Составные части документа

(заявления, заявки, доверенности и др.)

1) кому (название учреждения или должностного лица с указанием Ф. И. О.);

2) от кого (Ф. И. О. – в Р. п., должность);

3) заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка, докладная (служебная) записка и др.);

4) текст документа (просьба, объяснение, сообщение);

5) дата (слева) и подпись (справа);

6) адрес (дается или сверху после фамилии перед заголовком, или после указания числа снизу).

Иногда в документе подробно излагается просьба, ее причина, указывается перечень прилагаемых документов (их название, когда и зачем выданы).

Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и т. д.

Подстили:

• официально-документальный (язык законов, язык дипломатии);

• обиходно-деловой (служебная переписка, деловые бумаги)

Памятка

Смысловая точность – главная ценность деловой речи, иначе может исказиться смысл сообщения, что повлечет возможность двоякого толкования фразы, нежелательную тональность текста.

1) Быть внимательным к употреблению паронимов (близких по звучанию однокоренных слов, различающихся значением): гарантированный - гарантийный; командированный – командировочный).

2) Быть внимательным в употреблении синонимов: невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.

Дефект, недостаток, изъян – синонимы – указывают на несовершенство чего-либо, но условия их употребления неодинаковы.

3) Быть внимательным в употреблении плеоназмов (переизбыток).

Памятный сувенир; сувенир – «подарок на память»; передовой авангард; авангард – «те, кто впереди».

4) Быть внимательным к тавтологии – тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной, затрудняют ее восприятие.

Польза от используемых навесных агрегатов…

5) Быть внимательным к употреблению омонимов.

Документ – деловая бумага, обладающая юридической силой.

Реквизит – содержательный элемент документа.

Типы документов:

1. Дипломатические:

• конвенция – международный договор по специальному вопросу;

• нота – дипломатическое обращение одного правительства к другому;

• меморандум – дипломатический документ с изложением взглядов правительства на какой-нибудь вопрос.

2. Законодательные:

• закон – постановление государственной власти;

• конституция – основной закон государства;

• устав – свод правил, положений, устанавливающий организацию, устройство, порядок деятельности чего-нибудь (боевой устав);

• акт – закон, установление государственных органов или общественных организаций (законодательный акт).

3. Административно-канцелярские:

• заявление – письменная просьба о чем-нибудь;

• приказ – официальное распоряжение того, кто облечен властью (приказ директора);

• доверенность – документ, которым доверяется кому-нибудь действовать от имени выдавшего этот документ.

И другие типы административно-канцелярских документов.

Образцы документов.

СПРАВКА

Наименование организации Адрес

организации,

которой направляется

справка

Справка

—№——

Дата———

——————

Место издания

Ф. И. О. полностью

Работает в должности————————————————————————

Месячный оклад————————————————————————руб.

Должность руководителя Подпись (инициалы, фамилия)

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.)