Делопроизводство

2. СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ

Количество

печатных

знаков____0

5

16 24

32

40

48

56

64

Коды

Герб (эмблема)

Гриф ограничения

Заголовоч- Наименование организации

доступа к документу

Гриф утверждения

ная часть Юридический адрес фирмы

документаУлица, дом, индекс, город

Тел., факс

Адресат

Расчетный счет в банке

Вид документа

Резолюция

Дата ____№_____

На №____от _____

Заголовок к тексту

К

_____________

Основная

Начало текста (абзаца)

часть документа

ТЕКСТ

Приложение
____________
Должность лица,
подписавшего документ		Подпись
И.О. Фамилия
Оформляю-		Печать
щая часть
документа Согласование документа
Виза	Отметка о	Отметка о по-
Фамилия исполнителя и	переносе	ступлении
телефон	данных на
Отметка об исполнении	машинный
документа и направлении	носитель
его в дело

61

3. Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов

╩╩□□□╩╩ МИНСК-СЕРВИС

Закрытое акционерное общество

____________№___________

г. Минск

4. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

╩╩□□□╩╩

Закрытое акционерное общество Пр. Машерова, 7, 220110, г. Минск Тел.: [phone], факс: [phone] E-mail: [e-mail] http://www.service.com.by Р.с.236789456832 в филиале № 1 АСБ

«Беларусбанк» г. Минска, код. 334

_________№_______________

На №_______от____________

62

4. Заверительный лист

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № 2

00.00.2005

В дело подшито и пронумеровано

____________45____(сорок пять)________________листа (-ов) (цифрами и прописью)

в т. ч.: литерные листы__________________________________________

пропущенные номера___________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________

(цифрами и прописью)

Должность составителя
заверительного листа	Подпись	И.О. Фамилия

5.Опись дел постоянного срока хранения

ООО«ЮРИ-КОН» УТВЕРЖДЕНА Протоколом ЭК от 00.00.2004 № ___

			ОПИСЬ № ____
00.00.2004			за 2000 год
№	Индекс	Заголовок дела		Дата	Количество	Примеча-
п/п	дела			дела	листов в деле	ние
1	01-01		Устав	2000	21
		ООО «Юрикон»
2	01-02	Приказы по о/д		2000	45
В опись включено_______2 (два)________дела с № _1_ по № __2___
		(цифрами и прописью)
Референт			Подпись		И.О. Фамилия
Итоговую запись к разделу описи за ____________год заверяю
Председатель ЭК			Подпись		И.О. Фамилия
Генеральный директор			Подпись		И.О. Фамилия
00.00.2004

63

6. Образец бланка сводной номенклатуры дел

	Наименование организации		УТВЕРЖДАЮ
			Наименование должности
	НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		руководителя организации
	__________№_______		подпись расшифровка подписи
	Место составления		Дата
	на ___________год
			Название раздела
	Индекс де-	Заголовок дела	Количество		Срок хранения		Примечание
	ла	(тома, части)	дел (томов,		дела (тома, части)
			частей)		и № статей по пе-
					речню
	1	2	3		4		5
	Наименование должности
	руководителя службы
	документационного
	обеспечения управления		Подпись	Расшифровка подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)	Протокол ЭПК
Наименование организации	архивного учреждения
__________№________	__________№________

64

7. Положение
Наименование организации	УТВЕРЖДАЮ
ПОЛОЖЕНИЕ	Руководитель вышестоящей организации
___________№___________	Подпись	Расшифровка подписи
Место издания	Дата

О службе документационного обеспечения управления

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятель-

ного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

2.ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1.

2.1.2.

3.ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

3.1.В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1.Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

4.ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему).

4.1.2.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

5.1.Со структурными подразделениями организации – по вопросам документационного обеспечения управления.

5.2.С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

Должность лица,
подписавшего документ	подпись	И.О. Фамилия

65

8. Приказ

Министерство… Республики Беларусь ПРИКАЗ

12.08.2002 № 87

г. Минск

Об утверждении «Инструкции о ведении делопроизводства

в центральном аппарате министерства»

В целях совершенствования работы с документами в центральном аппарате министерства и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить «Инструкцию о ведении делопроизводства в центральном аппарате министерства».

2.Ввести в действие «Инструкцию о ведении делопроизводства в центральном аппарате министерства» с 01.09.2002.

3.Всем структурным подразделениям и сотрудникам центрального аппарата министерства руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в «Инструкции о ведении делопроизводства в центральном аппарате министерства».

4.Заведующей канцелярией А.С. Титовой совместно с заведующим копироваль- но-множительным бюро А.Е. Рыбиковым обеспечить тиражирование «Инструкции

оведении делопроизводства в центральном аппарате министерства» до 01.09.2002.

5.Считать утратившим силу приказ министерства от 05.04.1991 № «Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в центральном аппарате министерства».

