Описание реквизитов документа
«Номенклатура - ценник готовой продукции»
Таблица 6.2.
|
Наименование формы документа |
Наименование реквизитов |
Обозначение реквизитов |
Характеристика реквизитов. | ||
|
тип |
длина |
точность | |||
|
Номенклатура - ценник
|
Код продукции Наименование Единица измерения Цена за единицу |
KODT NAIMT EI
CENA |
число символ символ
число |
3 15 3
5 |
3 |
Подготовка систем классификации и кодирования осуществляется следующим образом.
Сначала необходимо определить объекты предметной области, подлежащие классификации и кодированию. Для каждого вида объектов должен быть выбран метод классификации и кодирования. В процессе классификации устанавливаются признаки, по которым классифицируются и идентифицируются объекты.
Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимости внутри признаков. Существуют иерархические и фасетные системы классификации.
После составления систем классификации выполняется кодирование - процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатур.
Код - условно-сокращенное обозначение номенклатур.
После присвоения кодов создается классификатор - систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Классификаторы бывают общегосударственные, отраслевые, региональные и локальные.
Классификаторы имеют двойное применение. Первое - для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке. Во втором случае применения предусматривается хранение всех классификаторов в памяти машины на машинных носителях в банке данных в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации. Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках.
В процессе разработки систем кодирования должны быть выбраны и описаны способы формирования кодовых обозначений объектов, структура кодов. Далее необходимо присвоить значение кодов объектам. К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; отличаться стабильностью: иметь резерв свободных номеров (но не изменений); длина кодового обозначения должна проектироваться минимальной. Значность кодов данной номенклатуры является одинаковой для всех позиций. Должен быть предусмотрен контроль правильности кодов, обеспечена информационная совместимость с системами кодирования других информационных систем.
Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признаками и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборка информации, значительно сокращают время передачи данных по каналам связи.
Кодирование информации производится по определенной системе - совокупности правил, определяющих построение кодов. В настоящее время наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированные системы кодирования. Выбор систем зависит от количества выделяемых признаков в номенклатуре, числа позиции в каждом признаке, степени устойчивости номенклатуры и т.д.
При построении порядкового кода всем позициям присваиваются порядковые номера без пропуска номеров. В серийной системе каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров с резервом. Серийная система выполняется в следующей последовательности:
определяется число группировочных признаков;
устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;
дается серия номеров старшим признакам с учетом резерва,
производится порядковое кодирование младших признаков в пределах серии номеров старших признаков с учетом резерва.
По позиционной системе кодирование выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.
Комбинированная система, как и позиционная, предусматривает выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак кодируется по любой системе кодирования: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система кодирования более гибкая и широко применяется при решении экономических задач.
Последовательность разработки позиционных и комбинированных систем кодирования следующая:
определяется число группировочных признаков и их соподчиненность:
устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;
производится кодирование порядковыми номерами сначала старшего признака, затем следующих признаков внутри старших, каждый раз начиная с 1, 01, 001, и т.д. в зависимости от значности младшего признака в пределах его старшего признака;
составляется классификатор.
Кроме названных систем кодирования используется код повторения и шахматная система, имеющая ограниченное применение.
На рис. 6.2. приведены примеры структуры кодов на базе классификационных систем.
При разработке инструктивных и методических материалов ИО предметной области необходимо регламентировать порядок поступления документов на обработку и их регистрации. Должны быть созданы инструкции по подготовке документов для ввода данных как при первоначальной загрузке во внутримашинную сферу, так и при последующих корректировок нормативно-справочной информации.
Материалы
ХХ ХХ
размерная характеристика
марка
Оборудование
ХХ Х Х Х
модель (марка)
основная техническая характеристика
подгруппа
группа (способ обработки)
Рис. 6.2. Примеры структур кодирования.
В инструкциях по внесению изменений определяются формы извещений на изменение, порядок их подготовки, периодичность поступления на обработку для поддержания информационной базы в актуальном состоянии. Аналогичный регламентирующий материал должен быть отражен в инструкциях по подготовке и вводу оперативной информации. В инструкциях определяются методы контроля корректности данных, которые позволяют избежать случайных ошибок при вводе данных и повышают достоверность информации во внутримашинной сфере. При этом устанавливаются формы протоколов по результатам ввода для последующего анализа и возможных корректировок.
В необходимых случаях разрабатываются технологические схемы обработки содержащейся в документах информации при вводе её в компьютер и формировании первичных массивов (рис 6.3.).
заполнение
доку- ПД
мента
под-
готовка
к вводу
данные
для
коррект.
Рис. 6.3. Типовая технологическая схема формирования массивов информации на машинном носителе.