5. Организационная коммуникация.

Одним из важнейших инструментов управления является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратную связь, менеджер реализует свои функции. Передача информации таким образом, чтобы достигалось наиболее максимальное ее восприятие необходимой целевой аудиторией, определяет эффективность деятельности организации. Так как информационный голод, или неадекватно понятая информация может источником неэффективной работы сотрудников.

Коммуникация и информация — различные, но связанные между собой понятия. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Большинство авторов при различении этих понятий выделяют два существенных аспекта: 1) коммуникация предполагает получение обратной связи; 2) коммуникация направлена на процессы смыслообразования, а поэтому всегда направлена на конкретную целевую аудиторию; 3) процесс коммуникации включает в себя информацию (то, что передается) и процесс передачи информации (то, как это передается).

Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянного обмена информацией между сотрудниками. Коммуникативный аспект управления проявляется в общении сотрудников в рамках организации, поэтому эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха управления. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. В-третьих, документооборот, являющейся неотъемлемой частью работы в любой современной организации. Поэтому, построение системы менеджмента предполагает проектирование коммуникационной системы в организации. При проектировании системы коммуникации различают каналы коммуникации, то есть траектории взаимодействия и информационного потока. Эти каналы различаются, исходя из организационной структуры организации. Виды каналов: «нисходящие» (движение «сверху вниз»), «восходящие» (движение «снизу вверх»), «горизонтальные» (движение на одном уровне), «сетевые» (охватывающие всю организацию вне зависимости от уровня должности в структуре организации), «внешние» (взаимодействие с внешней средой). Каждый канал включает в себя: документооборот, формы коллективного и группового взаимодействия, механизмы межличностного взаимодействия.

Задание № 5. Анализ каналов организационной коммуникации.

Вариант 1. Проанализируйте, как Вы используете организационную коммуникацию на своем рабочем месте, насколько она является эффективной? Составьте план анализа в виде опросника (листа самооценки). В своей самооценке ответе на такие вопросы: как Вы получаете необходимую информацию?; вся ли необходимая информация у Вас есть?; в какой информации Вы нуждаетесь и не знаете где ее получить?; как Вы информируете о своей работе других?; и пр. Сделайте хронометраж времени², проанализируйте, сколько времени Вы тратите на коммуникацию. На основании оценки сделайте вывод об эффективности организационной коммуникации.

Вариант 2. Дайте характеристику каналов коммуникации изучаемой Вами организации.

В анализе используйте представления о каналах и формах организационной коммуникации. Вы можете использовать предлагаемую или предложить свою собственную таблицу (другую графическую организацию, например кластер) по анализу коммуникаций. Составив таблицу, сделайте вывод об эффективности коммуникаций в данной организации. Сформулируйте предложения по совершенствованию/изменению сложившейся ситуации.

Таблица 5. Анализ каналов коммуникации

Формы \ каналы	нисходящий	восходящий	горизонт.-ный	сетевой	внешний
Документооборот
Коллективные / групповые
Межличностная коммуникация

Методический комментарий.

Документооборот

Для осуществления анализа ответьте на следующие вопросы. Какие документы регламентированы? За какие документы Вы (другое лицо) несете ответственность? Каков характер документооборота (формализованный – частично формализованный; жестко нормативный – свободный; регулярный – хаотический; динамичный – ригидный; открытый - закрытый и пр.)? Сколько времени Вы тратите на документооборот? Какие могут пути экономии времени за счет повышения эффективности документооборота?

Коллективные (групповые) формы

Предлагается изучить то, какие формы сборов сотрудников используются, регулярно ли это происходит, как организуется процесс коммуникации во время сборов, как используется время на коммуникацию?

Межличностная коммуникация

Сделайте оценку потраченного времени на межличностную коммуникацию в течение дня. Используя хронометраж времени, вы сможете добиться, чтобы данная оценка была объективной. Если Ваша работа связана с коммуникационным процессом, в который входит потребитель, то данное время не включайте в систему анализа. Межличностная коммуникация между сотрудниками зависит от характера работы и формы ее организации. Поэтому, укажите, насколько эффективна коммуникация именно в данных условиях труда. Какие факторы оказывают существенное влияние на снижение ее эффективности?