36. Правила выдачи денежных средств под отчет и оплаты расходов по командировкам

Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством РБ.

Под отчет суммы выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования организации, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверении, подписанное руководителем организации и скрепленное печатью. Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере оплаченных счетов (квитанций). Когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), то они также подлежат возмещению. Если же в стоимость номера (места) включена стоимость завтрака, суточные возмещаются командированному в размере 70 % от установленной нормы.

В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке.

37. Синтетический учет подотчетных сумм. Порядок составления и сроки предоставления авансовых отчетов.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 по своей структуре активно-пассивный. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое сальдо – сумму кредиторской задолженности перед подотчетными лицами в случае перерасхода выданного аванса.

Аналитический учет ведут по каждому работнику, получившему деньги в подотчет на основании кассовых отчетов и авансовых отчетов. В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбинированным регистром, сочетающим ана­литический и синтетический учет с линейной формой запи­си. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме от­водится в журнале-ордере одна строка.

Бухгалтерские записи по выдаче и возврату подотчет­ных сумм:

1. Выданы деньги под отчет из кассы Д-т 71 К-т 50

2. Возвращены не использованные подотчетные суммы в кассу Д-т 50 К-т 71

3.Израсходованные подотчетные суммы согласно авансо­вым отчетам списываются со счета 71 следующими провод­ками: К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами", Д-т сч. 10 "Материалы"; Д-т сч. 20 "Основное производство; Д-т сч. 44 "Расходы на реализацию; Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"; Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей.

Порядок составления и сроки предоставления авансовых отчетов.

Подотчетные суммы - денежные аван­сы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мел­кие хозяйственные расходы по командировкам.

Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В тече­ние 3-х дней лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия.

После возвращения из командировки работник в тече­ние 3-х дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. Об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в команди­ровку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого по­мещения, фактических расходах по проезду и др.

Сданный командированным авансовый отчет с прило­женными оправдательными документами проверяется бух­галтерией и утверждается главным бухгалтером и руководителем организа­ции. Бухгалтер против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебе­туемые счета.

В случае непредставления в установленный срок авансовых отче­тов или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из зарплаты работников в установленном порядке.