2. Підготовка номерів до заселення

Підготовка номерного фонду до заселення є складним і відповідальним етапом, який вимагає хорошої організації роботи різних служб і департаментів. Для чіткого і своєчасного розміщення та обслуговування гостей персонал повинен бути професійно підготовленим і мати відповідні навики обслуговування гостей.

Технологія прийому гостей і їх заселення передбачає такі заходи:

1. Наявність у службі прийому комп’ютерної програми, в базі даних якої міститься повна інформація про стан номерного фонду всіх категорій, паспортні дані гостей, а також бухгалтерська інформація (рахунок кожного гостя про оплату проживання, харчування, додаткових послуг). Процедуру занесення даних в комп’ютер здійснює черговий адміністратор.

2. Наявність інформаційних листів, що заповнюються на кожному поверсі (шахматки) (див. табл.1). Оформляється даний документ персоналом на поверхах (черговим по поверху). У шахматці відображається інформація про проживання на поверсі, загальне число зайнятих номерів, дані по переселенню з номера в номер, число гостей, що проживають в кожному номері, дати заїздів і виїздів з готелю, число заброньованих номерів.

Таблиця 1

Список тих, хто проживає на поверсі 2-19 січня

Дата заповнення 02.01.2012 р.

Номер кімнати	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19
201	Шульц Бельгія Сніданок
202
203	Виїзд
204
205
206	Баранов Росія
207
208

Черговий адміністратор Петрів В.О.

Приклад заповнення шахматки (варіант 1)

Список тих, хто проживає на поверсі 2 Дата заповнення – 02.01.2012 р. Черговий адміністратор – Синцева Є.П.
Номер кімнати	Тариф	Послуги	Заїзд	Від’їзд (попередній)	Індекс поселення	Прізвище	Країна	Дата зміни білизни
201	500	Прання	20.12 18.00	03.01 12.00	ІТ	Берг	Німеччина	03.01
202	500
203	300	Побудка 5.00	28.12 16.00	02.01 6.00	ТП	Птіцина	РФ
204	300
205	300
206	500
207	500		02.01 14.00	06.01 12.00	ТП	Баранов	РФ	05.01
208	300

Приклад заповнення шахматки (варіант 2)

3. Проведення прибиральних заходів житлового фонду готелю і громадських приміщень. Старша покоївка контролює заїзд гостей і їхнє розміщення на поверсі, своєчасність підготовки номера до заселення та якість виконаних покоївками прибиральних робіт.

4. Оформлення заявок на своєчасний ремонт і ліквідацію всіх неполадок в номерах в інженерно-технічну службу готелю.

5. Проведення певного виду прибирання (генерального, після виїзду гостя, прибирання заброньованого номера).