6. Контроль за	исполнением приказа	возложить на заместителя министра
С.П. Гуриновича.
Министр	Подпись	Т.С. Коляда
Визы
В дело 1-5
Подпись
14.08.2002

66

9. Протокол

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела БелНИИДАД

ПРОТОКОЛ

09.10.2005 № 6

г. Минск

заседания Ученого совета

Председатель – В.Н. Митин Секретарь – А.Е. Рыбиков

Присутствовали – 17 чел. (список прилагается)

Повестка дня:

1.О ходе разработки «Методических рекомендаций по применению СТБ «Требования к оформлению документов».

2.Информация разработки «Автоматизированной системы для ведения списков источников комплектования архивов».

Сообщение заведующего отделом Г. Л. Горбункова.

1.СЛУШАЛИ:

Шумскую Е.А. – Цель методических рекомендаций – разъяснить отдельные по-

ложения стандарта. В ходе работы над рекомендациями подготовлены три раздела.

ВЫСТУПИЛИ:

Данилова Э.Н. – Считаю целесообразным заменить название «Методические рекомендации» на «Указания».

Шумская Е.А. – Название будет изменено при подготовке окончательного варианта проекта.

РЕШИЛИ:

1.1.Считать плановую тему «Методические рекомендации по применению СТБ «Требования к оформлению документов» в основном выполненной.

1.2.Представить окончательный вариант «Методических рекомендаций» на рассмотрение в Комитет.

Срок представления – 01.11.2002.

67

2.СЛУШАЛИ:

Горбункова Г.Л. – Разработаны техническое задание и технический проект. Сле-

дующий этап – обучение заказчика.

ВЫСТУПИЛИ:

Данилова Э.Н. – Каковы сроки введения системы в действие?

Горбунков Г.Л. – Завершение работы и обучение заказчика планируются на IV

кв. 2002 г.

Жуков С.В. – Какова эффективность системы?

Горбунков Г.Л. – Автоматизированная система позволяет делать выборку по различным критериям, сокращает затраты времени на поиск информации.

РЕШИЛИ:

2.1.Одобрить ход разработки автоматизированной системы.

2.2.Завершить разработку темы к 10.12.2002.

Председатель	Подпись	В.Н. Митин
Секретарь	Подпись	А.Е. Рыбиков

В дело 1-8 Подпись

20.10.2002

68

	10. Объяснительная записка
	Цех розлива готовой продукции	Директору пивзавода № 2
	ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА	Турецкому И.А.
		Золотницкому И.И.
	03.08.2002 № 10
	г. Минск	Обеспечить замену основных узлов
		бутыломоечной машины к 01.09.2002
		Подпись директора
		03.08.2002
	Об аварии на линии розлива

01.08.2002 в 11 час. 30 мин. на линии розлива безалкогольных напитков произошла аварийная остановка, приведшая к простою линии до 19 час. следующего дня. Остановка произошла по причине выхода из строя бутыломоечной машины, об износе основных узлов которой я уже неоднократно устно докладывал главному инженеру завода И.И. Золотницкому.

Машина вышла из строя по независимым от обслуживающего персонала причинам в результате аварии в системе подачи горячей воды.

Продолжительность ремонта была вызвана его сложностью и трудоемкостью, а также изготовлением некоторых деталей силами ремонтной мастерской завода.

Начальник цеха

Подпись

Л.Ф. Василенок

В дело 1-13 Подпись

06.08.2002

69

	11. Докладная записка
	Отдел автоматизированных	Директору АО
	технологий	«Новые технологии»
	ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА	Козлову Г.А.
		Козубу С.В.
	28.07.2002 № 3
	г. Минск	Подготовить предложения
		по усилению охраны
		помещений АО к 11.08.2002
		Подпись директора
		01.08.2002
	О нарушении режима доступа
	в служебные помещения отдела

Согласно «Договору об аренде» ЦНИИТУ обеспечивает охрану и режимность доступа в арендуемые АО «Новые технологии» комнаты 3 309, 311А, 313 посредством пульта сигнализации и записи в журнал о приеме-передаче комнат.

15.07.2002, 16.07.2002 и 19.07.2002 (утром) были зафиксированы нарушения ре-

жима доступа в эти помещения, связанные с несанкционированным с нашей стороны снятием сигнализации лицами, не являющимися сотрудниками АО «Новые технологии». Кроме того, 25.07.2002 (также утром) была отключена электроэнергия и снята сигнализация на пульте.

Таким образом, в вышеперечисленные дни охрана имущества в указанных помещениях средствами сигнализации не обеспечивалась.

Прошу принять меры для предотвращения в дальнейшем подобных случаев.

Начальник отдела

Подпись

А.Б. Петренко

В дело 1-10 Подпись

02.09.2002

70