5.2. Технология обработки текстовой информации.
Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. В состав подготавливаемого документа могут входить текстовые данные, таблицы, математические формулы, графические объекты и т.д.
Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текста привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или процессорами.
Современный текстовый редактор представляет собой программный продукт, обеспечивающий пользователя ПК средствами создания, обработки и хранения документов различной природы и степени сложности. В последнее время текстовые редакторы вытесняются текстовыми процессорами, которые позволяют не только набирать «чистый» информационный текст, но оформлять его, произвольно размещать на странице, выделять шрифтами, цветом и т.д. Однако без ущерба для понимания можно в равной степени использовать оба термина.
В зависимости от типа обрабатываемого объекта различают:
редакторы текстов – предназначены для создания и редактирования текстов, например текстов программ (Microsoft Edit, Brief, Quick);
редакторы документов предназначены для работы с документами, структурно состоящими из вложенных документов, страниц, абзацев и т.п.
В структуру документа могут входить таблицы, графические образы, которые могут создаваться в других приложениях. К редакторам, предназначенным для работы с текстовыми документами, можно отнести Лексикон, Multie Edit, Microsoft Word:
издательские системы – используются для подготовки больших сложных документов (книги, альбомы, журналы, газеты). В качестве примеров издательских систем можно назвать Corel Ventura, Publisher, Adobe Page Maker и др.
редакторы научных текстов. Они обеспечивают подготовку и редактирование научных текстов, содержащих большое количество математических формул, графиков, специальных символов и т.п. Среди известных редакторов научных текстов можно выделить системы TEX и Mathor.
Обзор текстовых редакторов позволяет сделать вывод, что возможные различия между ними в настоящее время перестали быть принципиальными. Тенденция в развитии текстовых редакторах заключается в создании редакторов, позволяющих пользователям одновременно работать с текстами, содержащими объекты и фрагменты различной природы. Особенно четко это прослеживается в редакторах документов.
В состав функций, характерных для развитых современных текстовых процессоров, входят следующие:
- автоматизированное формирование документа на основе стилей;
- работа с документами в режиме исправлений;
- проверка орфографии и автоматическое разделение слов при переносе,
- структурное проектирование документа;
- создание формульных выражений и таблиц;
- возможность встраивания и редактирования графических изображений;
- поддержка совместимости с распространенными прикладными программами для DOS и Windows; работа с электронной почтой и т.д.
В настоящее время в регионе наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word. Это связано с тем, что создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы путем включения в нее средств поддержки работ с документами, исполненными на русском языке.
Рабочее окно процессора Microsoft Word (Word 7.0) представлено на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Рабочее окно Word.
Его основные элементы управления:
- строка меню,
- строка заголовка,
- панели инструментов,
- горизонтальная и вертикальная линейки,
- окно документа,
- строка состояния.
Рассмотрим конкретные способы работы с объектами в редакторе Word.
Создание нового документа или шаблона выполняется с помощью команды Создать (NEW) меню Файл (File), открывающей диалоговое окно Создание документа, и выбирают шаблон. Шаблоны используются для облегчения подготовки документов и представляют собой стандартные заготовки документов определенного типа и соответствующие им наборы стилей.
Бывают шаблоны следующих категорий
Normal (Обычный), содержащий установки по умолчанию для стандартных документов. Он используется наиболее часто.
Шаблоны, поставляемые с Word или создаваемые пользователем.
Мастера, уточняющие параметры шаблона в процессе диалога с пользователем.
Для создания документа на основе шаблона Обычный (Normal) удобно воспользоваться кнопкой Создать панели инструментов Стандартная.
Панели инструментов в текстовом редакторе быстро выполнят действия по обработке и созданию документов.
В Word используются следующие панели: Стандартная, Форматирование, Обрамление, Базы данных, Рисование, Формы, Microsoft и др. Панели инструментов могут выводиться на экран либо быть спрятанными.
Обязательным эталоном завершающей стадии работы с документом является его сохранение в файле. Сохранение документа осуществляется командой Файл / Сохранить или кнопкой Сохранить на панели инструментов Стандартная. Word назначит сохраняемому файлу расширение DOC. Для сохранения файла под новым именем выберите команду Файл / Сохранить как.
При работе с документами пользователь в зависимости от выполняемых действий задает подходящий режим просмотра и редактирования. Существует несколько режимов просмотра:
- обычный,
- разметки страниц,
- структуры документа,
- просмотра главного документа (больших документов),
- просмотра на весь экран,
- просмотра перед печатью.
Режим просмотра документа изменяется командой меню Вид или кнопками управления режимом просмотра, которые расположены слева от горизонтальной полосы прокрутки.
Word использует общий принцип, характерный для приложений Windows: сначала выделение, потом выполнение. Если вы хотите удалить слово, отформатировать абзац, переместить предложение, то сначала нужно выделить слово, абзац или предложение, а потом выполнить команду. Выделение можно выполнять с помощью как мыши, так и клавиатуры.
Удаление текста проводится следующим образом: выделяете текст, а затем нажимаете клавишу «DELETE» или «BACKSPACE».
Команда Отменить отменяет последнее выполняющее действие. Команду Правка / Отменить нужно выполнять сразу после того, как была совершена ошибка.
Перемещение (копирование) выделенного текста осуществляется командой Правка / Вырезать (Правка / Копировать), переносом курсором в то место, куда нужно переместить (скопировать) текст, и выбором команды Правка / Вставить.
Команда Правка / Найти позволяет найти и выделить текст, форматирование, стиль или специальный символ. Команда Правка / Заменить выборочно или глобально во всем документе производит замену.
Чтобы включить автоматическую проверку орфографии, выберите команду Сервис / Параметры, вкладка Орфография.
Большое значение для пользователя имеют операции форматирования текста: выбор типа и стиля шрифта, выбор параметров записи и характера начертания символов, изменение порядка расположения текстовых фрагментов, выравнивание текста и т.д.
Существуют форматирование страниц, разделов, абзацев и символов.
Формат символов включает в себя такие параметры, как шрифт, размер шрифта, начертание, перечеркивание, скрытый текст, цвет текста и фона, верхний и нижний индексы, верхний и нижний регистры, малые прописные буквы, подчеркивание и интервалы между словами. Установка этих параметров производится командой Формат / Шрифт. Для более быстрого форматирования текста можно использовать панель инструментов Форматирование.
Абзац – это фрагмент текста, который завершен нажатием клавиши «ENTER». Для абзацев существуют определенные параметры форматирования (выравнивание, отступы, позиции, табуляции, интервалы, линии рамки, заливка). Установка параметров абзаца осуществляется командой Формат / Абзац.
В режиме разметки установки форматирования, как правило, действуют на весь документ. Однако Word позволяет распространять установки форматирования уровня разметки страниц не на весь документ, а на отдельные его части, которые называются разделами. По умолчанию документ имеет один раздел. Разрывы разделов делят документ на разделы. В обычном режиме просмотра разрыв раздела отображается как двойная пунктирная линия со словами Разрыв раздела. Вставка раздела осуществляется с помощью команды Вставка / Разрыв.
К форматированию страницы относятся: установка полей, размера бумаги, ориентация страницы, создание колонтитулов.
Колонтитулы содержат информацию, которая повторяется на каждой странице документа. В колонтитул можно включить текст, графику, номера страниц, дату и время, файлы, кадры, рисунки, объекты и др. Создать колонтитул можно с помощью команды Вид / Колонтитулы. Обычно верхний колонтитул располагается в верхнем поле, а нижний - в нижнем поле, хотя Word позволяет разместить колонтитулы где угодно на странице.
В документах таблицы можно использовать, например, для представления различных списков, расписаний, финансовой информации. Таблицу можно создать в любом месте документа. Для создания таблицы выберите команду Таблица / Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы задаются параметры новой таблицы. Можно использовать кнопку Мастер, которая открывает доступ к Мастеру таблиц. Мастер таблиц помогает шаг за шагом создать таблицу. После того, как таблица создана, можно применить команду Таблица / Автоформат, чтобы выбрать один из предопределенных макетов оформления таблицы. Работа с таблицей может выполняться с использованием кнопок: Вставить таблицу на стандартной панели инструментов и Вставить лист Microsoft Excel.
Преобразование выделенного текста в таблицу выполняется с помощью команды Таблица / Преобразовать в таблицу.
С помощью Word можно иллюстрировать документы, используя картинки, созданные графическими программами. Рисунок можно вставить в текст документа, кадр или таблицу.
Вставка рисунка в текст осуществляется командой Вставка / Рисунок. Работа с рисунком включает в себя его увеличение или уменьшение, обрезку рисунка, добавление или удаление рамки, перемещение, копирование рисунка, вставку рисунка в кадр.
Рисование в Word происходит с помощью панели инструментов Рисование. Рисование производится в режиме разметки страницы. Для вывода панели инструментов Рисование на экран нужно выполнить команду Вид / Панели инструментов.