3 Запитання для самоперевірки

Яке призначення програми Access?

З чого складається база даних?

Що таке запис і поле?

Які є способи створення таблиць?

Що таке структура таблиці бази даних?

Які типи полів в Access?

Що описує тип поля Счетчик, Текстовий, Дата/Время, об’єкта OLЕ?

Що описує тип поля Числовой?

Чому база даних Access відноситься до реляційних баз?

Що означає модифікувати структуру БД ?

Що відбувається при невідповідності даних типу при вводі даних у БД?

Що робити при невідповідності даних типу при вводі даних у БД?

Лабораторна робота №2

Основні прийоми роботи з елементами і даними таблиць

Мета роботи: освоїти основні прийоми редагування таблиць та маніпулювання даними таблиць

1 Основні відомості щодо темИ роботи

Таблиці в СУБД Access не просто зібрання даних, а програмні продукти, які мають численні можливості для виконання різних операцій над даними, що зберігаються у таблицях. Кожна таблиця має декілька контекстних меню, із яких виконуються дії над даними запису, поля чи всієї таблиці. До таких меню відносяться:

• Контекстне меню стовпців;

• Контекстне меню рядків ,

• Контекстне меню таблиці,

• Контекстне меню окремої клітинки таблиці,

• Контекстне меню заголовка таблиці.

Для виведення на екран будь - якого з цих меню потрібно вказати (виділити) відповідний об’єкт, а потім клацнути правою клавішею миші. При цьому одні й ті самі операції можна виконувати різними способами. Спосіб роботи з таблицями, заснований на використанні контекстних меню, найпростіший зі способів роботи з даними.

2. Порядок виконання роботи

2. 1 Відкрити попередньо створений файл бази даних, що знаходиться за адресою C\Student\ІСТ\назва групи, назва файлу. Для створених в роботі таблиць бази даних виконати дії із контекстним меню.

2.2 Вказати на одну із таблиць бази даних у режимі Таблиці. Відкриється таблиця із введеними в ній даними. Дослідимо можливості контекстного меню поля.

Для цього потрібно виділити поле курсором миші, встановивши його на заголовок стовпця, де він перетвориться на жирну стрілку, направлену вниз. Далі клацнути правою кнопкою миші, що відкриє контекстне меню для цього поля (Рис. 1).

Рисунок 1 Контекстне меню стовпця

Меню складається з 12 команд, більшість із яких зрозуміла за змістом назви.

Команди Сортировка по возрастанию і Сортировка по убыванию використовують для перерозподілу записів таблиці відповідно до зростання чи зменшення тих даних, які вміщує дане поле. Для текстових полів записи сортуються в алфавітному порядку, для інших – по числовій величині.

Команда Найти ... відкриває вікно Поиск в поле. Після заповнення цього вікна записом, який необхідно знайти, натискують кнопку Найти. У результаті буде виділено у стовпці таблиці те перше значення поля, яке було введене у рядок Образец. Якщо такого значення не буде знайдено в жодному полі стовпця, то Access видасть повідомлення: „Поиск записей в приложении Microsoft Access завершен. Образец не найден”. Для пошуку значень, які повторюються, необхідно натиснути кнопку Найти далее.

К

Рисунок 2 Вікно команди Ширина столбца.

омандаШирина столбца дозволяє встановити на екрані необхідну ширину вибраного стовпця. Відкриває вікно, зображене на рис.2, в якому можна набрати нову потрібну ширину стовпця, або повернути стандартну ширину.

Команда Скрыть столбцы ховає виділені стовпці. На екрані вони стають невидимими. Для відновлення на екрані схованих стовпців потрібно використати контекстне меню заголовка таблиці, де необхідно виконати команду Отобразить (Показать) столбцы.

Команда Закрепить столбцы закріплює виділені стовпці з лівого боку екрана, перешкоджаючи їм вийти за край екрана при прокручуванні широкої таблиці.

Команда Переименовать столбец дозволяє змінити ім’я виділеного поля безпосередньо у відкритій таблиці. Цю команду потрібно застосовувати дуже акуратно, оскільки це може вимагати зміни тих дій, які мали посилання на старе ім’я поля в інших об’єктах бази. Є другий спосіб виклику цієї команди - подвійне клацання мишею на імені стовпця таблиці.

При виконанні команди Вставить столбец усі стовпці таблиці, починаючи з виділеного, зсуваються праворуч, а на місце виділеного вставляється порожній стовпець з іменем Поле 1. Потім йому можна надати конкретне ім’я і заповнити відповідними даними.

Команду Удалить столбец використовують для знищення в таблиці виділеного стовпця. Команда потребує підтвердження знищення.

2

Рисунок 3 Меню запису

. 3Контекстне меню рядків. Для розкриття цього контекстного меню потрібно курсором по лівій границі таблиці виділити один або декілька записів і клацнути правою клавішею миші.

