Задания для практических занятий

1. Составление на персональном компьютере шаблонов документов:

• Шаблон для документов с угловым расположением реквизитов.

• Шаблон для документов с продольным расположением реквизитов.

• Общий бланк фирмы.

• Бланк для письма.

• Бланк руководителя.

2. Тренировка на ПК по составлению и оформлению организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 6. 30 – 2003.

• Составление приказа, протокола, письма.

• Составление акта, справки, договора.

• Положение о структурном подразделении.

• Должностная инструкция.

Составление организационно-распорядительных документов Формуляр-образец

Делопроизводство на предприятии ведется традиционным бумажным способом или на основе компьютерных технологий, но независимо от этого должны применяться единые правила оформления документов. Эти правила регламентированы системой нормативно – технической документации, действующей на территории Российской федерации, они обязательны для всех субъектов независимо от формы собственности предприятия.

ГОСТ Р 6. 30 – 2003 устанавливает формуляр-образец, на котором показаны все реквизиты, их 30 (в ГОСТе 6.38 – 90 был 31 реквизит, в ГОСТе Р 6.30 – 97 было 29 реквизитов)

Реквизит в переводе с латинского обозначает «необходимое» и в применении к документам используется в значении «необходимые данные». При заполнении реквизитов необходимо соблюдать следующие правила:

• Количество реквизитов на конкретном документе зависит от вида документа, никакой документ не содержит все 30 реквизитов, так как реквизиты противоречат друг другу. Например, документ не может быть одновременно оригиналом и копией. Каждый вид документа имеет свой набор реквизитов: у приказа, протокола, акта различный набор реквизитов.

• Каждый отдельный реквизит необходимо начинать печатать с большой буквы. Исключение составляют реквизиты 16 (гриф утверждения) и 23 (гриф согласования), которые печатаются заглавными буквами.

• Межстрочные расстояния между отдельными реквизитами делаются увеличенными (2-3 интервала стандартной пишущей машинки или одна пустая строчка), а межстрочные расстояния внутри реквизитов составляют 1-1,5 интервала.

• В реквизитах нельзя использовать знак переноса.

• При расположении реквизитов на листе следует придерживаться схемы рабочих полей, указанной в формуляре-образце. Границы рабочих полей обозначаются на схеме сплошными линиями и пунктирами. Пунктирами обозначаются поля, которые можно передвигать в указанных пределах. Левое поле может передвигаться от 2-х до 3, 5 см. Левое поле, равное 3,5 см, обязательно соблюдать на документах постоянного и длительного срока хранения; на тех документах, которые отправляются в архив и будут храниться в папках. Максимальный объем папки (дела) составляет 250 листов.

• Рабочее пространство организационно-распорядительного документа формата А4 условно делится по горизонтали на три примерно равные части: верхнюю – заголовочную («шапка документа»), среднюю – текстовую (содержательную), нижнюю – оформительскую (заключительную). Схема расположения реквизитов на формуляре-образце в средней и нижней частях всегда одинакова. Схема расположения реквизитов на формуляре-образце в верхней части документа имеет два варианта: угловое расположение реквизитов и продольное. Оба варианта считаются равноценными, их выбор зависит от вида документа. Считается, что угловое расположение реквизитов экономит рабочее пространство на письме и на документах, имеющих гриф утверждения.

• Внутри рабочей зоны реквизиты размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

• Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).