, электронное сообщение)

–систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований см. информация

–вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямо-угольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо, сам оттиск

80