12. Отправлено письмо

от 27.02.2012 № 43

13. В дело 01-09

14. Подпись расшифровка подписи

06.03.2012

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.3.19. Отметка о поступлении документа в учреждение располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из порядкового номера и даты поступления (при необходимости - часы и минуты):

№ 01-10/102

09.01.2012

3.3.20. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в музее.

3.4. Требования к тексту документа

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Текст оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также путем комбинирования этих форм.

Объем (текст) писем, факсов не должен превышать более одной страницы. Размер текстов контрактов и договоров не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей. Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Стиль изложения служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

Тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дата, номер, заголовок к тексту. Если принимаемый документ отменяет или изменяет ранее принятый акт или его отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

Если сплошной связанный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты которые нумеруются арабскими цифрами. Номер раздела должен состоять из одного числа: 1, 2, 3, 4 и т.д. Номер подраздела от соответствующего раздела отделяется точкой: 1.1; 2.10. Номер пункта от соответствующего подраздела также отделяется точкой: 1.1.14., 2.6.9. и т.д.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты применяются в кадровых документах. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы применяются в плановых, отчетных, финансовых и некоторых других документах. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах печатаются только номера этих граф.