Методические указания по выполнению контрольной работы

Контрольная работа оформляется в соответствии с правилами, приведенными в приложении 2.

Контрольная работа должна включать две части: теоретическую и практическую.

Для написания теоретической части студенты выбирают из таблицы 1 свой вариант темы, соответствующий начальной букве фамилии студента.

В таблице 1 приводится 14 вариантов контрольных заданий по теоретической части, ответ на который позволит судить о подготовленности студента в основных вопросах изучаемой дисциплины.

Таблица 1

Номер варианта теоретической части контрольного задания (Номер варианта соответствует начальной букве фамилии студента)

Номер варианта	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Начальная буква фамилии студента	А-Б	В-Г	Д-Е	Ж-З	И-К	Л-М	Н-О	П-Р	С-Т	У-Ф	Х-Ц	Ч-Ш	Щ-Э	Ю-Я

Варианты тем для теоретической части контрольной работы

1. История делопроизводства в России.

2. Обзор законодательства по делопроизводству и архивному делу.

3. Характеристика «Единой системы классификации и кодирования» в РФ.

4. Характеристика унифицированных систем документации.

5. Понятие и организация документооборота на предприятии.

6. Документирование трудовых отношений.

7. Деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения.

8. Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ.

9. Организация службы документационного обеспечения управления, ее задачи и функции на современном этапе.

10. Составление договоров. Документирование предварительной стадии заключения договора (оферта и акцепт). Ведение претензионной работы (протоколы разногласия).

11. Составление положения о структурном подразделении.

12. Должностная инструкция, ее важность, правила составления.

13. Составление инструкции по делопроизводству на предприятии.

14. Составление номенклатуры дел.

В практическую часть работы должны входить нижеследующие самостоятельно составленные документы.

1. Штатное расписание.

2. Положение о структурном подразделении.

3. Должностная инструкция.

4. Приказ.

5. Протокол.

6. Акт.

7. Договор.

8. Письмо.

Количество документов может быть увеличено по желанию студента, но вышеперечисленный набор документов является необходимым минимумом, при отсутствии любого из них в контрольной работе, работа не зачитывается.

Все документы необходимо разработать для конкретной (своей) фирмы, название и организационно-правовую форму которой надо придумать так, чтобы она соответствовала Гражданскому кодексу.

Нельзя выполнять одну работу группой лиц или представлять документы для одинаковых юридических лиц.

В контрольной работе все документы должны иметь правильную форму и соответствующее содержание. Нельзя вместо документов конкретной фирмы включать пустые бланки без содержания или повторять образцы документов (шаблоны) из ГОСТА, учебников, ПК и других источников.

Все виды документов разрабатываются самостоятельно на основании рекомендаций ГОСТ Р 6.30 - 2003 (см. приложение 1).

В приложении 1 даны необходимые выписки из ГОСТ Р 6.30 -2003. Рекомендуется внимательно прочитать, обратить внимание на формуляры-образцы, представленные на рис 1 и 2. На формулярах – образцах показано расположение 30 реквизитов для организационно-распорядительной документации (далее – ОРД). Конкретные виды документов содержат всегда меньшее количество реквизитов и задача студентов научиться пользоваться формуляром - образцом и самостоятельно определить достаточное количество реквизитов на всех 8 документах контрольной работы.

В приложении 1 показаны примеры заполнения всех 30 реквизитов, которых следует придерживаться.

При заполнении реквизитов документов необходимо соблюдать указанные линиями рабочие поля реквизитов и соблюдать ту последовательность расположения реквизитов, которая дана в формулярах-образцах.

На рис.1 показан Формуляр-образец с угловым расположение реквизитов, на рис.2 показан формуляр-образец с продольным расположением реквизитов. То и другое расположение реквизитов равноправно и может быть применено для любого вида документа, но для экономии рабочего места листа угловое расположение применяют на письме или на тех документах, где имеется гриф утверждения.

При составлении организационно-распорядительных документов необходимо пользоваться схемой расположения реквизитов документов (смотрите формуляры-образцы в приложении 1).

Студент должен определять, какие реквизиты проставляются на приказе, на акте, протоколе и т.д. Прежде чем приступить к составлению документа, необходимо:

• установить поля (параметры страницы); размеры полей указаны в ГОСТ Р 6.30-й2003 (разрешается делать левое поле от 20 до 35 мм, правое поле – не менее 10 мм, верхнее поле – не менее 20 мм, нижнее поле – не менее 20 мм);

• выбрать наиболее рациональный способ расположения реквизитов (угловой или поперечный);

• ознакомиться с описанием каждого реквизита по приложению 1, обратить внимание на примеры его исполнения¹;

• определить код документа (ОКУД) в соответствии с классификатором управленческой документации (см. приложение 3);

• определить код предприятия (ОКПО) по регистрационному свидетельству фирмы;

• ознакомиться с приложением 4 и определить, на каких документах проставляется гриф утверждения;

• ознакомиться с приложением 5 и определить, на каких документах проставляется реквизит – печать (показать на документе место расположения печати окружностью диаметром 2 см).

Текст положения о структурном подразделении должен содержать следующие элементы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Обязанности.

6. Ответственность.

7. Организация работы.

8. Взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями.

Текст должностной инструкции должен содержать следующие элементы:

1. Общие положения

2. Функции

3. Права

4. Должностные обязанности

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (служебные связи).