5.2. Порядок прохождения и контроль исполнения документов

5.2.1. Документы, переданные лично руководителю ПК «MEMORY», минуя секретаря, после рассмотрения передаются для регистрации и учета (в установленном порядке).

5.2.2. Прием и передача документов производится с отметкой: кому передан документ, расписка в получении, дата.

5.2.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание об исполнителе, сроках, порядке и характере исполнения документа. Не рекомендуется надписывать резолюции на отдельных листах бумаги и подкладывать их к основному документу. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции.

5.2.4. Указания руководителя ПК «MEMORY» по исполнению и пометки о направлении документа заносятся в журнал, после чего документ через секретаря направляется для исполнения.

5.2.5. К установленному сроку исполненный документ с материалами должен быть передан ответственному за делопроизводство.

5.2.6. На документах, исполненных оперативным путем, ставятся отметки «Исполнено». «Принято к руководству» и т.п.

На документах, присланных в справочно-информационных или отчетных целях и не требующих ответа, после исполнения делаются отметки «Включено в отчет». «Принято к сведению» и т.п.

Подписи об ознакомлении проставляются в левом нижнем углу последней страницы документа.

5.2.7. Движение документа завершается передачей его с материалами об исполнении для подшивки в дело согласно номенклатуре дел и отправкой материалов об исполнении по назначению.

5.3. Порядок обработки отправляемых документов

5.3.1. Все документы, подписанные руководителем клиники или другими должностными лицами, регистрируются и отправляются секретарем.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

5.3.2. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, фальцевание и упаковку в конверты, заклеивание, оформление почтового отправления, составление реестра и сдачу в отделение связи.

5.3.3. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

5.3.4. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее 10 часов следующего рабочего дня.

Телеграммы и другая срочная корреспонденция отправляются немедленно.

5.4. Подсчет объема документооборота

5.4.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных или созданных в клинике за определенный отрезок времени (год, месяц). Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Результаты учета объема документооборота обобщаются и представляются руководителю учреждения для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

5.4.2. Подсчет количества созданных и поступивших документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.

Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.

Входящие, исходящие и внутренние документы в учреждении подсчитываются отдельно.

5.4.3. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, финансовые, договорные, переписка, письма граждан и др.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитываются количество документов и отдельно их тираж, цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах