64

10.8. Прикладное программное обеспечение

10.8.1.Текстовые редакторы

В настоящее время редко где можно встретить еще недавно обязательный атрибут любой конторы, отдела или как теперь говорят, офиса − пишущую машинку Всю нагрузку по созданию документации взяли на себя персональные компьютеры – идеальные пишущие машинки. Теперь, допустив ошибку, не надо вынимать пять листов с копиркой из машинки и заправлять ее новыми. Корректировать текст можно всегда и в любом месте текста. Не надо также от руки вписывать символы и текст на иностранном языке. Все это стало возможным благодаря редакторам текста. Другое не менее часто используемое ППО – это табличные редакторы и системы управления базами данных.

Современные текстовые редакторы представляют собой программный продукт, обеспечивающий пользователя ПК средствами создания, обработки и хранения документов различной природы. В последнее время текстовые редакторы заменяются текстовыми процессорами, которые предоставляют пользователю широкий круг возможностей оформления текстового материала.

Текстовые редакторы обеспечивают основные возможности по подготовке несложных документов (Write для Windows).

Текстовые процессоры обладают возможностями создания документов любой сложности, (Word 6.0 и 7.0, Лексикон 2.0 и 97, Ami Pro 3.1),

Основными понятиями для большинства текстовых процессоров являются:

Символ представляет собой минимальный элемент текста. Внешне воспринимается как один знак. Для кодового представления символов в Windows используется стандарт ANSI.

Абзацем является оформленный определенным образом фрагмент текста. Абзацы отделяются друг от друга символом конца абзаца, вставляемым клавишей <Enter>.

Колонтитул представляет собой область страницы, в которой размещается справочный текст. Обычно это номер страницы, название документа, раздела или главы. Колонтитулы бывают верхними и нижними и могут использоваться совместно.

Примечание - это пояснение к отдельному слову или предложению, размещаемое вне основного текста внизу страницы или в конце документа.

Сноска представляет собой комментарий, вынесенный за пределы основного текста и обычно содержащий ссылку на текст из другого источника.

Кадр представляет собой видимую или невидимую рамку, служащую для размещения рисунков или таблиц.

Система стилей документа представляет собой набор определенных способов оформления абзацев различных элементов документа (заголовков, названий, колонтитулов и др.) и символов*

65

Раздел есть отдельная часть документа, в пределах которой можно установить свои параметры страницы и колонтитулов.

Шаблон документа представляет собой текстовое содержимое заготовки документов, выполненное в соответствии с определенным набором стилей и предназначенное для отображения структуры документа в целях облегчения его подготовки.

Современные текстовые процессоры работают в режиме WYSIWYG (What You See Is You Get − что вы видите, то получите).

Создаваемый в текстовом редакторе документ может включать в себя совершенно разные объекты кроме текстатаблицы, рисунки, диаграммы, графики.

Текстовые процессоры делятся на предназначенные для массового использования (Word, Лексикон) специального назначения, например для набора научных текстов (ТЕХ, Chiwriter).

Современные текстовые редакторы предоставляют пользователям большие возможности для исправления текста, проверки правописания, содержат большой набор шрифтов, позволяют создавать простые рисунки, поддерживают национальные языки и т.д. Т.е. о текстовых процессорах можно сказать, что это идеальная пишущая машинка. Оценить то, насколько они облегчили работу по созданию документов, могут в полной мере те, кто работал раньше на пишущих машинках.

10.8.2. Табличные процессоры

Табличными процессорами называют пакеты программ, предназначенные для создания электронных таблиц и манипулирования их данными, Наиболее распространенными табличными процессорами являются: Lotus 1-2-3, QuatroPro, SuperCalc, Microsoft Excel.

Наиболее часто применяемыми электронными таблицами в настоящее время являются версии Excel, которые предоставляют пользователю следующие возможности:

∙В ячейках таблиц могут быть использованы сложные формулы, содержащие в своем составе сложные функции различного назначения (математические, финансовые, статистические, инженерные и т.д.) По формулам вычисляются результирующие значения, зависящие от содержимого других ячеек таблицы.

∙Организовывать связи нескольких таблиц; значения ячеек одной таблицы могут формироваться на основе данных из других таблиц, причем изменение данных в исходных таблицах автоматически влияет на конечные результаты в итоговой таблице,

∙Создавать так называемые сводные таблицы - интерактивные таблицы, обеспечивающие удобный анализ больших массивов данных,

∙Применять к таблицам, оформленным в виде списков (баз данных), операции сортировки, вычисления промежуточных итогов и фильтрации данных.

66

∙Осуществлять консолидацию данных, при которой данные из нескольких таблиц могут быть объединены в одну таблицу.

∙Использовать сценарии - поименованные массивы исходных данных, по которым формируются конечные итоговые значения в одной и той же таблице. Имея несколько таких массивов данных, можно быстро получить несколько вариантов конечных результатов.

∙Выполнять автоматизированный поиск ошибок вычислений по формулам. Кроме анализа кодов сообщения об ошибке, пользователь имеет возможность отслеживать зависимости между ячейками. С помощью панели инструментов Зависимости можно задать режим выдачи таблицы на экран, при котором влияющие ячейки соединены разноцветными линиями с зависимыми ячейками.

∙Защищать данные от изменения посторонними лицами. Защитить можно одну или несколько ячеек, всю таблицу или рабочую книгу. Могут быть использованы возможные комбинации уровней защиты.

∙Использовать структурирование данных, позволяющее скрывать или отображать определенную часть (уровень) таблицы.

∙Применять механизм автозаполнения, при котором в несколько ячеек таблицы может быть быстро введено одно и тоже значение или несколько различных значений, заранее подготовленных я сохраненных в виде рядов данных. Каждый член ряда вводятся в одну ячейку таблицы. Последовательный ввод данных в ячейки может осуществляться начиная с любого члена ряда в прямом и обратном направлении.

∙Использовать таблицы подстановки, которые могут содержать одну или две переменные с произвольным количеством их значений. Эти значения переменных используются при вычислении результатов по одной и той же формуле. Результаты затем отображаются в виде массива данных.

Табличный процессор Excel поддерживает также функции текстовых процессоров. Он позволяет использовать автозамену, изменение стилей, построение, диаграмм, проверку орфографии, вставку объектов из других приложений.

Ключевыми терминами электронных таблиц являются:

Рабочая книга − это основной документ Excel. Она хранится в файле с

произвольным именем с расширением xls. При создании или открытии рабочей книги ее содержимое представлено в отдельном окне. Каждая книга по умолчанию содержит 16 рабочих листов.

Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов Лист состоит из 256 столбцов и 16384 строк. В зависимости от формы представления данных в Excel различают листы следующих типов:

∙листы таблиц, в которых создаются и обрабатываются таблицы;

∙листы диаграмм, предназначенные для размещения диаграмм;

∙листы макросов, в которых хранятся макрокоманды автоматизации процесса обработки таблиц (макрос - команда или набор команд, созданных пользователем, могут сохраняться в шаблонах документов).