Відкриється меню, що містить 6 команд (Рис. 3)

Команда Высота строки … дозволяє встановити необхідну висоту не тільки вказаних, але й усіх рядків таблиці.

Команду Вырезать використовують для розміщення виділених рядків у спеціальній області пам’яті, яку називають буфером обміну, звідки їх можна буде вставити в інше місце. Команда потребує підтвердження знищення рядків у таблиці.

За командою Копировать виділені записи також розміщуються у буфері обміну. При цьому у самій таблиці ці записи залишаються.

За допомогою команди Вставить вставляється зміст буфера обміну в активну область таблиці.

2. 4 Контекстне меню таблиці. Для виклику його на екран у відкритому вікні бази даних установлюємо курсор миші на піктограму таблиці і клацаємо правою кнопкою миші. Це контекстне меню зображено на рис 4.

К

Рисунок 4 Контекстне меню таблиці

омандиОткрыть і Конструктор мають такі призначення, як і одноіменні кнопки бази даних – відкрити таблицю з даними або у режимі конструювання структури.

Команда Вырезать вміщує виділену таблицю в буфер обміну. При цьому таблиця вилучається із бази даних (на екрані її піктограма зникне). В подальшому цю таблицю можна буде вмістити в будь яку базу даних із буферу обміну. Будьте уважні при виконанні цієї команди, тому що можна легко загубити таблицю.

За командою Копировать виділена таблиця уміщується в буфер обміну, при цьому вона залишається в базі даних, а за командою Удалить – знищується без розміщення її в буфер обміну. Таблицю з буферу даних можна вставити в будь-яку базу даних, при цьому програма запитає назву та зміст таблиці.

За командою Печать – друкується виділена таблиця .

За допомогою команди Переименовать можна змінити ім’я виділеної таблиці.

Команда Создать ярлык …дозволяє створити та розмістити ярлик таблиці на робочому столі.

2

Фильтр по выделенному

Исключить выделенное

Удалить фильтр

Сортировка по возрастанию

Сортировка по убыванию

Вырезать

Копировать

Вставить

Рисунок 5. Контекстне

меню комірки таблиці

. 5Контекстне меню окремої комірки таблиці. Для виклику цього меню курсор миші вміщується в комірку таблиці й клацається права кнопка. Це меню зображено на рис.5.

Команда Фильтр по выделенному відбирає записи на основі поточного виділеного блоку. Наприклад якщо у полі Автомобіль виділено значення - КамАЗ 5511 і після цього буде виконана команда Фильтр по выделенному, то в таблиці залишаться лише ті записи, які вміщують у стовпці Автомобіль записи про автомобілі КамАЗ 5511.

Команда Исключить выделенное використовує фільтр стосовно виділених записів. Наприклад, якщо в полі Автомобіль виділено КамАЗ 5511, то залишаться всі записи, крім виділеного.

Виконання команди Удалить фільтр дозволяє відновити вміст усієї таблиці. Наприклад, якщо ця команда виконується після попередньої, то у таблиці відновлюються всі записи, які вміщують у полі Автомобіль - КамАЗ 5511.

Суть інших команд цього меню зрозуміла з їхніх назв. Вони зустрічались у попередніх контекстних меню і особливого пояснення не вимагають.

2

Конструктор таблиц

Сводная таблица

Сводная диаграмма

Изменить фильтр

Применить фильтр

Удалить фильтр

Шрифт

Режим таблицы

Освободить все столбцы

Рисунок 6. Контекстне

меню заголовка таблиці

.6Контекстне меню заголовка таблиці.

Меню приведено на рис. 6. Для виклику цього меню курсор поміщується на заголовок таблиці й клацається права клавіша. Перша група команд стосується зміни структури таблиці через режим конструктора, дві наступні дозволяють зробити нову збірну таблицю або діаграму. Команди Изменить фильтр, Применить фильтр і Удалить фильтр за своїм змістом принципово не відрізняються від одноіменних команд попереднього меню.

Команди Изменить фильтр і Применить фильтр використовують разом. За першою командою змінюються умови фільтрації записів, а за другою – здійснюється власне фільтрація записів таблиці.

За командою Шрифт ... можна змінити параметри шрифту у таблиці.

Використання команди Показать столбцы дозволяє керувати зображенням окремих стовпців, відновлювати у таблиці заховані стовпці.

Команда Освободить все столбцы звільнює всі раніше закріплені стовпці у режимі таблиці. Звільнені стовпці залитшаються у тому самому порядку, в якому вони заходились при закріпленні.

2.7 Послідовно виконати пункти 2.2- 2.6, досліджуючи виконання кожної команди контекстного меню.

2.8 Продемонструвати викладачу вміння користування контекстними меню таблиць та відповідати на контрольні питання