1.2 Штатное расписание

Штат – это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием количества и размеров должностных окладов, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и фонд заработной платы по аппарату управления организацией.

Исходными данными для составления штатного расписания являются:

• фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 руб. продукции;

• численность управленческого персонала организации;

• штатное расписание организации за предыдущий год;

• гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работникам по контрактам.

Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю.

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Для составления ШР используют унифицированную форму Т-3«Штатное расписание».

Заполнение формы Т-3 следует начинать с наименования организации- оно должно учитываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. Далее предоставляется номер документа, дата документа проставляется в специально отведенной графе.

Наименование подразделений указывается по группам:

1. Руководство или административная часть (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.),

2. Производственные подразделения,

3. Вспомогательные или обслуживающие подразделения 9отдел снабжения, ремонтные службы и тд.).

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота.

Графа «профессия (должность) заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее – ведущих и главных специалистов, потом – должности исполнителей, если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие. Необходимо выделить сначала ИТР, затем – рабочих.

Штатная единица – это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило количество штатных единиц организации, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятии со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами – Положение об оплате труда в организации, Положением о премировании и др.

В форме Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня законодательстве не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты»

Доплаты – выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате – это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительного труда.

Необходимо учитывать две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая – процентная – устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты0.

Вторая – надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом.

При установлении в ШР доплат и надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

Целесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере^- 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест.

Месячный фонд оплаты труда – это суммарные денежные средства, которые предусмотрены ШР и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.

В целях сохранения коммерческой тайны размера заработной платы штатное расписание составляется в двух экземплярах для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только части штатного расписания, а в отделы кадров - информация по вакантным должностям.

Штатное расписание в условиях инфляции и текучести кадров целесообразно корректировать 1-2 раза в год путем индексации дополнительных окладов и тарифных ставок.

В условиях инфляции существуют три простых способа индексации заработной платы сотрудников:

• путем установления заработной платы и персональных надбавок в долларах

• - расчетом рублевого эквивалента ежемесячно по среднему курсу ЦБ РФ;

• путем привязки заработной платы к минимальному размеру оплаты труда (МРОТ) работников бюджетной сферы с помощью коэффициентов по различим должностям. Например, МРОТ=100 руб. Коэффициент для расчета зарплаты - 20 МРОТ. Тогда дополнительный оклад равен 2000 руб.;

• путем установления заработной платы в рублях с введением индексного коэффициента на уровень инфляции. Например, если годовая инфляция 30%, то размер коэффициента - 1,3 для всех работников.

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ.

Вопросы для контроля и самопроверки

1. Чем характеризуется персонал организации?

2. В чем функциональные особенности различных кадровых структур?

3. Назовите основные признаки структуирования персонала организации.

4. В чем отличие статистической структуры персонала от аналитической?

5. Какова последовательность разработки штатного расписания?

6. В каких случаях вносятся изменения в штатное расписание?