Глава 2. Разработка рабочего плана фса организационных структур управления.

ФСА давно перерос свое название, так как является не только методом анализа, позволяющим выявлять резервы и недостатки, но и методом обоснования и разработки мероприятий по совершенствованию системы управления, методом внедрения организационных мероприятий. Этапы проведения ФСА можно распределить по стадиям организационного проектирования. На стадии пред проектной подготовки осуществляются подготовительный, информационный, аналитический этапы ФСА; на стадии проектирования - творческий, исследовательский, рекомендательный; на стадии внедрения оргпроектов - внедрение результатов ФСА,

На подготовительном этапе ФСА проводится комплексная обследование состояния производства и управления, выбор объекта анализа, определяются конкретные задачи проведения ФСА, составляется рабочий план и приказ руководителя предприятия о проведении ФСА. Объект анализа выбирается в ходе подготовки перспективного плана развития предприятия, в частности его раздела “Планирование технического развития и организация производства”. Рекомендуется выделять специальный раздел “Планирование совершенствования управления производством”, который включает все мероприятия по совершенствованию организации управления. Объектом анализа могут быть аппарат управления предприятия в целом или отдельно его функциональные подразделения (подсистемы), аппарат управления цехом, участком и т.п.

На подготовительном этапе ФСА необходимо провести работу по выбору первоочередного объекта анализа эй целью производится комплексное обследование состояния производства и управления предприятием. В результате выявляются узкие места в сфере производства (высокая текучесть и недостаток квалифицированных кадров, простои оборудования, отсутствие отдельных комплектующих изделий и материалов, высокая трудоемкость продукции и увеличение ее себестоимости, низкое качество изделий, большой удельный вес брака и т.п.), наличие которых, как правило, является следствием недостаточно четкой работой (или просчетов) систем управления. Так, низкий уровень качества продукции может явиться следствием плохой работы целевой системы управления качеством продукции. Нельзя игнорировать и внешние факторы. Затем выявляются недостатки в деятельности управления тем или иным производственным подразделением, в функционировании той или иной подсистемы управления, а в каждой подсистеме - недостатки по состоянию того или иного элемента (кадры управления, технические средства управления, информации и т.д.).

При проведении комплексного обследования широко используется экспертный (устный или анкетный) опрос руководителей, специалистов управления, рабочих. В результате такого комплексного обследования осуществляется выбор первоочередного объекта ФСА. От выбранного объекта анализа зависит перечень конкретных задач проведения ФСА, среди которых важнейшими являются: снижение расходов на управление, совершенствование управления предприятием в целом, цехом, участком, бригадой; улучшение функционирования отдельных подсистем управления предприятием; совершенствование организационной структуры аппарата управления, уточнение функций отдельных подразделений и должностных лиц повышение качества процессов выработки, обоснования и принятия управленческих решений; совершенствование кадрового, технического, информационного обеспечения системы управления. Решение этих задач позволяет повысить эффективность производства за счет снижения себестоимости и улучшения качества выпускаемой продукции, повышения производительности труда, сокращения брака, устранения узких мест и диспропорции.

Рабочий план ФСА управления устанавливает единый порядок его проведения. В нем приводят подробное описание содержания работ по этапам, перечень информационных материалов, необходимых для ФСА. В плане распределяются все работы по исполнителям с указанием сроков их проведения. В приказе о проведении ФСА утверждается рабочий план, состав исследовательской рабочей группы, даются инструкции функциональным и производственным подразделениям предприятия по оказанию содействия исследовательской рабочей группе в сборе и обработке необходимых материалов. На информационном этапе ФСА осуществляется сбор, систематизация изучения данных, характеризующих систему управления или отдельные ее подсистемы, а также данных по аналогичным системам. Источниками информации может быть следующая документация: планы и годовые отчеты работы предприятия, стандарты предприятия, положения о подразделениях аппарата управления, должностные инструкции, штатные расписания, схемы управления предприятием и его подразделениями, данные бухгалтерской отчетности и т.п.

Изучение данных включает: описание состава и содержания выполняемых функций объекта; уяснение сущности объекта анализа и характера технологических процессов выработки, обоснования и принятия управленческих решений; характеристику кадров управления, применяемой организационной и вычислительной техники, информации, используемой объектов в своей работе, применяемых методов, организационной структуры управления объекта анализа; изучение внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию управления производством; изучение передового опыта на аналогичных предприятиях; подготовку информации для определения затрат на выполнение функций объекта при помощи специально разработанной формы на основе нормативной документации и экспертным путем, а также в результате изучения форм статической отчетности и штатного расписания,

На аналитическом этапе ФСА осуществляется формулировка и классификация функций, их декомпозиция, анализ функциональных взаимосвязей функциональных подразделений в аппарате управления, дается стоимостная оценка и уровень качества осуществления функций. Здесь определяется степень значимости функций, степень и причины несоответствия между значимостью функций, уровнем затрат и качества их осуществления. Выявляются излишние, вредные, несвойственные и дублируемые функции. Формулировка функций управления должна быть лаконичной и отражать сущность объекта анализа или его составной части. Функцию необходимо формулировать достаточно абстрактно и при помощи минимального количества слов (глагол плюс существительное). В формулировке не должно быть указания на конкретное структурное построение объекта анализа.

При классификации функции управления и делении их на главные, основные и вспомогательные рекомендуется придерживаться следующих правил:

1) если главная функция управления не может быть осуществлена с помощью какого-либо определенного набора основных функций, то это значит, что в этом наборе не предусмотрены одна или несколько основных функций управления;

2) если главная функция управления может быть осуществлена без какой-либо функции, входящей в первоначально намеченный набор основных функций, то это говорит о том, что она является не основной, а вспомогательной.

Декомпозиция функций управления осуществляется с целью выявления составляющих их процедур и операций выполнения последних. Процедуры и операции делятся на основные и вспомогательные. Строятся диаграммы FAST для процедур осуществления каждой функции и для операций осуществления каждой процедуры. Выявляются излишние и вредные процедуры и операции. Степень значимости функций (процедур) определяется экспертным путем. Формируется экспертная группа, в состав которой входят работники аппарата управления, осуществляющие анализируемые функции (процедуры), а также линейный руководитель, которому подчиняется подразделение, выполняющее эти функции (процедуры). Степень значимости функций определяют в баллах при помощи матрицы по парных сравнений. Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций(процедур) экспертные ряды проверяют по формуле: K = n max/n min, где: К - коэффициент устойчивости экспертного ряда; n max и n min - максимальное и минимальное значения степени значимости в экспертном ряде.

Полученное значение К сравнивается с нормативным Кн, которое принимается равным 2. Если значение К > Кн, то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются средние арифметические значения степени значимости каждой функции (процедуры).